2008年，学校档案工作在学校党政的领导下，在主管校领导的重视、支持下，在学校各单位的理解、帮助下，在全校专兼职档案工作者的共同努力下，认真贯彻落实十七大精神，紧密围绕学校“建设国内一流，世界知名的高水平大学”的发展目标，按照上级档案部门的工作部署，结合我校档案工作实际，以科学发展的理念，改革创新的精神，积极开展各项档案工作，完成了年初制定的工作计划，取得了一定的成绩，于年底被广东省档案局审定为2008、2009年档案工作免检单位。

一、初步启动了档案信息化建设工作

（一）针对我校档案信息化建设起步早发展缓慢，整体水平落后的实际情况，积极争取学校领导和有关部门支持，系统进行了我校档案信息化建设规模与层次调研，提出数字档案馆建设可行性论证报告，报主管领导和信息化办公室争取立项。

（二）在科怡档案管理系统升级和馆内试用的基础上，扫描近5万本科生10万页早期学籍档案，批量挂接到科怡档案管理系统升级版（2008版），并将早年馆藏照片和校报等档案资料近5万张数字化，迈出了馆藏档案数字化的关键一步，初步实现由电子条目到原文的检索。

（三）推进机读目录录入工作，首次将本科生毕业名册、本科生学籍表、基建底图、已故人员档案、照片档案等类别目录共64316条录入档案管理系统，为数字档案馆建设奠定了良好的基础。

（四）在档案馆经费紧张的情况下，合理规划，加大存储硬盘等硬件设备投入，保证了馆藏档案数字化的基本需要；对档案馆网站进行更新改造，为数字档案馆建设搭建了基础平台。

二、强化了档案馆行政及业务管理职能

（一）根据学校干部换届情况，提出学校档案管理工作委员会成员调整建议获批准；对二级单位档案工作负责人和兼职档案员进行重新确认，保证二级单位归档工作顺利进行。

（二）结合当前高校档案工作的新情况、新问题，对已有档案工作规章制度进行全面检讨和修订，进一步规范了学校的档案管理工作。

（三）组织召开了10年来第一个全校档案工作会议，总结10年来工作成绩与存在问题，部署今后工作，对专兼职档案员进行档案业务培训。这次会议对推动我校档案工作的发展具有重要意义。

（四）以学校档案管理工作委员会的名义发布了《关于征集名人档案资料的通知》，确认了各单位名人档案建档对象名单，迈出了名人档案资料征集的关键一步。

（五）采取到二级单位指导归档工作、电话解答兼职档案员归档疑问及使用科怡档案管理软件问题、对重要二级单位归档工作进行检查等有效形式，加强对二级单位归档工作的指导监督。

（六）积极进行校际档案工作交流，今年共接待8批28所来馆访问的兄弟高校档案工作同仁。

三、加大了档案编研成果向文化产品转化力度

（一）配合学校纪念改革开放30周年和校庆56周年系列活动，完成了校史展览一馆的文稿撰写、史料照片及部分珍贵实物提供，完成了改革开放30年科技成果展览部分史料、照片及证书复制件的提供，还第一次完整提供了我校组建时期筹委会人员照片和文革前三级以上教授的全部照片，为还原历史，传承文化付出努力。

（二）历时半年，以档案史料为佐证，并配合实地考察，共编撰出61个校园建筑和人文景观的文字稿，并提供老照片70张，保证了《华南理工大学校园建筑与人文景观》一书的顺利出版，为人们了解其历史背景和现实意义，优化华工环境文化做出贡献。

（三）结合档案管理工作中遇到的实际问题进行研究，撰写论文4篇，分别在省2008年档案工作学术年会和省档案信息化建设研讨会上交流。其中，欧阳慧芳、张娟娟合作的论文《从改革开放30年档案工作变化谈高校档案馆的发展之路》获学术年会优秀论文三等奖。此外撰写其它编研文章2篇，在校报刊登。

（四）积极参加教育部直属高校档案工作协会和广东省档案局举办的纪念改革开放30年档案编研成果评比与展览，《华南理工大学名师——张进》和《华南理工大学教育思想文集》获教育部直属高校档案工作协会授予的编研类档案学优秀成果奖；《华南理工大学名师——张进》和《华南理工大学名师——冯秉铨》获广东省档案局授予的纪念改革开放30年档案编研成果优秀奖。

