2011年，档案馆依据本馆五年任期目标责任书之2011年工作目标，在学校党政领导的重视、支持下，在校内各单位的积极配合下，在全校专兼职档案工作者的通力合作下，紧密围绕我校中心工作，履行工作职责，认真完成了年度各项工作，学校被广东省档案局列为连续两年优秀免检单位。现将有关工作总结如下：
一、数字档案馆建设取得阶段性成果
2011年，学校下达了2011至2013年档案馆“985”经费预算200万元，当年实到经费110万元。在该经费支持下，数字档案馆建设工作快速推进：
（一）购置相关设备，为数字档案馆建设提供硬件保障。在原有设备基础上，2011年购置了应用服务器、数据备份服务器、防火墙、磁盘阵列、单反数码相机、扫描仪、大容量UPS电池等一大批数字化设备，为档案信息化建设提供了设备基础和安全保障。
（二）馆藏档案数字化工作持续推进。2011年，完成了校报，专利及软件版权证书，科研获奖证书，录取名册、新生名册及部分毕业名册，教学计划，2010-2011年学籍档案，1983年以前全部基建档案、1983年以后部分基建档案等大批馆藏档案的数字化扫描和录入工作，完成了相关数据库及检索系统的建设，为档案资源的快捷利用和共享奠定了坚实基础。完成了学校网站新闻下载存储和馆藏毕业生合影的整理扫描工作，为校庆60周年毕业合影浏览系统建设做好资源准备。
（三）文档及声像等对外利用平台建设取得初步成果。数字档案馆文档及学籍学位对外利用平台基本建成，并通过了专家的初步论证，目前正在测试与调整中；完成了声像档案利用查询系统的框架设计和平面设计，目前正在进行系统开发。完成了档案管理系统与学校公文发布系统的对接，保证了网上发文的即时归档。
（四）充实完善了档案馆网站。充实完善后的档案馆网站突出了服务功能和文化传播功能。一是在主页显著位置设立了便捷通道，将服务指南、展馆预约、档案查询、网站地图等服务栏目集中排列，为利用者提供了方便；二是增加了数字档案馆文档及学籍学位利用平台等栏目，方便利用者今后在网上查询利用档案；三是在档案馆网站上增加了校报浏览、校史回眸等专栏链接，在网上专题展览中增加了张进和冯秉铨诞辰百年展，为学校历史与文化的多渠道展示付出了努力。
截止2011年12月底，全年共完成传统档案数字化扫描27.3万页（张），另外还扫描大幅面基建图纸及校报共2万余张，新增电子照片约1.33万张；新增案卷级目录3.57万余条，新增文件级目录37.4万余条；新增挂接原文7万余条，实现了局域网内的全文检索，给档案编研和利用工作带来了很大的便利，也实现了对传统纸质档案的保护。
二、档案编研与开发继续领跑全省高校
（一）持续开展“华工口述档案工程”。抢救性采访老华工人，记录他们在华工工作、学习、生活的情况，从中挖掘华工发展历史过程中一些不被后人知晓的事件及故事，补充丰富学校历史，传承华工文化，这是档案馆档案编研工作的一个重要项目。
2011年，档案馆与公共关系处和校友企业广州珠影数字音画传媒有限公司合作，采访了27位老同志，已制作录像光盘22份，加上前两年采访人数，总计采访36人，制作录像光盘32份，整理抄本25万字左右，为建设“华工口述档案库”、编辑出版《口述华工》校庆丛书积累了宝贵素材。
（二）组织或参与部分校庆丛书编撰。2011年以来，档案馆与公共关系处合作，通过发布《华园•永恒的记忆》档案史料征集通告征集华工人对华园往事的回忆文章，从馆藏校报、校友会刊、相关书籍中收集整理并录入华工人对华园往事的回忆文章，组织编撰校庆丛书——《华园往事》，目前已收到的相关文章125篇，录入文章字数35万字，为明年出版该书奠定了基础；积极参与宣传部牵头编撰的校庆丛书——《漫游中国大学——华南理工大学》。档案馆作为该书的主要参与部门，参加了教育出版社在哈尔滨召开的《漫游中国大学》研讨会，为该书撰写了第二稿编写提纲，参与了历次编撰提纲修改讨论会和编撰提纲修改补充工作，还为该书的编撰提供了大量的参考书籍目录。目前上述校庆丛书正在编撰中。
