2010年，档案馆依据本馆五年任期目标责任书之2010年工作目标，在学校党政领导的重视、领导和大力支持下，在校内各单位的积极配合下，在全校专兼职档案工作者的通力合作下，紧密围绕我校中心工作，履行工作职责，认真完成了年度各项工作。学校被广东省档案局评为省直单位2010年度档案工作优秀单位，档案馆被学校评为2010年度人口与计划生育工作考核优秀单位。现将有关工作总结如下：

一、持续推进档案信息化建设

（一）档案信息化建设项目被纳入学校“985工程”建设。我馆档案信息化建设项目（含数字档案馆建设）被纳入学校“985工程”条件支撑建设项目之文献资源和信息服务支撑体系项目，统一规划，统一建设。

（二）馆藏档案数字化步伐逐步加快。在现有经费条件下（2009年30万，2010年4.2万），逐步加快馆藏档案数字化步伐。截至本年底，全年完成了1949-2009年各层次学籍档案和部分照片档案的数字化扫描，以及学籍档案、声像档案原文数据库和相应检索系统的完善工作，其中，数字化扫描43万余页（张）；目录著录：案卷级16904条；文件级202212条；另录入报刊资料案卷级6618条，批量挂接20多万学生学籍档案及部分照片，并实现了局域网内的全文检索；为了保障网络数据安全，在原有设备基础上，购买了用于网络服务器目录数据备份的海量存储设备。

（三）按照档案“前端介入”要求，开展沟通与调研工作。积极与学校有关部门沟通，就学校OA系统和共享数据中心系统等的规划建设提出归档需求，为实现OA系统和各业务管理系统电子文件及电子资源实时归档做出努力；进行了网络信息自动搜索系统功能、识别率、实用性等调研工作，为下一步进行网上华工信息的自动采集归档做前期准备。

（四）进行档案信息化知识全员培训。按照上级进行专职档案员档案信息化知识全员培训的要求，全年组织专职档案员分三批参加了省内外的档案信息化知识培训，提高了专职档案员档案信息化意识，强化了相关知识，增强了相应的工作能力。

二、整合与活化档案资源与展览资源

（一）活化档案资源，档案编研与开发取得新成果。2010年，我馆在做好基础业务工作的前提下，积极围绕学校中心工作，活化档案资源，档案编研与开发工作取得新成果。与党委（学校）办公室、南校区管委会、公共关系处等部门策划编撰了《华南理工大学景观撷英-南校区》宣传册；依据馆藏档案资料，梳理编写“解读校训”文稿，制作推出了“解读校训”展览，并编撰了“解读校训”画册；为首任院长罗明燏诞辰105年，首任党委第一书记张进、首任教务长、著名教授冯秉铨诞辰100周年等纪念活动提供大批档案资料和照片，编写了张进、冯秉铨视频及PPT文字脚本，制作了冯秉铨纪念会PPT，与党委（学校）办公室、公共关系处、电信学院等部门策划编撰了《经霜风雨见丹心——纪念张进同志诞辰100周年》、《治学风范 士子楷模——纪念冯秉铨教授诞辰100周年》等纪念册；为力学系建系50周年研究整理了力学系历史沿革，并编入《工程力学系成立50周年纪念特刊》；按计划采访了陈仲言、黄仲宜两位资深老教授，进行了相关抄本整理、录像编制工作，整理编辑了《华南理工大学口述档案（2）》电子汇编；与宣传部合作，为《广东省志（1979—2000）·人物》的出版，挖掘、整理编写了我校知名人物罗明燏、冯秉铨、庄育智等13人传略；与党委办公室、人事处、科技处、宣传部、离退休工作处等部门及相关学院完成了2010年《广州百科全书》华工入选人物的筛选及近100名人物信息的挖掘、整理、编写与上报工作；完成了《中国工程院非院士专家学术成就概览》化工冶金与材料工程卷华工入选人物的筛选及8位人物信息的挖掘、整理、编写与上报工作；完成了《<解读校训>资料汇编》、《<广州百科全书>华工入选人物信息荟萃》、《罗明燏资料汇编》等编研资料的新编和续编工作。

