重大国际会议须提前向教育部预报会议计划。教育部下发会议预报通知后，拟举办重大国际会议的单位，通过中国教育系统学术会议云平台（https://econf.hust.edu.cn/）进行预报。

会议计划获教育部批准后，方可申报下一年度重大国际会议。

一般国际会议可不预报，但必须在会前进行申报。

注：重大国际会议指1.外宾300以上或总人数800以上的自然科学类会议；外宾100人以上或总人数400人以上的社会科学类会议；2.邀请党和国家领导人参会；3.邀请外国（前）政要参会；4.涉及相关议题的会议。 

未达到以上要求的会议均为一般会议。

由会议举办单位指定负责人在中国教育系统学术会议云平台（https://econf.hust.edu.cn/）进行申报，并向国际交流与合作处提交经学院主要负责人签字确认的举办国际会议申请报告（含会议申报表），经学校审批后向教育部申报。

重大国际会议必须至少在开会前6个月在平台中进行申报。若小于上述规模的且不涉及敏感问题，以线下形式召开的会议，须在开会前4个月申报；以线上形式召开的会议，须在开会前1个月申报。

特别提示：重大国际会议预报成功后依然需要按时申报。

得到教育部批复之后，才可对外宣布申办会议，或者发布会议通知和邀请函。会议举办前，请填写《华南理工大学会议计划审批表（2022年）》以及《华南理工大学国际（港澳台）会议承诺书》，并将纸质表格送至国际处以及其他相关部门审批盖章。

会议举办单位必须在会议结束后２个月内，将会议总结（至少3000字）、重要照片3-5张（JPG格式，3500*2500像素）、论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到中国教育系统学术会议云平台。

会议总结需由会议负责人签名；如以单位名义撰写，请署明联系人、联系电话和Email地址。会议总结应包含如下内容：

1、会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

2、会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价。

3、与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议。

会议重要照片3-5张，可包括开幕式、会议代表合影、会场全景、会议发言人、会议重要活动、主席台、闭幕式等，并注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。