2013年，档案馆紧紧围绕学校中心工作，以迎接省档案局组织的省直单位档案工作评估为契机,扎实做好基础档案业务工作，大力开展档案信息化建设，继续推进数字档案馆建设,积极开展档案文博工作，拓展档案文化传播形式，构筑综合档案文化平台,加强档案工作理论研究,认真对照评估要求，圆满完成了年度工作任务。在今年公布的学校二级单位2008-2012年任期考核评议结果中，档案馆被学校评为“优秀”，是学校直属单位中唯一的“优秀”。在2013年度省直单位档案工作评估中，我校以优异的成绩被评为“优秀”。
一、扎实开展档案基础业务工作，为利用者提供优质服务
本年度档案馆继续推进部门立卷，努力完善各部门的B/S模式科怡档案管理系统，积极开展对各单位档案工作的监督指导，加强档案材料的收集、归档工作，在大家的共同努力下，完成了各门类档案的接收、整理、立卷工作，并做到电子文件和纸质档案同步归档。
2013年档案馆接收档案数为12893卷，同比去年减少38.44%；立卷数为14307卷，同比减少32.088%（2013年接收和立卷档案数下降较多的原因：1.库房面积饱和导致2012年财会凭证、工资清册、账本均未移交档案馆而仍由财务处保存；2. 因二号楼搬迁以及为迎接60周年校庆，不少部处在搬迁前将历年未移交归档的案卷大量移交进馆导致2012年档案数增加较多）；馆藏档案数字化531358页（以A4计），同比增长56.61%；录入电子条目数为158825条，同比减少41.42%；挂接原文数为54700条，同比减少17%；编制档案目录53本，同比增长17.78%；编制档案专题目录13本，同比减少13.33%。2013年接收各类电子文件数33547件（其中包括校办公文发布系统远程归档文件12849件，电子照片4556张，视频45个，音频29个，大学城基建图纸电子版CAD大图6600件）；完成全宗卷的整理续编工作。
档案馆坚持为广大师生和其他利用者提供最优质的服务，支持配合学校各单位开展工作，得到了利用者的一致好评。2013年提供利用人次为4151人次，同比去年增长36.54%；调阅17749卷，同比增长32.44%；复印（打印或拍照）张数为41620张，同比增长30.77%。
本年度较为突出的利用案例有：
1．12月20日，我馆为机械学院1937级校友冯颂明提供1937年入学时的学籍表、中国国民党入党申请书以及同届毕业学生名册复印件，令对方惊喜不已。我馆所做的工作也间接推动了冯颂明校友家族捐资200万元用于支持我校机汽学院学生科研创新活动的大好事。
2．1月、7月、9月，为配合国家自然科学基金项目、机械学院省重点实验室等的审计工作，我馆为财务处、审计处借阅大批量财会凭证档案，在大学城和五山校区总计外借财会凭证944卷。
3．1-12月，我馆为团委、公共关系处、电信学院、化工学院、招生办、广东科技报、公共管理学院等单位的各种用途提供照片利用。全年共计提供照片档案利用937张。
4. 10月18-21日期间，为广州市番禺立信防雷科技有限公司调阅大学城学生公寓、教师公寓、以及教学、科研用房共50栋建筑图纸269张、复印大图269张。
5.科研档案利用：为材料学院、建筑学院、制浆造纸重点实验室评估，共调卷195卷，为机械学院评估创新团队调阅43卷；为科技处迎接国家自然科学基金项目的审计调阅51卷。
6.基建档案利用：为华工附小、附中筹办申请华工实验学校资质审查，调卷58卷，此外，为学校居民楼的电梯安装，教学楼、学生宿舍的维修改造提供大量基建档案利用。
截至2013年12月31日，档案馆现有馆藏总量为141407卷，同比去年增长11.26%（其中实物716件，光盘412张，视频1029个），现有电子照片约15万张，馆藏各类电子文件达54T；传统档案数字化扫描总数为172.9319万页，同比去年增长46.98%；已录入电子条目总数为1257602条，同比增长14.45%；挂接原文总数为358186条（其中案卷级14583条，文件级343603条），同比增长15.24%。馆藏各门类档案电子条目录入率为100%。
二、持续推进档案信息化建设，盘活馆藏档案信息资源