（三）围绕校史馆完善开展编研工作。为了在60周年校庆前进一步完善校史馆内容，档案馆依据馆藏档案史料，逐步对学校历史沿革、历届党政领导任职沿革进行深入挖掘和补充完善，并对学校发展的重要信息进行实时收集和积累，以保证校史馆信息的及时更新。目前完成了华南理工大学组建历史简述（更新）、华南理工大学历史沿革图（更新）、华南理工大学历届党委领导名单（更新）、华南理工大学历届行政领导名单（更新）、中山大学工学院历史沿革。
此外，档案馆还按照广东省地方志办公室的要求，对即将出版的《广东省志（1979—2000）·人物》中档案馆撰写的我校知名人物罗明燏、冯秉铨、庄育智等13人的传略进一步补充和完善；依据馆藏档案，为《南方日报》编辑部推出的广东世纪学人专栏提供罗明燏、陈伯齐、罗雄才等人的写作素材；依据馆藏史料对华工精神文化形成轨迹进行挖掘，并形成了“历史记忆中的华工校歌”文章和“华工发展历史与华工精神文化”专题讲座PPT。完成了以往编研成果的续编工作。
至2011年底， 档案馆共新编、续编各类编研资料36余份（本），编制目录33本。2011年9月，我校编辑出版的《华南理工大学校园建筑与人文景观》被评为广东省档案编研优秀成果第二次评选活动一等奖。
三、档案基础业务工作扎实开展
（一）积极开展监督指导及业务培训。2011年以来，档案馆采取会议培训、现场指导、QQ答疑等多种方式加强对各单位档案业务工作的指导、检查和监督力度。结合2011年上半年接收档案的契机，组织专职档案员对有关单位部门立卷情况进行了现场指导检查；根据学校军工认证保密资格审查工作需要，档案馆加强了涉密科研项目保密档案建设的指导检查力度，不仅对全校涉密人员进行了涉密档案业务培训，还派出专人到有关部门、部位进行涉密档案立卷指导和检查，推动了这项工作的顺利进行。2011年暑假，按照广东省档案局对专职档案员进行档案信息化知识全员培训的要求，档案馆组织专职档案员参加了广东省档案局举办的档案信息化培训，此外，还派出两批4人参加了高校系统的档案信息化培训，全面提高了专职档案员的档案信息化意识，强化了档案信息化知识，增强了相关工作能力。
（二）进一步推进部门立卷和过期档案销毁工作。依据教育部27号令和国家档案局8号令，结合学校档案工作实际，研究制定了《华南理工大学部门立卷归档工作规范》，并以学校文件形式印发（华南工校〔2011〕61号）。该规范为校内各单位做好立卷归档工作提供了工作依据和操作规范，为保质保量完成立卷归档工作奠定了基础；为了推进部门立卷工作，档案馆还组织召开2011年档案工作业务培训会，对《华南理工大学部门立卷归档工作规范》进行详细解读和宣贯；在去年基础上，财会凭证档案、科研项目档案、研究生学位档案也陆续实现了部门立卷；积极开展过期档案的鉴定工作，针对部分短期财会档案保管期限已到的情况，与财务处、监察审计处等部门一起在档案鉴定领导小组领导下，对4064卷过期财会档案进行了清理与鉴定，拟在合适的时候按规定对其进行销毁。
（三）圆满完成本年度各门类档案的接收整理及立卷工作。2011年以来，档案馆采取有效措施，加强各单位档案材料的收集、归档工作，完成了年度各门类档案的接收、整理、立卷工作，特别是亚运档案的接收、整理、立卷工作，做到电子文件和纸质档案同步归档。
