- 发布者:房姝
- 发布时间:2023-06-07
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各院系：
学生档案事关毕业生的切身利益，关系到学生入学、就业、调动、升迁等各个重要环节，各院系务必高度重视，指定专人负责，按时、规范、高效完成该项工作。现将我校2023届毕业研究生档案整理和转递工作有关事项通知如下：
一、总体要求
2023届全体毕业研究生档案在各学院集中整理封装，全程应严格遵守档案保密原则，严禁出现错装、漏装甚至丢失等情况。
二、工作安排
时间 | 事项 | 具体内容 | 备注 |
6月14日-16日 |
第一批 资料领取
| 1.已授予学位研究生的学前档案 2.档案袋 3.档案清单本 4.研究生档案密封条 | 五山校区领取地点：1101档案室； 大学城校区领取地点：B1-411b档案室； 具体安排见附件1 |
6月14日 -7月2日 | 整理档案 | 各院系按要求整理毕业研究生档案 | 具体要求见附件2 |
6月16日前 | 提交定向就业信息汇总表 | 各院系统计定向就业（含定向委培、少高计划）学生档案寄送信息，提交电子版（附件3），非全寄送信息无需统计 | daglk@scut.edu.cn（五山校区）2473874102@qq.com（大学城和国际校区） |
6月26日 | 导出寄送地址 | 1、档案科从“广东大学生就业创业”小程序中导出寄送信息（数据截至26日17点）并上传至学生工作管理系统 2、各院系6月27日起可以从学生管理系统中导出交寄单 |
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6月30日 | 第二批 资料领取 | 1.EMS寄送标签 2.EMS专用档案外袋 |
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7月5日 -11日 |
提交档案等材料 | 1.毕业生档案： （1）材料齐全：按档案去向分类（EMS寄送、跨学院读博、转校人事处）提交档案及交寄单（从系统导出打印，一式两份）； （2）如有改派或变更寄送地址： 于7月10日-11日第二批提交，提交档案前填写附件4并发至档案科； （3）材料不齐及暂不寄送：档案暂留学院，延期提交； 2.毕业生登记表：按学号从小到大顺序排列，提交一式一份《毕业研究生登记表》及汇总表纸版和电子版（附件5）。 | 学校进行审查和盖密封章、档案外袋封口； 五山校区：1101档案室； 大学城校区：B1-411b档案室； 附件4、5发至：daglk@scut.edu.cn（五山校区）2473874102@qq.com（大学城和国际校区） |
7月5日 -12日 | 学校 寄送档案 | 由档案管理科统一寄送毕业研究生档案 |
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7月13日-17日 | 整理更新寄送数据 | 7月17日前档案科更新快递单号至“广东大学生就业创业”小程序，毕业生可通过小程序查询寄送信息 |
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三、档案转递
序号 | 类别 | 分类 | 档案去向 | 经办人 |
1 | 就业 （正常派遣） |
| 由EMS寄送至毕业生工作单位、学校或生源地等（即“广东大学生就业创业”小程序上的档案寄送地址） 注意：毕业生档案信息核对请根据就业指导中心的通知（近期将下发）操作，请勿自行操作修改。 | 档案科 |
2 | 攻读博士 博士后 | 外校 | ||
本校 | 跨院读博及博士后档案提交至档案科 | |||
院内读博由学院内部自行移交 | 各院系 | |||
3 | 定向就业 （含委托培养） | 所签协议：寄送 | 学院整理密封其毕业证、学位证和学籍档案，连同寄送信息（附件3）提交至档案科 | 档案科 |
所签协议：寄送 （学生申请自领） | 学生凭原委托培养单位出具的同意自领毕业证、学位证及学籍档案的证明，到学院领取密封盖章后的档案 | 各院系 | ||
所签协议：领取 | 学生凭委培协议到学院领取密封后毕业证、学位证及学籍档案 | 各院系 | ||
4 | 单证班 非全日制 |
| 档案密封后由学院下发给学生（下发前需至档案科盖密封章），学生交回给档案所在单位； 特殊情况如需寄送，请院系统计好寄送信息，连同档案提交档案管理科寄送 | 各院系 |
注意：各院系整理密封好定向委培、单证班、非全日制学生档案，下发给学生前，可提前联系档案管理科预约办理密封章盖章事宜。 | ||||
四、档案查询
1.研究生档案寄送时间主要为7月， 9月、12月毕业授学位的研究生档案及遗留在校档案依实际情况分批寄送。
2.档案寄出后，毕业生可在“广东大学生就业创业”小程序查询档案邮寄物流信息。
3.毕业生要密切关注自己的档案去向情况，报到三个月后若档案接收单位未接收到档案，可通过学校查找。毕业一年后邮局不办理档案查找业务，学校只提供档案去向。
五、注意事项
1.各院系要通过毕业生教育等途径加强毕业生对人事档案转递工作重要性的认识，提醒学生对“广东大学生就业创业”小程序上的档案转递信息务必确认无误，若因档案寄送信息有误而导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。
2.各院系要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交、档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝出现档案材料错装漏装、丢失等现象。
3.各院系在整理档案过程中要确保责任到人和管理到位，统筹安排好各项工作，加强对参与档案整理工作人员的培训指导。各院系参与整理档案的学生或助理要求责任心强，工作认真细致，原则上要求是党员。
附件1：2023届毕业研究生档案领取和回收时间安排表.pdf
附件3：xx学院提交定向就业（含委托培养、少高计划）毕业生档案寄送信息汇总表.xlsx
附件4：第二批档案邮寄地址登记表（改派或变更地址）.xlsx
学生工作部（处）
2023年6月7日