进一步推进传统窗口式服务向现代一键式服务发展，提升利用服务的便捷性，充分发挥档案的利用价值，盘活馆藏档案信息资源，提升我馆服务水平。
（一）在985经费支持下，继续开展馆藏档案数字化工作。
（二）积极拓展馆藏电子档案资源的建设,电子文件实时归档平台建设取得突破。2013年档案馆以学校OA启动为契机，前端介入，积极与相关部门及OA研发人员、档案信息管理系统技术人员就数据有效对接的问题反复沟通探讨，力求为远程接收的电子文件符合国家档案局相关要求寻求最佳解决方案，目前科怡档案管理系统已完成接收OA电子文件端口的设置并作了相关测试，OA系统的研发人员正按我馆要求作进一步完善，有力推动了OA系统产生的电子文件、元数据及背景的实时归档，使我校电子文件远程归档有了新的突破，拓展了馆藏电子档案资源的建设。
（三）进一步完善档案远程查询平台建设。在实现了校友可远程查询自己在校期间的成绩、学籍表、学位名册、毕业名册及局域网内部分档案电子条目与科研档案全文检索的基础上，2013年档案馆对学籍学位查询平台和科研基建文书档案查询平台做了进一步的完善，并力求将此平台嵌入到学校办公门户网站，以方便校内教职员工查询自己主持或参与完成且已移交进档案馆的科研项目、获奖科研成果证书、专利等。
（四）进一步加强档案信息化安全保障工作。本年度，档案馆认真贯彻落实广东省档案局相关要求，强化人员安全防范意识和措施，规范数字化外包人员及数字化加工现场的安全监控管理，落实馆内计算机等设备安全管理，购置防火墙以做到安全可控。此外，还研发了一套集科怡档案管理系统、学籍学位查询系统、科研基建文书查询系统、声像浏览系统、毕业生合影浏览系统、公文及OA系统数据归档接口为一体的档案安全日志监管系统，并于12月18日通过专家验收，此平台兼具自动监测报警、事后审计功能，为实现远程查询档案提供了有力的安全保障，进一步加强了档案信息化建设的安全。
三、整理开发档案资源，积极开展档案编研工作
（一）本年度共编制档案专题汇编16本，续编专题汇编3本；出版《华园校训文化研究》专著1本；整理馆内报纸，剪报共计8000余份，接收、整理新增资料并编号、录入共计52册；整理口述档案立卷4卷，并制作了目录。还为学校一些校史文化丛书的出版提供了大量的档案史料。
（二）参与中国科协联合教育部等十二部委的科技项目老科学家学术成长资料采集工程之“程镕时院士学术成长资料采集工程”，共采集、分类、整理、扫描程镕时照片1252张、音频29个、视频35个、学术论文298篇共2086页、其他如贺卡、邀请卡等153件、珍贵手稿120份、信件132封、证书13件，整理口述文字稿27份共计17.68万字、专利、传记类、报道类、求学期间成绩单等共121件，全部进行了数字化，共扫描程院士手稿、信件等珍贵史料10895张。编制目录案卷级15卷，文件级1332条，制作总目录清单共计356页。
四、系统修订完善各项档案规章制度。为适应档案工作的新情况、新变化，档案馆积极开展档案规章制度的修订补充完善工作，对各项制度在新形势下存在的问题等进行了认真讨论，包含45项规章的《档案工作规章制度汇编》经系统修订，于2013年10月印制并试行。
五、加强档案宣传，广泛开展校际交流与档案研究工作
（一）通过多种形式开展档案宣传工作。
利用网络平台宣传档案工作，修订更新档案馆网站各栏目信息，在学校和档案馆网站发布新闻报道19条，拍摄了大量的活动和工作照片；通过专兼职档案员沟通平台加强工作交流；坚持编写档案馆大事记，每年开展两次业务统计工作。
在6月9日“国际档案日”即将来临之际，携手艺术学院举办我国首部大管协奏曲音乐会，同时进行档案工作宣传，是档案馆为营造学校健康高雅的校园文化氛围，开展的“档案在你身边”系列宣传活动之一。
（二）迎进来走出去，积极开展校际交流与档案业务培训。本年度先后与来访的江西高校档案研究会一行、广东海洋大学、浙江大学、华南师范大学和华南农业大学、北京科技大学、西南财经大学、重庆大学等档案馆同仁进行档案文博工作调研和交流。档案馆也先后派出人员到华南农业大学、四川大学、华中师范大学、华中科技大学、武汉大学等进行学习交流，共同探讨高校档案文博工作。还先后组织多名专职档案员参加了广东省档案局、省高校系统等组织的信息化建设、档案统计培训班、名人名家讲堂专题讲座等；派出2人参加“第二届中国档案职业发展论坛暨2013中国档案工作者职业发展年会”等。