至2011年底，档案馆新增接收案卷数为17763卷，同比增加42.42%；新增立卷数为17793卷，同比增长40.9%；新增实物64件，同比增加88.23%；新增纸质照片796张，同比增加1795%。此外，新增电子版照片1.33万张，70.86G，新增光盘40张，新增视频文件246个，学校网站新闻下载0.34万条，6.42GB。目前档案馆馆藏总量为10.95万卷，实物430件，光盘199张，纸质照片6976张，视频文件840个，数码照片7.33万张，300.86G，馆藏资料8260本，传统档案数字扫描总数约为84万页（张），另扫描大幅面基建图纸、校报共2万余页，录入文件级机读目录90.7万条，挂接文件级原文约23.8万条，挂接案卷级原文0.22万条。
（四）秉承服务第一的理念，为利用者提供高质量的档案利用服务。档案馆始终秉承服务第一的理念，最大限度地发挥档案资源服务学校、服务校内各单位、服务师生员工、服务社会的作用，为来馆利用者提供细致周到的服务，受到利用者好评。如：
2011年1月，原国立广东大学代理校长褚民谊之子来档案馆查询其父相关资料，我校档案馆认真接待，为其提供了相关资料，并联系中山大学档案馆提供进一步帮助，令其深受感动。2011年暑期，美国亚利桑那州州立大学攻读社会学的在读博士陆伊骊致信我校档案馆馆长，希望来馆查阅我校前身华南工学院早期发展资料以完成国际会议论文，档案馆经有关部门批准后，热情接待了她，并为其提供所需档案资料70余页，保证其国际会议论文的顺利完成。
2011年下半年，接待孙中山秘书、原广东大学筹办人之一、国立中山大学工学院教授黄昌谷之外孙女杨迎，想方设法为其提供黄昌谷及黄昌谷三个子女在国立中山大学教书与读书时的资料，并提供去华农档案馆、省档案局查找资料的途径和方向，方便其联系相关知情人员进一步了解更多更详实的信息，使其深受感动。
2011年暑期，档案馆人员放弃了假期休息，随叫随到，及时快捷地为教育部“小金库”抽查组提供多批大量的财会凭证，保证该项抽查工作顺利完成；为了配合我校2号楼改造，学校急需寻找多处临时办公地点，以满足各部处办公需要，档案馆及时提供了大量备选临时办公地点的图纸资料，保证了各临时办公地点的顺利改造及搬迁；为了支持建筑学院编写院史，档案馆在2011年暑期连续多天为编写组老师提供建校以来与建筑系相关的教职工名册以及校报中与建筑系相关的信息，满足该院的写史需求。此外，档案馆还为5号楼、学生活动中心、东区学生饭堂、图书馆、西湖苑、老体育馆、南校区学生宿舍等多栋建筑的空调安装系统，以及校内教职工公寓、宿舍的外墙装修、扩建、改造、加装电梯等工程提供了大量的基建图纸和消防验收资料。
至2011年底，档案馆共接待利用3542人次，同比增加0.7%；调阅10296卷，同比增加3.24%；复印（含扫描、拍摄）25594张，同比减少1.4%。
四、广泛开展学术交流与研究和档案宣传工作
2011年，档案馆共接待吉林大学、四川大学、厦门大学、山东大学、复旦大学、兰州大学、中山大学、苏州大学、暨南大学、华南农业大学、广东工业大学、广东技术师范大学、汕头大学等23 所兄弟高校档案工作同仁来馆访问；同时，派出人员分别到中南大学、湖南大学、四川大学、中国矿业大学、哈尔滨工业大学、哈尔滨工程大学、贵阳师范大学、华南农业大学等8所高校档案馆进行学习交流。通过上述交流和学习，汲取了先进的管理理念和管理经验，对我校档案工作的今后发展起到了借鉴作用。档案馆围绕“冯秉铨教育思想研究”、“华南理工大学特色文化形成轨迹研究”、“高校口述档案的建立及研究”、“以张进为代表的华工早期领导者办学思想方略特色研究”等校级课题积极开展研究工作，并取得了一定进展；档案馆还积极参与了教育部《高等学校档案实体分类法》的修定工作，以及《广东省高等学校档案工作水平评定办法》及《广东省高等学校档案工作水平评定标准》的研究、制定工作。档案馆还被推选为广东省档案学会高校系统委员会第六届理事会副理事长单位。
