档案馆在2004年里，秉承埋头苦干、积极进取的一贯精神，在管理与服务的工作中，努力创新，全年工作与上一年比，又有了进步。

一、档案入藏与利用矛盾有所缓解
　
在不严重违背档案的入藏与内在组织原则下，采取应急措施，调整收藏格局，大力压缩利用率渐低的早年出版、产品、设备、已故人员和部分学位等方面档案的存贮空间，全部接收了扩招后数量大增的教学、学位、基建等方面的档案，并集中力量在一段时间内，把卷立好；过去因腾不出空间而中断接收数年的财会档案，也接收了一部分。这种非正常做法，显然额外增加我们的工作量，甚至带来诸多不便，影响工作效率，但可以舒缓部分单位和部门代为保管档案、资料的压力，解决不少基层单位和广大毕业生急切利用档案的问题。档案馆作为学校窗口单位之一，设法化解矛盾，为学校分担困难，也在情理之中。

二、业务基础建设稳步推进

如有关档案、资料的收集，针对近两年党务与行政管理方面的文书档案与资料缴交不全的情况，我们除在常规范围内，加强与有关部门沟通、及时向其反馈信息，使对方留心“拾遗补缺”外，同时着意在政府公共网上查找，并借助友邻单位的力量，收集所缺漏的东西。从而较好地解决了需求者的查阅与利用要求。
又如有关档案的整理，档案馆密切注视学校南校区首期基建工程档案和资料的整理与完善过程。尽可能详细地记录过程中存在的问题，并即时提出改进要求；对事前、事中和事后各环节，及时跟进，直至得到解决或明确答复为止。在相关单位、部门的共同努力下，施工单位所整理的档案及其做法，受到大学城工程指挥部有关部门的好评，作为范例在大学城里介绍。我们的工作作风，给对方留下好印象。大学城众多兄弟院校同行对我们的成绩投以关注的目光。
在平日的档案管理中，继续抓好对部分档案形成“大户”（如教学、基建等）收集与整理业务中的督促、检查和指导，努力减轻近两年来部分单位和部门兼职档案人员频繁更换带来的副作用，使档案的完整性与系统性得到保证。
再如，在业务与学术研究以及对外交流活动方面，2004年是活跃的一年。校档案馆作为广东省档案学会高校系统委员会的副理事长单位之一，受委托牵头与有关院校一起，组织了全省高校档案编研学术交流会。在编纂与研究馆藏、出版档案史料汇编以及制作参考资料为学校的中心工作服务方面，我校走在全省高校的前列。其中的工作思路、做法及成果，受到同行的热评。
在本年里，我馆还先后与10批来访的院校同行开展业务交流。自己也有3批人员走访他校同行；接受系统委员会的委托，编辑出版了一期“广东高校档案工作通讯”。另外，发表了5篇论文，获得一项校级人文学科方面的科研项目。
本年，我们主动参与了2004年开始的学校名师丛书中的“冯秉铨”与“符罗飞”两集的整理编辑。运用馆藏档案和积累十多年的校外史料，对文中所涉及的时间、地点、人物、事件、名称、引文出处，乃至部分词句等方面，尽可能作考证，为保证丛书质量出了力。
此外，初步考证了2号楼旁的游泳池历史，为校园文化中的教化作用添了一笔。
与2003年比，全年案头工作总量增加甚多，而对外服务总量有所减少。如全年接收档案4702卷（件），同比增加38.5%；立卷3208卷，同比增加20.8%；接待利用者1725人次，同比减少18.7%；调阅档案4599卷，同比增加5.3%；复印14518张，同比减少4.4%。

三、顺利通过档案综合管理达标复查

经档案馆前几代人不懈努力，1998年7月，我校获得“国家二级科技事业单位档案管理”标准的称号。这些年来，后来接力者以饱满的精神，继续努力，保持了称号，工作水平还有所提高。2004年7月，顺利地通过了我省档案局的国家二级科技事业单位档案管理标准复查。档案局认为我校自当年达标后，“各方面工作都有一定进步。档案综合管理的各项要求落实得比较好。尤其是‘三参加’、‘四列入’等方面进步明显、措施得力。档案工作计划性强，有总结，有落实……档案收集渠道比较顺畅，业务工作基础比较扎实，符合国家有关标准规范要求。围绕学校中心工作和各项教学科研管理任务，档案馆大力开发档案信息资源，编研产品较丰富，有特色，也有创新，利用效果好。”

四、存在问题

执行学校2004年9月关于调整公共用房的决定，搬迁和调整馆舍，将是档案馆的重要工作。在搬迁中，如何维护档案的完整而不散失，保护秘密而不失密。调整后，在单门独户的情况下，如何加大防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠及防高温等项工作的力度；在新的工作环境、库房条件下，如何更科学更合理组织馆藏、完善管理规章制度，如何创新管理机制与工作方式、方法和手段，以提高服务水平、馆藏的利用效率等新老问题，都需要从思想上、组织上以及物质上认真解决和落实。