2012年，档案馆依据年初规划，紧密围绕学校中心工作，抓住60周年校庆契机，在做好档案基础业务工作的基础上，积极开展数字档案馆建设、档案编研与开发、校史馆等展馆完善改造等工作，完成了年度的工作任务，为60周年校庆活动的圆满完成做出了应有贡献。

    一、 档案信息化建设（含数字档案馆建设）工作持续推进

    （一）继续开展馆藏档案数字化工作。按照年初规划，先后完成了3批核心档案数字化扫描工作，包括部分综合文书档案，历年的录取名册，本科生、研究生教学计划，2012届北校区各层次学生学籍表及成绩单、毕业生名册，移交进馆的科研专利、专利版权、科研获奖证书，部分基建档案，报刊资料等等。截至目前，新增传统档案数字扫描总数33.9276万页（张），实物拍摄（含展馆展品，）947件2347张照片（含不同侧面），新增电子条目数：案卷级32301条，文件级241328条。同时，配套进行了相关数据库及软硬件设备的继续建设。

    （二）对外利用平台建设取得了良好成效。2012年，档案馆与有关公司，结合学校实际情况，积极研发网上公文发布系统与档案管理系统对接平台、学籍学位利用系统、文档利用系统、声像浏览系统、毕业生合影浏览系统（校史馆专用）等系列利用平台，于今年7月完成了各个项目的研发工作，并通过了专家验收，先后投入了试运行，实现了局域网内的全文检索，给档案编研和利用工作带来了很大的便利，也实现了对传统纸质档案的安全保护。

    （三）整合形成了网上档案文博工作综合平台。2012年，为迎接校庆60周年，推进档案信息资源的共享、方便利用者查询，档案馆在档案主页添加了学籍学位、文档利用、声像档案对外利用系统等服务利用栏目，将学校现行电子文件、电子校报等与档案工作密切相关的内容链接到档案主页上，丰富了档案主页的内容，拓展了网上浏览查询相关档案的渠道。完成了校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆馆藏展品及档案馆馆藏实物的数字化工作，积极建设网上无线电电子博物馆、网上电视机工业博物馆，并顺利上线，同时完成了网上校史馆内容的更新，整合形成了华南理工大学网上博物馆综合展览平台，为学校历史与文化的多渠道展示和利用付出了努力。

    （四）进一步加强了档案信息化安全保障工作。2012年，档案馆认真贯彻落实广东省档案局有关职能部门的有关要求，进一步加强档案信息化建设的安全保障工作，对人员、设备加强管理，做到安全可控。此外，还在原有设备基础上，结合档案信息化建设的持续需要，购置了一批硬件设备，为数字档案馆建设提供了进一步的设备基础和安全保障。

    二、 深入开发档案资源，形成了一批档案文化产品

    （一）参与梳理学校办学历史，更新华南理工大学历史沿革图。积极配合党委办公室，充分利用馆藏档案资源参与梳理学校办学历史，共形成了1952年前中山大学历史沿革，华南联合大学历史沿革，岭南大学历史沿革，广东工业专科学校历史沿革，中山大学、华南联合大学、岭南大学、广东工业专科学校调入华南工学院教授（副教授）名单，华南理工大学历史沿革图（横、竖两版），华南理工大学历届党委领导名单（更新），华南理工大学历届行政领导名单（更新），1952年以来我校专业设置及调整情况表等多项成果，为追溯我校办学历史，恢复我校组建原貌提供了有力佐证。

    （二）组织或参与部分文化丛书的编撰工作。与公共关系处合作，举全馆之力完成了《口述华园》、《岁月华园》等文化丛书的编撰出版工作和《华南理工大学校园建筑与人文景观》、《华南理工大学景观撷英》等书的修订重印工作；配合宣传部完成了《印象华园》、《华园故事》、《漫游中国大学——华南理工大学》等书以及《甲子华章》——凤凰卫视专题片、《甲子华章》南方日报60版的编审修改工作，并提供了大量的档案史料；为《华南理工大学建筑学院大事纪》、《华南理工大学电信学院史》、《华南理工大学图书馆史》等书的出版提供了大量的档案史料。上述文化产品的编辑出版为华南理工大学留下了宝贵的文化财富。

    （三）持续开展“华南理工大学口述档案工程”。2012年，档案馆共采访了6位老华南理工人，形成了6份访谈录抄本，并将采访录像中有关祝福华工的内容进行剪接制作，编辑成《60周年校庆寄语》视频专辑，作为献给华南理工60华诞的礼物放在档案馆网站上。

