一、馆藏档案概况

华南理工大学校址是在原国立中山大学石牌校址上，馆藏档案最早可追溯到国立中山大学校园建设时期，基建档案最早始于1934年的国立中山大学石牌校园老建筑的建设资料；学籍档案始于1945年，发展至今有一个全宗，包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、产品、外事、声像、设备、出版、人物、实物、网页信息、社交媒体共15个门类的档案。截至2025年12月，馆内共有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物、网页信息、社交媒体15个门类，档案总数达到41.56万卷（件）。

上述档案主要来源于学校各职能部门、院系等在以往办学过程中形成的文件、材料及各类载体。每年学校各部门将具有保存价值的文件材料及各种载体经过分类、整理、装订，定期向学校档案馆移交（见档案移交接收程序）。档案馆对各单位移交来的材料，按《高等学校档案实体分类法》《机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》再进行检查、组卷、装盒、制作检索目录、上架，形成可以提供查阅利用的各类档案。这些档案，真实地反映了学校各时期的历史面貌，对于学校编史修志具有重要查考价值，为当今学校行政管理、教学、科研等中心工作服务，为维护学校或师生员工、校友个人利益，具有重要的借鉴、参照、凭证作用。

附：档案移交接收程序：

二、全宗介绍

1.全宗概况

全宗名称：华南理工大学。根据全宗理论及《中华人民共和国行业标准DA/T 12—94全宗规范》，结合本校实际情况，确立了一个全宗，全宗号为1。

2．全宗档案内容

华南理工大学全宗卷是在我校诞生发展过程中形成的、反映我校全宗历史的有关纸质、声像、电子、实物等材料所组成的专门档案。

全宗档案包括：学校历史组织沿革，学校发展简介，学校1952～2026年部分年度的招生专业简介，1952～2016年学校大事记，1996～2024年《华南理工大学年鉴》。也包括反映学校档案工作的材料，包括档案工作机构的变迁、人员结构情况，档案馆大事记，档案工作计划、工作总结，档案工作会议材料，档案工作业务指导、培训材料，档案接收、利用、安全检查、温湿度记录、验收、销毁记录等档案管理工作材料，制订或修订的档案工作规章制度。在全宗指南和全宗管理者简介中，考虑到全宗管理者与全宗关系甚为密切，为了更好地说明历史，也便于反映档案工作的发展情况，我们增加了评审支撑材料、达标复查材料、年度评估材料等。截至2025年12月共立全宗卷431卷。

3．全宗卷编制方法

全宗卷的立卷原则根据《中国档案分类法——教育档案分类表》的分类原则，全宗卷的分卷号由年度、分卷类目和卷号组成，其模式如下：分卷号 = 年度 + 分卷类目 + 卷号，其中，分卷类目由两级分类号组成。

一级类目反映全宗卷组成的几个大类，由数字1-10分出全宗指南等十个大类，其分类排列如下：

二级类目则反映全宗卷某一大类下不同门类档案的收集、整理、利用等情况。二级类目也用数字标识。考虑到高校档案实体分类法涉及到13个门类，所以全宗卷一、二级类目标注的数字可能由1-2位数字组成。一、二级类目之间以“—”号连接，如[例2]所示。具体分卷情况见“华南理工大学全宗卷案卷目录”。