（二）构建“4馆1室”综合文化管理平台，发挥档案与展馆资源的文化传播与传承功能。2010年，我馆完成了档案馆、校史馆、电子博物馆、电视机博物馆、南校区档案分室的整合，构建了“4馆1室”综合文化管理平台。为了充分发挥档案与展馆资源的文化传播与传承功能，我馆招聘了多批校史馆解说员志愿者，以校史档案为教材，采取集中培训、现场观摩、现场试讲等方式对他（她）们进行全面培训，使其很快进入角色，出色完成了日常解说、特别是迎新教育期间的解说任务；针对周末来校游人多，参观需求多的情况，我馆调整了校史馆等3个展馆的开放时间，在原有每周四下午开放的基础上，增加周六、周日全天开放时间，让更多的人走进3个展览馆，近距离感受华工历史发展轨迹和华工特色文化魅力；为了将我校近两年取得的重要成就纳入校史展览，我馆依据现有馆藏档案资料，对需要添加的内容进行梳理，并积极与多个部门沟通，对梳理出来的科研教学资料进行核对补充，对已有展版进行调整修改，在58周年校庆日之前完成了校史展览重要数据、重要信息的更新工作；为了做好电子博物馆、电视机博物馆的解说工作，我馆先后请德生集团老总梁伟校友和创维集团技术部人员为展馆管理人员讲解两个馆的相关专业知识和展品背后的故事；我馆还充分利用校园老建筑和重要人文景观进行华工文化和华工精神的传播，多次为来校参观的嘉宾和部分学院新生现场讲述校园老建筑和重要人文景观的文化历史内涵，追寻先人的足迹，探究学校的历史；我馆利用档案资源编写和制作了题目为“校训解读”、“回顾华工发展脉络 品味华工特色文化”两个专题报告PPT，分别为研究生和网院学生作专题讲座。上述工作为挖掘华工特色文化，传承和弘扬华工精神、积极探索档案馆功能拓展途径作出了应有的努力。日前，广州日报和南方卫视的记者先后来电子博物馆和电视机博物馆进行了采访，并在广州日报和南方卫视上登载和播出，受到市民的广泛关注。

三、馆舍建设及队伍建设取得突破

（一）馆库面积和设备条件得到改善。学校不仅决定在北校区北区建设图书档案大楼（该项目已纳入学校“十二五”规划），还在图书馆一楼腾出330平方米场地用做新增档案库房，满足3~5年过渡期档案库房需求，并拨付资金21万进行改造和设备购置。目前该库房已正式投入使用。此外，利用“985工程”经费，购置了真空充氮消毒机等设备，这是我馆建馆以来第一次购置大型杀毒灭菌设备，有效解决了馆藏实体档案的防霉灭菌杀虫问题，为馆藏实体档案的安全保护提供了重要设备保障。

（二）首设馆内管理架构和科级管理岗位。基于我馆目前形成的档案馆、校史馆、电子博物馆、电视机博物馆和南校区档案分室“4馆1室”的综合管理架构及管理职能，学校批准我馆首设综合档案管理科、信息与科技档案管理科、展馆与编研科3个科室，并设置了相应的科级管理岗位，改变了我馆一直以来管理职能弱化的被动局面，为我馆履行职责做好“双向管理”工作奠定了坚实基础。

（三）充实了专职档案人员队伍。今年招聘了档案学专业研究生1人，艺术设计专业本科生1人，有档案工作经验的研究生1人，计算机专业人员1人（后2人正在报批中），逐步实现专职档案人员结构的相对合理，基本涵盖了档案学、计算机、美术设计、文史等专业，以适应多元化档案管理工作的要求。