    三、以部门立卷为抓手，持续推进档案业务工作

    （一）档案基础业务工作扎实开展。2012年以来，档案馆采取有效措施，加强各单位档案材料的收集、归档工作，完成了2011年度各门类档案的接收、整理、立卷工作，并做到电子文件和纸质档案同步归档。2012年，新增接收案卷数为20945卷，新增立卷数为21067卷，新增实物61件，新增纸质照片558张，新增电子版照片2万张，新增光盘190张，新增传统档案数字化扫描总数33.9276万页（张），新增电子条目数：案卷级32301条，文件级241328条。新编、续编各类编研资料19余份（本），编制目录45本。销毁财会凭证档案4064卷。

    目前，档案馆馆藏总量为127100卷（件，已减去2012年度销毁的档案数），其中包括实物652件，光盘389张，纸质照片5629张，电子版照片约10万张，馆藏资料1876册；传统档案数字扫描总数为117.6548万页（张）；挂接原文总数：31.0810万条。馆内现有电子条目总数为：案卷级122749条，文件级1767827条。

    此外，档案馆还充分利用学校新闻网站，坚持第一时间抓取学校重要信息和重要照片进行存档。2012年以来，共下载、整理新闻图片共约33558张，电子版照片立卷76卷，补充历届毕业照电子版、上传毕业照片1187张。扫描各类老照片3508张。

    （二）积极开展监督、指导、检查、验收及业务培训工作。2012年以来，档案馆采取多种方式加强对各单位档案业务工作的指导、检查和监督力度。结合2012年上半年接收档案的契机，档案馆组织专职档案员到有关单位部门对部门立卷情况进行现场指导和检查；根据学校军工认证保密资格审查工作需要，档案馆继续加强涉密档案及科研项目保密档案建设的指导、检查力度，持续派出专人到有关部门、部位进行涉密档案立卷指导和检查，还对全校专兼职保密员进行建档业务培训，推动了学校保密资格认证工作的顺利进行。2012年，档案馆还积极参与了10项校庆60周年建筑修缮项目的预验收和验收工作，对项目档案进行把关。

    （三）推进部门立卷和过期档案鉴定销毁工作。2012年以来，档案馆积极做好部门立卷归档工作，为了继续推进部门立卷，档案馆积极与有关单位兼职档案员沟通联系，为其安装科怡档案管理软件，并进行初步立卷指导，耐心解答他们在立卷过程中遇到的各类问题。为了方便各部门在网上立卷、编制档号并归档，档案馆积极开发B/S模式科怡管理系统，目前该模式初步达到使用要求，尚在进行后续完善。

    积极开展过期档案的鉴定工作，针对部分短期财会档案保管期限已到的情况，与财务处、监察审计处等部门一起在档案鉴定领导小组领导下，对4064卷过期财会档案进行清理与鉴定，并按规定协助学校有关部门对其进行了销毁。

    （四）进一步修定完善各项档案规章制度。2012年以来，为了适应档案工作的新情况、新变化，使各项规章制度与时俱进，更好地发挥规范各项档案工作的作用，档案馆积极开展档案规章制度的修定完善工作，馆内人员集思广益，对各项制度中存在的问题、特别是电子档案保管利用问题进行了认真讨论，目前该项工作仍在进行中。

    （五）以优质服务迎接60周年校庆。2012年以来，档案馆秉承服务第一的理念，最大限度地发挥档案资源服务学校、服务校内各单位、服务师生员工、服务社会的作用，为来馆利用者提供细致周到的服务，受到利用者好评。

2012年5月，艺术学院承办马思聪诞辰100周年学术思想论坛，需要查找马思聪来我校演出的相关资料，档案馆不仅查到了马思聪1962年来我校演出的新闻报道，还通过馆藏资料及外校档案资料，梳理了马思聪与华南理工大学的历史交汇点，为这次纪念活动在华工举办作了注解。

    2012年下半年，为迎接60周年校庆，档案馆根据学校领导的要求，深入挖掘学校办学源头档案，梳理出中山大学工学院、华南联合大学理工学院、岭南大学理工学院、广东工业专科学校的发展脉络，以及这些学校在华工组建之初调入教授、副教授情况，为学校办学历史溯源的形成、华南理工大学历史沿革图的调整做了大量工作。为了让校友在校庆期间返校时能找到“娘家”，档案馆还根据学校领导要求认真梳理了建校60年来院系及专业设置、调整、变更情况表，为校友回家提供方便。

