第一部分  岗位责任制度
  外国语学院党政领导岗位职责
  1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民“三个代表”的思想，树立全心全意为人民服务的思想，以身作则，严于律已。
  2、认真自觉地贯彻执行党和国家的方针、政策和学校各项规章制度，并组织教职员工学习讨论，切实提高他们的思想政治素质和业务素质。
  3、贯彻民主集中制原则, 实行集体领导和个人分工负责相结合制度，每周召开一次学院党政负责人例会;按分工主持日常工作。抓好计划、组织、检查、总结等管理工作，经常督促所属人员履行岗位职责，深入实际，开展调查研究，提出改进工作的意见和措施。
  4、协调好分管各项工作之间的关系，调动广大教职工员工的积极性。建立各类学院学术群体和监督小组或成员：学术委员会、教学指导委员会、教代会、教工会、基金财务小组、兼职监督员等，并发挥其相应作用；密切联系群众，关心群众生活，自觉接受群众的监督和批评，虚心听取群众的意见 和建议。
  5、自觉维护学校、学院工作的集中统一，团结协作，积极参加、共同承办各项的工作，不推诿、不扯皮。
  6、副职要服从正职的领导，并认真完成正职委托交办的工作。正、副职之间要密切合作，互相尊重，互相信任，互相支持，加强联系，加强团结。
  7、严格遵守党纪国法，廉洁奉公，坚决抵制各种不正之风，同不良风气作斗争。积极抓好学院的各项建设。
  8、认真阅处上级下达的文件，及时完成学校领导交办的其他工作任务。
   
  外国语学院系（部）负责人岗位职责
  1. 系（部）负责人在学院院长的直接领导下开展工作；
  2. 向学院院长提出专业结构调整方案，拟定专业培养方向和培养目标, 根据培养方向和目标提出培养方案、课程设置和教学计划, 经学院教学指导委员会、学院党政领导集体讨论决定，报学校批准后负责实施；
  3. 依据承担的教学、科研任务, 拟定教师的聘任意见报学院批准后实施；
  4. 负责组织本系（部）使用教材、课堂教学安排，以及考试(含补考)、监考、 评卷、成绩登记与发送；
  5. 负责提出本系（部）教师的业绩考核意见；
  6. 对本系（部）教学情况、教学效果、教改和科研课题的进展情况进行捡查和监督；
  7. 组织本系（部）教师的政治学习及教学研究、教学改革活动；
  8. 认真执行听课制度，制定听课实施方案，组织对本系（部）教师的听课，互相学习，取长补短，以提高教学质量；
  9. 组织本系（部）教师开展多种形式的集体活动，以增强系（部）教师凝聚力和集体荣誉感；
  10. 完成学院院长交办的其他工作。

   
  外国语学院学院办公室行政管理人员岗位职责
  一、学院办公室主任
  1. 负责学院办公室全面工作；
  2. 当好学院党政领导的助手和参谋，协助主管行政工作的副院长管理学院日常行政事务；
  3. 负责党政院务会议摘要记录、文件整理、以及报告、总结等的起草；
  4. 负责办公室人员政治学习和思想教育工作；
  5. 负责学院公章管理；
  6. 负责办公室人员考勤、考核；
  7. 负责学院内外的公务接待、公函处理等；
  8. 负责学院各类业余学习班的招生、联络等；
  9. 负责学院治安、保卫、消防等日常监管；
  10. 兼网络管理员：筹划和协调学院网络建设、日常安全及运行维护；
  11. 完成学院党政领导临时交办的其他任务。

二、学院教学工作秘书
  （一）、学院教学工作秘书
  1. 负责学院教务管理：含本院研究生、本科英和日语专业、附修及“3+2”等；
  2. 协助主管教学的领导进行日常教学管理；
  3. 负责学院教学管理文件资料收集、整理与归档；
  4. 负责教师教学工作量考核和统计；
  5. 负责收集整理教学大纲、教学日历、试卷，安排考试、考查、答辩等；
  6. 负责收发教学任务通知书、教师用书，制定各学期课程表，联络通知调课、停课等；
  7. 负责学生学籍管理，办理成绩登记、注册、学生证和毕业证等；
  8. 协助副书记安排学生实习、参观等；
  9. 担任学院学位分委员会工作秘书；
  10. 完成学院党政领导临时交办的其他任务。
  （二）、大学英语教学工作秘书
  1、 负责全校大学英语教务管理；
  2、 协助主管大学英语教学的副院长处理日常教学管理工作；
  3、 负责大学英语教学管理文件资料收集、整理与归档；
  4、 负责大学英语教师教学工作量的考核和统计；
  5、 负责收集整理大学英语教学大纲、教学日历、试卷和安排考试、考查等；
  6、 负责收发大学英语教学任务通知书、教师用书、课程表，联络通知调课、停课等；
  7、 负责大学英语学生成绩整理：成绩的进出、核对、登记、勘误证明等；
  8、 完成学院党政领导临时交办的其他任务。
     