四、档案行政管理和业务管理工作扎实开展

（一）完成上年度各门类档案的接收、整理、立卷工作。今年以来，我馆采取有效措施加强各二级单位的档案材料收集、归档工作，完成了上年度各门类档案的接收、整理、立卷工作，并努力做到电子文件和纸质档案同步归档。截止2010年12月31日，我馆全年接收各门类档案、材料12424卷，同比增加26.64%；立卷12580卷，同比增加28.17%；调阅档案9972卷，同比增加38.32%；接待利用3516人次，同比增加33.68%；复印档案资料25958张，同比增加86.61%；录入案卷级目录16904条，同比增加66.9%；文件级机读目录202212条，同比增加18.5%；馆藏档案数字化43万页，同比增长291%；编撰各类编研资料23本（含续编及电子汇编），同比增加9.52%；档案检索目录29本，同比减少17.1%。

目前，档案馆馆藏档案总量达91802卷；实物件366件；照片数据约为6000张；数码照片约为230G；数码照片张数为60000张。视频数据为20G；视频文件为600个；各门类档案电子目录录入率100%。

（二）秉承服务第一理念，做好利用服务工作。我馆作为学校窗口单位，并称服务第一的理念，为来馆利用者提供周到、细致的优质服务。如，为台湾大学校长李嗣涔提供其父在国立中山大学机电专业学习时的毕业名册，令其感动；利用档案资源为学校各职能部提供以往规章制度近600个，方便了废、改、立工作的推进；为研究生院优博评选调阅了大量论文档案；为校团委、电信学院、力学系、土木系、建筑设计研究院等单位撰写单位历史提供了大量档案资料；为电力学院等单位制作研究生校友通讯录提供档案管理系统信息；为公共关系处、土木与交通学院、电子信息学院等单位建立校友数据库提供了从建校初期至今的历届毕业生档案资源；为建筑设计研究院、建筑学院、后勤集团等单位举办相关展览提供大量的基建图纸和照片档案资源；为教师公寓加装电梯提供了大量的基建图纸档案；为南校区教学区安装太阳能光伏系统、行政大楼、实验室、大学城中心酒店综合布线提供基建图纸等；为部分教职工办理房产转移等提供已故人员档案等等，最大限度地发挥档案资源服务学校、服务校内各单位、服务师生员工、服务社会的作用，受到利用者好评。

（三）加强了对二级单位归档工作的业务指导、检查和监督。举办了全校档案业务工作培训会，主管校领导刘琪瑾副书记到会作重要讲话；广东省档案学会秘书长、广东省档案局监督指导处处长钟伦清作题为《贯彻国家档案法规，依法治理学校档案》的专题报告。这次培训会议对进一步做好我校档案工作具有重要意义。此外，我馆人员还通过电话和QQ群实现与兼职档案员之间的沟通交流，了解各二级单位的归档情况，解答兼职档案员提出的问题；经常深入各二级单位进行业务培训、检查与指导，促进归档质量和数量的提升；我馆还加强了独立法人单位档案工作的业务指导工作，今年两次派人到华南理工大学广州汽车学院，对专兼职档案员进行业务培训和业务指导。

（四）进一步加强了档案规章制度建设。依据教育部27号令和国家档案局8号令，结合我校档案工作实际，陆续对2008年修订的规章制度进行再次修订，并以学校文件的形式发布了《华南理工大学档案管理办法》；结合高校档案实体分类法的修订，认真研究现有《高校档案实体分类法》存在的问题和不足，并结合我校档案工作实际，对高校档案实体分类法提出修改意见，供中高档案工作协会相关调研组参考。

（五）加大力度，持续推进部门立卷试点工作。我馆在去年有4个部门立卷试点单位的基础上，今年又增加了7个部门立卷试点单位，部门立卷试点单位面积扩大，同时，在教务处及各学院的配合下，在校内22个学院全面推行了学籍档案部门立卷工作。尽管难度很大，但是通过不懈的努力，取得了较好的效果。

（六）组织开展过期档案的销毁工作。今年，我馆针对部分短期财会档案保管期限已到的问题，与财务处、档案馆、监察审计处等部门在档案鉴定领导小组的领导下，通力合作，对过期档案进行了清理、核对和销毁工作，共销毁过期档案4915余卷。