    2012年，档案馆为《校史回眸》网站，《甲子华章》60版，凤凰卫视《甲子华章》纪录片，《华园故事》、《印象华园》、《罗明燏传》等书稿等提供了大量的馆藏校报、照片和文件；为华工办学成就展和60年校庆庆典晚会提供了大量的档案资料、实物及照片；为建筑学院、电信学院、图书馆等单位开展院（馆）历史研究，撰写院（馆）史提供了大量的综合文书档案资料。档案馆还利用馆藏档案为文化建设丛书、校庆电视脚本、校庆文章等的使用的相关史料进行核实、匡正，充分发挥了馆藏档案为学校中心工作服务的功能。

    为了迎接60周年校庆，我校利用教育部老建筑修善基金对原国立中山大学时期的体育馆、5号楼、7号楼等老建筑进行修缮。档案馆尽其所能有，提供馆藏的老建筑基建档案，为其顺利修缮作了基础性工作。档案馆还为学生活动中心、大学城区学生宿舍等多栋建筑的维修维护，以及校内教职工公寓、宿舍的外墙装修、扩建、改造、加装电梯等工程提供了大量的基建图纸和消防验收资料。

    此外，档案馆还为有关学院进行重点实验室评估或验收提供了大量的专利证书利用，为教师科研项目结题等提供了大量的财会凭证利用，为多届校友制作校庆60周年校友录提供了大量学籍档案照片及相关材料，保证了上述工作的顺利进行。

　　2012年度，档案馆共接待利用3040人次，调阅档案13401卷，复印（含扫描、拍摄）31827张，利用电子版档案9197件。

    四、加强档案宣传，广泛开展校际交流与档案研究工作

    （一）通过多种形式开展档案宣传工作。2012年，档案馆组织全校近200名专、兼职档案工作人员，参加了由国家档案局主办的 “飞狐灵通杯档案法制知识有奖竞赛”活动，起到了很好的档案法制宣传作用；利用校园网的“学校要闻”、“校园快讯”和档案馆主页等广泛开展档案宣传工作，发布档案馆各类新闻报道、简讯30条；发布档案馆各类公务通知11条；此外，还利用档案馆微博、专兼职档案员QQ群等平台宣传档案工作，为学校师生学习档案知识、了解档案功能、认识档案重要性提供了多种渠道。

    （二）迎进来走出去，积极开展校际交流与档案业务培训。2012年，先后有中山大学、华南农业大学、五邑大学、清华大学、江西高校档案研究会一行等近百余档案人来我校进行档案文博工作交流；档案馆也先后派出人员到清华大学、天津大学、西安交通大学、陕西师范大学、兰州大学、暨南大学、华南师范大学等进行学习交流，共同探讨高校档案工作及文博工作。档案馆还陆续组织专职档案员参加了广东省档案局组织的高级职称档案人员档案信息化知识培训班和档案信息化建设培训班，以及档案统计培训班；派出两批4人参加了广东省高校系统的档案信息化培训；派出2人参加了全国“2012第四届（广州）档案信息化建设高端论坛”，档案馆还召开业务学习会，请老档案工作者为大家讲解日常档案整理、立卷、书写过程中需注意的细节。通过以上工作，进一步强化了专职档案员的档案信息化意识，增强了档案管理工作能力。

    （三）立足现有项目，进行档案文化研究。2012年，档案馆围绕“华南理工大学特色文化形成轨迹研究”、“高校口述档案的建立及研究”、“以张进为代表的华工早期领导者办学思想方略特色研究”等校级课题积极开展研究工作，并取得了一定进展。档案馆人员公开发表论文（文章）8篇，在广东省档案学会高校系统委员会2012年学术论文评选活动中，档案馆报送的论文1篇荣获一等奖，1篇荣获二等奖，2篇荣获三等奖。

　　2012年，档案馆还申请到校级高等教育研究课题1个，校党委宣传部文化建设课题1个。

    五、加强博物馆建设，致力于学校文化的多渠道传播

    （一）完成了校史馆与无线电电子博物馆改造工程。2012年，档案馆牵头完成了校史馆改造工程，其中包括校史馆展板设计制作，展板信息补充更新，五线谱校歌感应系统与毕业合影浏览系统的开发，场景复制雕塑与校园老建筑老景观凹凸墙的制作，实物展柜及珍贵实物（复制件）的添加，无线电电子博物馆展柜的翻新、安全防盗设施的改造、灯具的维修更换，以及馆内绝大多数展品信息的挖掘补充。通过以上工作，丰富了展馆的展览内容和展览形式，受到嘉宾、校友和师生的好评。

