- 发布者:房姝
- 发布时间:2023-06-07
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各院系：
学生档案事关毕业生的切身利益，关系到学生入学、就业、调动、升迁等各个重要环节，各院系务必高度重视，指定专人负责，按时、规范、高效完成该项工作。现将我校2023届本科毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下：
一、总体要求
2023届全体本科毕业生档案在各院系集中整理封装，全程应严格遵守档案保密原则，严禁出现错装、漏装甚至丢失等情况。
二、工作安排
时间 | 事项 | 具体内容 | 备注 |
6月12日-14日 |
第一批 资料领取
| 1.高中档案 2.档案袋 3.档案清单本 4.本科生档案密封条 | 五山校区领取地点：一号楼101室； 大学城和国际校区领取地点：B1-411b档案室；详见附件1。 |
6月12日-7月2日 | 整理档案 | 各院系按要求整理毕业生档案 | 具体要求见附件2。 |
6月16日前 | 提交保研档案寄送信息 | 各院系统计保研（包括保研至本校和外校）学生档案寄送信息，填写附件3发至档案科 | daglk@scut.edu.cn（五山校区）2473874102@qq.com（大学城和国际校区） |
6月26日 | 导出寄送地址 | 1、档案科从“广东大学生就业创业”小程序中导出寄送信息（数据截至26日17点）并上传至学生工作管理系统 2、各院系6月27日起可以从学生管理系统中导出交寄单 |
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6月30日 | 第二批 资料领取 | 1.EMS寄送标签 2.EMS专用档案外 |
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7月3日-11日 | 学院提交档案 | 1. 材料齐全正常寄送： 7月3日-5日第一批提交（附交寄单一式两份）； 2. 如有改派或变更寄送地址： 7月10日-11日第二批提交，提交档案前填写附件4并发至档案科（打印一式两份）； 3.校内跨学院读研：校内跨学院读研学生档案及交寄单一式两份（从系统导出打印）； 4.本院读研：由学院内部转交 5.材料不齐及暂不寄送：档案暂留学院，延期提交。 | 学校进行形式审查和盖密封章、档案外袋封口； 五山校区：一号楼101 daglk@scut.edu.cn 大学城和国际校区： B1-411b 2473874102@qq.com |
7月3日-12日 | 学校 寄送档案 | 由档案管理科统一寄送本科毕业生档案 |
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7月13日-17日 | 整理更新寄送数据 | 7月17日前档案室更新快递单号至“广东大学生就业创业”小程序，毕业生可通过小程序查询寄送信息 |
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三、档案转递与查询
1.档案去向说明
毕业生（含考研）档案按照“广东大学生就业创业”小程序上档案信息进行寄送（保研学生档案信息由学院收集报送档案科）。
注意：毕业生档案信息核对请根据就业指导中心的通知（近期将下发）操作，请勿自行操作修改。
2.档案转递方式
2023届本科毕业生档案的转递方式主要有：EMS寄送、校内转递。
3.档案转递时间
毕业生档案材料分为7月、9月等批次转递。
4.档案去向查询
毕业生应及时跟踪查询档案转递情况：
（1）可在广东大学生就业创业小程序查询档案物流等信息。
（2）查询到档案去向后，应及时到本人就业单位或档案的接收保管机构查询、确认本人档案是否送达。
四、遗留档案的处理
1.特殊情况（如缺少必备材料等）毕业生及暂不寄送（如结业、留级、4+1等）学生的档案，请各院系于9月（具体时间另行通知）提交档案管理科集中管理。
2.档案遗留在学校的学生，各院系可登录学生管理系统“档案管理”→“遗留档案”查询其具体情况，并及时跟进处理学生的档案材料。
五、有关要求
1.各院系要通过毕业生教育等途径加强毕业生对人事档案转递工作重要性的认识，提醒学生对“广东大学生就业创业”小程序中的档案转递信息务必确认无误，若因填写的档案寄送信息有误而导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。
2.各院系要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交、档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝出现档案材料错装漏装、丢失等现象。
3.各院系在整理档案过程中要确保责任到人和管理到位，统筹安排好各项工作，加强对参与档案整理工作人员的培训指导，要求责任心强，工作认真细致，原则上要求是党员。
附件1：2023届本科毕业生档案领取和回收时间安排表.pdf
附件3：2023届本科毕业生保研档案寄送信息统计表.xlsx
附件4：第二批档案邮寄地址登记表（改派或变更地址）.xlsx
学生工作部（处）
2023年6月7日