（五）参加2008年省档案局（馆）在全省开展的《广东改革开放纪事》照片收集活动，赢得了“移送的照片数量多，质量好且内容比较丰富”的评价。

（六）为《广东省志（1979—2000）·人物》出版整理编写我校知名人物庄育智、冯秉铨、田归等人传略，并被该书收录。

四、档案基础业务工作扎实有序地推进

2008年，在全体专兼职档案工作人员的共同努力下，我校档案接收、整理、立卷、保管、利用等基础业务工作扎实稳步地推进。在经历了2007本科教学评估进馆档案较多、利用率较高的阶段后，今年教学、基建、科研、财会等门类档案、材料的移交与接收工作继续平稳回落。全年接收各门类档案、材料10116卷，同比减少25.96%；立卷11152卷，同比减少2.62%；调阅案卷6224卷，同比增加7.6%；接待利用者2042人次，同比减少5.5%；复印档案资料15616张，同比减少9.1%；录入电脑案卷级目录9521条，同比增加228%；文件级目录69670条，同比增加1125.5%；编撰各类编研资料及档案检索目录56本，同比增加7.7%；出版图书1本，同比增加100%。实物和人物档案接收立卷工作有新起色，全年接收实物档案109件，同比增加73.02%；已故人员档案全年立卷数达468卷，同比增加31.1%。截至2008年12月31日，馆藏档案总量达74621卷，同比增加14.8%。

五、全校档案意识教育工作逐步展开

（一）加强档案馆网站建设，全方位宣传我校档案工作。2008年共编发23条档案工作简讯，让师生员工了解档案工作情况，提高对档案工作的认知程度。

（二）结合学校档案工作的开展，积极撰写相关新闻报道发布在学校要闻和校园快讯上，广泛宣传学校的档案工作。

（三）2008年6月，校报开辟专栏，刊登专职档案人员撰写的有关校园历史文化等方面的文章，扩大了编研成果的知晓面，还间接进行档案意识教育。

六、想方设法创造条件进行档案馆资源建设

（一）针对学校档案馆硬件资源和人力资源情况与省外同水平高校、甚至省内部分高校差距较大的现实，积极进行调查研究，写出关于档案馆馆舍及人员状况调研报告，提交校领导，引起校领导重视。

（二）结合学习贯彻《高等学校档案管理办法》（简称27号令），按照李元元校长和吕廷秀副书记的指示，分别组织相关部处档案工作负责人和档案馆人员学习27号令，结合我校档案工作实际进行对照检查，写出《我校档案工作存在的问题与改进意见》的报告提交学校领导，引起学校领导的充分重视，李元元校长、吕廷秀副书记分别在报告上作了重要批示。

（三）在主管校领导的经费支持下，利用暑期进行档案馆大厅地坪改造，解决了因大厅地坪破烂影响学校窗口形象的问题。

（四）按照年初提出的加大实物档案征集力度的想法，在主管校领导的经费支持下，进行实物室（特藏室）改造，保证了2008年实物档案的顺利接收。

（五）积极争取校内有关部门、单位的大力支持，陆续解决了档案设施、人员不足问题和多年遗留的馆内维护维修问题，改善了档案馆工作条件和工作环境。

七、进一步加强档案馆专职档案队伍的建设

（一）在档案馆内形成良好的学习形组织机制，建立了每周例会制外，还确定每月召开一次政治学习会和一次业务学习会，交流工作学习体会，探讨工作中遇到的疑难问题。

（二）关心档案馆人员成长，支持她（他）们联系工作实际撰写学术论文和相关文章，并提供参会经费支持。2008年档案馆两位年轻同志顺利通过档案馆员职称评定；两位同志被支部会议确认为入党发展对象。

（三）充分发挥团队的力量，组织带动档案馆全体人员积极参加编研工作和日常利用工作，培养档案馆团队协作精神。

（四）做好档案馆党支部活动，认真开展解放思想专题讨论会、纪律教育学习月和政风行风评议、“校训解读”座谈会、救灾捐款、“五个一”扶贫等活动，增强大家的党风党性党纪意识，提高支部的战斗力。支持做好档案馆计划生育工作和工会小组工作。

八、目前学校档案工作面临的发展难题

（一）数字档案馆建设已远远落后于省外同类高校和省内部分高校，与以工科见长的部属重点院校的高水平发展极不相符。

（二）馆舍面积数、人员编制数均居全省高校档案馆之末位，严重制约着我校档案工作的高水平发展。

（三）部门立卷制度推行困难大，目前仅有少部分机关部、处和课题组试行。

（四）档案馆尚未有防止档案破损、褪色、霉变的先进设备，仅靠防腐药片来防止档案霉变，防破损、褪色管理技术及防护设施亟待提高。