各学院：

学生档案事关毕业生的切身利益，关系到学生入学、就业、调动、升迁等各个重要环节，各学院务必高度重视，指定专人负责，按时、规范、高效完成工作。现将我校2021年本科毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下：

一、总体要求

2021届全体本科毕业生档案在各学院集中整理封装，整理过程应严格遵守档案保密原则，严禁出现错装漏装甚至丢失等情况。

二、工作安排

三、档案转递与查询

    1.档案去向说明

毕业生档案按照学生在广东大学生就业创业公众号上填写的档案去向信息进行寄送。

2.档案转递方式

2021届本科毕业生档案的转递方式主要有：EMS寄送、校内转递。

3.档案转递时间

毕业生档案材料将于7月中旬、9月分两批次转递。

4.档案去向查询

毕业生应及时跟踪查询档案转递情况：

（1）在广东大学生就业创业公众号查询档案寄送时间、EMS单号等信息。

根据EMS单号，可通过邮政11183电话、关注“EMS中国邮政速递物流”微信公众号或登陆www.ems.com.cn网站进行跟踪查询。

（2）查询到档案去向后，应及时到本人就业单位或档案的接收保管机构（如人力资源和社会保障局）查询、确认本人档案是否已经送达。

注：邮政EMS的去向记录只保存1年，毕业生须在离校后一年内查询档案去向，若超过1年后则无法查询。 

四、遗留档案的处理

1.特殊情况（改派、暂不派遣、缺材料）毕业生及不纳入就业方案（退学、结业、留级、4+1）学生的档案，请各学院于9月（具体时间另行通知）提交档案管理科集中管理。

2.档案遗留在学校的学生，各学院可登录学生管理系统“档案管理”→“遗留档案”查询其具体情况，并及时跟进处理学生的档案材料。

特别提醒：

如因仅缺报到证而遗留的档案，请学生办理完成后将电子版报到证发至如下邮箱，可由学校代为打印并封装：

五山校区学院：daglk@scut.edu.cn

大学城和国际校区学院：3426951350@qq.com 

五、有关要求

1.各学院要通过毕业生教育等途径加强毕业生对人事档案转递工作重要性的认识，要求学生对其填写的本人档案转递地址务必确认无误，若因填写的档案寄送信息有误而导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。

2.各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交、档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝出现档案材料错装漏装、丢失等现象。

3.各学院在整理档案过程中要确保责任到人和管理到位，统筹安排好各项工作，加强对参与档案整理工作人员的培训指导，要求责任心强，工作认真细致，原则上要求是党员。

附件1：2021届本科毕业生档案领取和回收时间安排表.xls

附件2：2021届本科毕业生档案整理要求.pdf

附件3：2021届本科毕业生外校读研档案寄送信息统计表.xlsx

学生工作部（处）

2021年6月7日