    （二）协助开展志愿者招聘和培训工作。2012年，档案馆协助校团委招募60周年校庆志愿者，并通过召开培训会、举办校史文化讲座、进行校园景观导游现场培训、编印校史馆培训资料等形式对志愿者解说员进行校史校情教育和华南理工精神文化教育，还为志愿者解说员购置了统一的服装，保证他们以饱满的热情、良好的姿态和熟练的讲解，迎接60周年校庆的到来。

    （三）组织开展校园景观导游工作。2012年，档案馆充分利用校园老建筑和重要人文景观进行华南理工文化和华南理工精神的传播，多次为来校参观的嘉宾、部分学院新生、暑期高校科学营营员、部分中小学学生现场讲述校园老建筑和重要人文景观的文化历史内涵，追寻先人的足迹，探究学校的历史。

2012年度，档案馆加强展馆的日常管理和开放，共接待校史馆、博物馆参观者5000人次，接待集体参观533批次，安排解说员讲解近220人次，安排接待参观校园人文景观共10批次，770人次。共安排校园人文景观讲解员28人次。

    六、加强档案馆馆舍建设与内部自身建设

    （一）积极争取学校领导支持，文博馆项目得到学校重视。2012年，档案馆积极争取学校领导及有关部门的支持，文博馆项目得到学校领导的重视。杜小明书记多次与档案馆负责人探讨文博馆选址问题，并要求档案馆及有关部门就文博馆选址问题提出方案；王迎军校长请我校校园规划委专家实地考察文博馆选址地点，并积极联系校友为文博馆捐资；彭新一常务副校长组织何镜堂院士等专家对文博馆选址方案进行现场勘查，并初步确定了拟选方案；原主管校领导刘琪瑾副书记和公共关系处在外出看望校友时，积极推介文博馆项目，为文博馆项目融资；现任主管校领导李琳副书记上任后多次来档案馆了解情况，针对档案馆馆舍不足、急需建设文博馆的情况，组织学校宣传部、发展规划处、基建处、档案馆、建筑设计院在校内考察，在考察的基础上提出多个选址方案，供学校决策。

    （二）加强安全体系建设，确保档案安全。档案安全包括档案实体安全和档案信息安全。为了确保档案实体安全，档案馆在主管校领导的经费支持下，对档案馆3楼库房天花板及照明灯进行了改造与更换；在有关部门的支持下，对3楼基建库房及1楼名人档案库房的部分地方进行了修缮改造，保证了档案库房的安全。档案馆还严格按照学校消防安全部门的要求，做好日常的消防安全检查、巡查工作，制定严格的值班人员负责制度，消除火灾隐患，防止霉、虫、鼠等灾害的出现。为确保档案信息的安全，档案馆切实加强数字化加工过程中的各项安全管理工作，加强相关制度建设，保证档案信息的安全可控。按照学校消防部门的部署，我校档案馆工作人员认真学习相关消防知识、进行消防演练。学习安全保护知识，增强防患意识，提高自救能力。我校档案馆消防安全工作多次受到学校的通报表扬。

    （三）加强支部建设，打造学习型服务型党组织。档案馆党支部抓住学校60周年校庆和学校党委关于建立创先争优长效机制的要求，切实加强班子自身建设和学习服务型党组织建设。2012年多次召开党支部会或组织活动，认真学习贯彻党的十八大精神和中共广东省第十一次党代会精神，学习新党章，传达贯彻华南理工大学纪律教育学习月活动有关文件，以及学校有关会议精神；按照学校党委和机关党委的部署，开展以讨论、提炼“华工精神”为主题的组织生活扩大会，召开领导班子民主生活会等，加强了本馆的思想建设、组织建设、作风建设和廉政建设，提高了本馆工作人员的政治素质和业务水平，提升了档案管理水平，形成了积极向上、团结协作、优质服务的团队。全体党员在党支部的领导带动下，发扬党员的先锋模范作用和敢啃硬骨头的精神，高效完成了档案馆承担的60周年校庆任务和2012年度的各项档案文博工作。

　　七、存在的问题和努力方向

    档案馆工作在学校领导的高度重视下，在“985工程”经费的大力支持下，取得了长足进步。但是随着馆藏档案的不断增加，现有馆舍接近饱和，馆舍面积不足的问题再现，影响了档案工作的发展；校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆是学校特色文化传播与传承的重要平台，但各展馆场地偏小，空间不足，也制约着展馆的发展。

    为了解决以上问题，学校正在积极争取各方面支持，拟定华南理工大学文博馆规划和选址方案，争取建设集校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆、档案馆合一，多功能、现代化、复合型的华南理工大学文博馆，为学校提供既满足保存华工历史、展示华工文化、传承华工精神的标志性教育与文化场所。

 

 

                                                                       华南理工大学档案馆

                                                         二○一三年一月六日