【转】关于2019届毕业研究生档案材料移交和档案寄送、查询的通知

以下通知转自学生工作处

各学院：

做好毕业研究生的档案整理和寄送工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益，各单位要高度重视，切实加强领导，指定专人负责，按时、规范、高效完成任务。现将我校2019届毕业研究生档案整理和寄送工作有关事项通知如下：

一、为规范管理，明确责任，请各学院负责档案材料整理、提交和查询的老师一定要工作认真，加强责任心。

二、档案材料需按学号从小到大排序整理提交，其汇总表名单也需按学号从小到大排序，且数量和顺序一致，无学号的档案材料用铅笔写在封面

1.《毕业研究生登记表》。一式二份，按学号顺序从小到大整理，并提交《毕业研究生登记表》汇总表，汇总表备注栏内注明考取本校博士、考取外校博士、做博士后等信息。提交的《毕业研究生登记表》排列顺序与汇总表所列名单序号一致，学院整理后，将汇总表的excel电子版发送到daglk@scut.edu.cn邮箱。其汇总表格式见附表1。

2.党员材料。毕业研究生的党员材料尚在学院的，请尽快移交到档案室归档。毕业生的档案一经发出，党员材料将由学院自行寄送。移交的党员材料封面的左上角用铅笔写上学号，并按学号从小到大排序且附包括学院、姓名、学号等信息在内的汇总表一式二份（汇总表名单顺序按学号从小到大）。其汇总表格式见附表2。

3.全国毕业研究生就业通知书（俗称“报到证”）白联（非定向生、定向生中的少高计划生等有“报到证”，定向委培生、强军计划生、升学攻读博士的硕士毕业研究生无“报到证”）。

（1）6月30日前出具的“报到证”将在毕业生离校前统一发放至所在学院。报到证一式两联，由学院将其从中线裁开。“白色通知联”（确认入职起薪的依据）学院统一提交到研究生档案室，档案室将其装入毕业生本人档案，“红色通知联”（报到入职及办理户口迁移的依据）发给毕业生本人。“白色通知联”右上角用铅笔写上学号，按学号从小到大的顺序排列，并交排序后的汇总表一式二份。其汇总表格式见附表3。

（2）6月30日后出具的“报到证”，毕业生在学校就业指导中心领取“报到证”后，凭报到证“白联”到1号楼101研究生档案室办理档案转递（报到证“白联”装入到毕业生本人档案）（请学院协助强调）。

4.体检表（定向、委培生除外）。按学号顺序从小到大排列。体检表目前尚在校医院的，请各学院派人将毕业研究生体检表取回并移交到档案室。有关事宜请与学校医院体检中心联系。联系电话：五山校区87112327, 大学城校区39381361。其汇总表格式见附表4。

5.2019年7月以前毕业、授学位的研究生尚缺档案材料的，请所在学院尽快将其欠缺的档案材料收齐一并交来。

三、档案材料提交时间和地点

1.6月29日前，各学院统一将《毕业研究生登记表》、党员材料、体检表及其汇总表交到1号楼101档案室；

2.7月6日前，学院统一将“报到证白联”（6月30日前出具的“报到证”）及其汇总表统一交到1号楼101档案室。

四、档案寄送方式、时间

1.档案寄送方式

研究生档案将以EMS的方式寄递。研究生档案按照毕业生在“华工就业在线”上填写的档案寄送信息（档案接收单位、投递地址、档案接收人、联系电话）投递。因此每个毕业研究生（包括校内外的定向委培生）必须登录“华工就业在线”网址，认真仔细填写档案寄送信息，若填写的档案寄送信息有误导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。网上没有信息的毕业生，其档案暂不发送。

2.档案寄送时间

研究生档案寄送时间大部分是7月下旬； 4月、9月、12月毕业授学位的研究生档案及遗留问题档案依实际情况寄送，一般一个月一至二次。

五、档案去向

1.已就业（已签协议）的毕业生档案，投寄到毕业生工作单位所属的人事档案管理部门。

2.定向就业（含委托培养）毕业研究生的毕业证、学位证及学籍档案按“原单位委托培养硕士/博士研究生协议书”所签协议寄送或领取。所签协议若为寄送，档案室则将其毕业证、学位证和学籍档案，投寄到与研究生院签订的“原单位委托培养研究生协议书”上签署的单位（定向委培毕业研究生如在“华工就业在线”填写的档案地址无法投寄而造成档案材料、毕业证、学位证在转递过程中遗失，责任自负），网上没有信息的定向委培毕业研究生，其学籍档案、毕业证、学位证暂不发送；所签协议若为领取，定向委培毕业生则凭委培协议到研究生档案室办理毕业证、学位证及学籍档案的领取手续；所签协议虽为寄送，但定向委培毕业生愿意自领，则该生可凭原委托培养单位出具的同意自领毕业证、学位证及学籍档案的证明领取其相关材料和证件。

3.博士研究生毕业后做博士后的毕业生档案，本校做博士后，其档案移交到本校博管办；外校做博士后，其档案寄往相应的高校或研究所等单位。

4.录取在本校攻读博士的硕士毕业生档案直接留在档案室。

5.录取到外校攻读博士的硕士研究生档案投递到相应的学校。

6.办理出国留学的毕业研究生的档案投递到生源地人事档案管理部门或留学服务中心。

7.寄往广东省人才局的毕业生档案或寄往广州市高校就业指导中心及南方人才市场的毕业生档案，对方单位来人到学校档案室取走。

8.按往年广东省高校毕业研究生就业工作时间安排，12月10日，当年凡没有办理暂缓就业手续又未落实就业单位的毕业生一律派回生源地。

六、档案查询

毕业研究生的档案（材料齐全、“华工就业在线”上填写的档案接收单位地址无误）于7月下旬寄出。毕业生于8月初可按以下方式查询档案寄出情况：

登陆“华南理工大学研究生院”（网址：http://www.scut.edu.cn/graduate/），进入“研究生系统师生端”中的“学籍服务”当中的“档案信息查询”，查看档案寄出的EMS号、寄送日期及档案接收单位等信息。毕业生要密切关注自己的档案去向情况，报到三个月后若在档案接收单位还找不到档案，可通过学校查找。毕业一年后邮局不办理档案查找业务，学校只提供档案去向。

                                                           学生工作部（处）

2019年5月16日

提交档案归档材料表1-4.xlsx.xlsx