档案馆还组织业务学习会，请老档案工作者讲解日常档案整理、立卷、书写过程中需注意的细节，请我校基建处专家为全馆人员作基建档案相关知识的专题培训讲座等。
（三）大力开展档案理论研究，成果位居广东高校前列。档案馆结合本职工作，在对现有课题积极开展研究的基础上，继续大力开展理论研究。本年度全馆人员公开发表论文（文章）14篇，出版专著1本；科研课题申报工作取得重大突破，我馆组织申报的“广东客家文化档案信息资源数字化共享平台建设”和“大数据时代档案馆公共服务绩效的研究”2个课题成功获得国家档案局2013年度科技项目立项，还成功申请到学校党建与思想政治教育项目1个、学校高等教育研究基金项目1个, “高校档案馆公共服务绩效评价的研究”项目被列入2014年度学校的中央高校基本科研业务费项目（社会科学类）拟资助名单。在广东省档案学会高校系统委员会2013年学术论文评选活动中，荣获一等奖1篇，二等奖1篇，三等奖2篇，是获奖最多的学校之一。
六、加强校史馆、博物馆的宣传，致力于学校文化的多渠道传播
（一）2013年6月组织召开校史馆、博物馆解说员工作总结暨优秀解说员表彰会，正式成立“华南理工大学校史文化解说队”，负责校史馆、博物馆以及校园人文景观的日常参观接待和讲解工作。同时加强培训与指导，激发学生志愿者的工作热情和积极性，充分发挥他们自主管理的能动作用，为学校的校史宣传、文化传播作出了积极的贡献。
全年共顺利接待参观者5501人，集体预约参观校史馆53批次3655人，接待校园人文景观共20批次1283人。相比去年略有增长。
（二）作为全国高校博物馆育人联盟会员单位积极参与联盟组织的各项活动，参与编写《走进高校博物馆》画册，积极参加联盟内高校交流。积极参加2013年全国高校博物馆优秀育人项目申报工作。
（三）根据广东省第一次全国可移动文物普查工作的文件精神，牵头做好《国有单位文物收藏情况调查登记表》的填报工作，并上报到广东省文物局。
（四）认真维护校史馆、博物馆。及时更新网上校史馆博物馆的相关栏目信息，及时修缮部分损坏的馆舍设施。
七、努力争取加快档案馆馆舍建设，确保档案安全
（一）努力争取学校领导支持，文博馆项目得到学校重视。2013年6月学校十六次党代会报告中再次将文博馆的建设专门提出，作为学校提升文化软实力的重要举措。东区运动场改造方案也将档案馆的建设纳入，目前正在方案调研阶段。
（二）加强安全体系建设，确保档案安全。为确保档案实体安全，档案馆严格按照学校消防安全部门的要求，学习安全保护知识，增强防范意识，做好日常消防安全检查、巡查工作，制定严格的值班人员负责制度，消除火灾隐患，保持库房整洁，防止霉、虫、鼠等灾害的出现。档案馆消防安全工作受到学校的表扬。同时，严格规范管理涉密档案，档案馆被评为学校保密工作先进集体。
八、认真开展档案馆群众路线教育实践活动，馆里各项日常行政工作有序推进。在上级领导的关心和督导组的具体指导下，档案馆有序开展群众路线教育实践活动，聚焦“四风”查摆存在的问题，认真完成领导班子和个人的对照检查材料，并结合实际工作实施整改措施及专项整治方案，明确了今后的努力方向，切实改进和完善档案馆未来的服务工作，收效明显，达到了预期的目标要求。
档案馆计生工作、工会工作、财务工作、涉密档案管理等工作严格按照学校要求有序开展，取得优良的成绩。
九、存在的问题和努力方向。随着馆藏档案的快速增加，现有馆舍已近饱和，馆舍面积不足的问题再现，制约着档案工作的发展；校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆是学校特色文化传播与传承的重要平台，但各展馆场地偏小，空间不足，也制约着展馆的发展，相比兄弟高校存在较大差距。数字档案馆的建设经费需要学校有专项经费持续支持和维护。此外，因图书馆大楼整体修缮，档案馆主体需搬迁至大学城校区，北校区设点办公。这将对各部门移交档案和师生利用档案产生较大不便，需要努力克服此困难，并尽快在五山校区启动档案文博馆的建设。