2011年，档案馆人员撰写论文和文章9篇，公开发表论文或文章8篇，申请到校级高等教育研究课题1个。在广东省档案学会2011年学术年会上，档案馆报送的论文荣获一等奖1篇，三等奖2篇，填补了广东省高校系统历年来无人获得一等奖的空白。
2011年档案馆利用校园网的“学校要闻”、“校园快讯”和档案主页广泛开展档案宣传工作，在校庆周举办校史馆开放周活动，不断提高全校师生对档案文化和学校历史的认知程度。截至目前，在“学校要闻”、“校园快讯”上发布重要档案工作动态10条，在档案主页上发布档案工作动态30条；发布通知公告15条。
五、立足展馆及校园景观，多渠道传播档案文化
2011年上半年，为了宣传推介校史馆等展馆，档案馆依据馆藏档案，积极制作宣传页及宣传海报，分发至各个学院，并在学校公共宣传栏张贴大幅宣传海报；结合毕业教育，与校团委、研究生院联合发布《关于组织2011届毕业生参观学校各展览馆的通知》，吸引毕业生进馆参观；加大网上宣传力度，将各展馆新闻、宣传海报、展馆开放通知等及时发布到相关网站，供关注者浏览；开设档案馆微博，积极宣传各馆，并为关注者解答疑惑。
2011年，档案馆招聘了多批校史馆解说员志愿者，以校史档案为教材，采取集中培训、现场观摩、现场试讲等方式对他（她）们进行全面培训，使其很快进入角色，出色完成了日常解说、特别是迎新教育期间的校史解说任务；设立校史馆QQ群，为解说员建立沟通交流平台，并将优秀解说员现场解说DVD放到群上共享，为新聘解说员提供范例；通过召开优秀解说员表彰会、组织解说员参观校园建筑与景观、举办校史讲座等活动，激发校史馆解说员的工作热情，增强其对工作的认同感和集体归属感。
档案馆还充分利用校园老建筑和重要人文景观进行华工文化和华工精神的传播，多次为来校参观的嘉宾和部分学院新生现场讲述校园老建筑和重要人文景观的文化历史内涵，追寻先人的足迹，探究学校的历史。
至2011年底，校史馆接待各类参观者共计3536人次，电子博物馆、电视机博物馆接待各类参观者1421人次。
六、切实加强档案馆内部建设工作
2011年，档案馆党支部抓住开展创先争优活动的契机，切实加强班子自身建设和学习服务型党组织建设，通过开展 “红色之旅”党建主题活动、党员公开承诺活动、观看廉政教育片《正气歌》、立足本职创先争优活动，以及党支部改选工作，不断加强思想建设、组织建设、作风建设、廉政建设；领导班子带头落实科学发展观、带头开展政治理论学习、带头创先争优，密切联系党员群众；关心馆内人员自身发展，鼓励其继续学习，不断提高综合素质和业务水平；鼓励馆内人员对所负责的工作进行创新，提升档案管理水平；倾力构筑积极向上、团结互助的团队精神。为了规范馆内各项工作，制订了《华南理工大学档案馆馆务管理规定》；为了加强安全工作，制订了档案馆各库房与办公室消防安全疏散图，修订了档案馆值班安排表和消防安全组织架构图；结合档案馆各科室职责完成了科室人员定岗定责工作；在馆内实行馆务公开，推动了馆内各项工作的开展。
七、问题与建议
随着馆藏档案的增加，学校于2010年在图书馆一楼腾出的330平方新增档案库房接近饱和，馆舍面积不足的问题再现；校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆是华工特色文化传播与传承的重要平台，但现有各展馆场地偏小，空间不足，为建校60周年校庆展馆内容充实及实物展品的增加带来障碍。希望学校能尽快建设集校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆、档案馆、会议中心、文化休闲中心“六位一体”的多功能、现代化、复合型的华南理工大学文博馆，为学校提供既满足保存华工历史、展示华工文化、传承华工精神的专业需求，又满足师生员工及社会各界群众的文化休闲需求的标志性教育与文化场所。
华南理工大学档案馆
二○一一年十二月三十一日