（七）积极开展档案工作宣传。我馆利用校园网的“学校要闻”、“校园快讯”和档案主页广泛开展档案宣传工作，不断提高全校师生对档案工作的认知程度。在“学校要闻”、“校园快讯”上发布学校重要档案工作动态，在档案主页上及时发布我校档案工作动态和工作通知，利用档案主页宣传档案法律法规、制度、档案知识，利用“网上校史馆”、“名人档案”、“历史回眸”等专栏进行学校历史和馆藏档案的宣传与介绍，让档案主页成为我校档案工作宣传的主要阵地。截至目前，我校在“学校要闻”、“校园快讯”上发布重要档案工作动态3条，在档案主页上发布档案工作动态32条；发布通知公告17条。

五、学术交流与研究工作顺利开展

（一）承办会议与接待来访。2010年上半年我馆承办了教育部直属高校理工三组工作会议，并接待了中国矿业大学、哈尔滨工业大学、北京科技大学、华中科技大学等16所兄弟高校档案工作同仁来馆访问。

（二）派出人员学习交流。2010年，我馆派出人员分别到东北大学、吉林大学、哈尔滨工业大学、复旦大学、暨南大学、华南农业大学、广东工业大学、广东金融学院等高校档案馆（室）和深圳市档案馆、上海市档案馆等进行学习交流，总计29人次。

（三）课题研究与项目申报。围绕“冯秉铨教育思想研究”、“华南理工大学特色文化形成轨迹研究”、“高校口述档案的建立及研究”等校级课题积极开展研究工作，并取得了一定进展。2010年，馆内人员积极参与学校高等教育研究项目的申报工作，今年申报项目3项，获得立项1项。

（四）结合工作撰写论文（文章）。截至2010年底，我馆人员公开发表论文或文章9篇，其中1篇获中国档案学会青年奖优秀奖，1篇获教育部直属高校档案工作协会优秀论文评选3等奖，1篇获广东省档案学会2010年学术年会2等奖，2篇获得广东省档案学会2010年学术年会3等奖，1篇获广东省学会高教系统分会优秀征文评选2等奖，3篇获广东省档案学会高教系统分会优秀征文评选3等奖（有交叉）。

六、切实加强档案馆内部建设工作

2010年，档案馆结合开展创先争优活动的契机，切实加强班子自身建设和学习服务型党组织建设，在思想建设、组织建设、作风建设、廉政建设方面取得了一定成绩（详见“档案馆党支部创先争优工作总结”）。领导班子带头落实科学发展观、带头开展政治理论学习、带头创先争优；密切联系党员群众，关心馆内人员自身发展，鼓励其继续学习，不断提高综合素质和业务水平；鼓励馆内人员对所负责的工作进行创新，提升档案管理水平，倾力构筑积极向上、团结互助的团队精神；对馆内现有档案接收流程和利用流程进行了修订，按照档案馆工作职责做好内部的定岗定责工作，在馆内实行馆务公开，推动了馆内各项工作的开展。

七、面临的问题

（一）由于资金严重不足（2009年预算资金50万，到位资金30万；2010年，预算资金49.5万，到位资金4.2万），数字档案馆建设进度缓慢。

（二）学校还没有OA系统和共享数据平台，虽然上述系统和平台已列入学校三大发展规划之基础能力建设规划，但至今还没启动建设，影响了学校电子文件的即时归档。

（三）图书档案大楼已纳入“十二五”发展规划，但资金筹措仍在进行中，希望学校能尽快推动这项工作。

（四）我校现有校史馆场地偏小，空间不足，2012年即将举行学校组建60周年校庆活动，校史馆充实改造不可避免。校史馆是华工特色文化传播与传承的重要平台，希望有关部门尽快明确校史馆地点是否更换问题，我馆将根据场地情况思考规划校史馆充实改造方案。

华南理工大学档案馆

二○一○年十二月三十一日