  三、组织员兼人事秘书

1、  负责学院组织人事日常事务和人事档案管理；
  2、  协助院长、书记做好学院教职工聘用、职称申报及评定等工作；
  3、  协助书记安排政治学习和思想政治教育工作；
  4、  协助院长、书记做好人才引进及调入；
  5、  协助院长、书记做好教职工的考勤、考核、晋级、评优等组织管理；
  6、  协助书记做好退休人员的联络管理；
  7、  完成学院党政领导临时交办的其他任务。

四、学生工作秘书
  1、 负责全院学生管理：含本科生、研究生等；
  2、 协助副书记做好本院学生的思想教育工作，制定思想教育工作计划，提出意见和建议；
  3、 协助学院党委抓好学生党支部建设，做好学生党支部组织工作、了解学生党员思想动态，做好学生干部的选拔、培养和教育工作；
  4、 配合学院党委主管副书记抓好本院学风、作风建设；
  5、 协助组织和管理学院学生各类校园文化、课外科技活动；
  6、 配合学院党委主管副书记对毕业生进行思想教育和就业指导；
  7、 完成学院党政领导临时交办的其他任务。

五、总务
  1. 负责全院日常行政事务管理、日常接待咨询；
  2. 协助教学工作秘书处理日常教务；
  3. 负责完成附修班成绩登记、整理等工作；
  4. 负责收发学院文件、报刊、杂志、信函，办理院内报纸、刊物订阅，公函邮寄等；
  5. 负责学院业余班级教材、资料订购、保管和发放；
  6. 负责学院各类班级（含短期学习班、附修班和3+2班等）的招生咨询、报名以及收费等工作；
  7. 负责管理学院会议室、接待室等公共场所的清洁卫生；
  8. 负责学院复印机管理：复印设备日常维护、文件和办公资料复印、复印纸和耗材保管等；
  9. 负责为学院师生订购假期车船票、办理各种票证；
  10. 负责保管和发放文具、清洁工具等；
  11. 兼学院现金出纳：负责学院财务基金现金保管和发放，日常办公经费报帐；
  12. 兼学院计划生育管理员：配合学校计划生育主管部门处理计生日常工作；
  13. 完成学院党政领导和办公室主任临时安排的其他工作。

六、设备管理员
  1． 负责全院设备管理；
  2. 负责学院计算机室的管理、设备维护、日常使用安排等；
  3. 负责学院各类办公电器设备申购、登记和报废等；
  4. 负责学院办公家具进出登记和报废等；
  5. 负责各科室计算机硬件正常维护；
  6. 负责计算机室阅卷机使用指导和辅助；
  7. 协助各系部责任教授对期中、期末试题打印；
  8. 兼学院会计：负责全院财务基金结算、日常帐务登记以及各类办公经费报销审核，负责填报奖酬金发放表、计划内教学经费和图书资料经费帐务进出登记；
  9. 兼全国大学英语四、六级口语考试华南理工大学考点管理系统维护和应用管理；
  10. 协助学院资料室日常值班（图书资料管理员临时离开时）；
  11. 完成学院党政领导及办公室主任临时分配的其他工作。

七、图书资料管理员
  1. 负责学院资料室管理；
  2. 负责学院图书资料、音像资料保管、典藏与日常流通；
  3. 负责对外联络图书资料、音像资料引进更新，及时分类上架；
  4. 负责学院资料室期刊当期上架和后期加工：年度合编、分编；
  5. 负责阅览室日常值班管理；
  6. 负责计划内杂志、图书资料、音像资料等经费报帐；
  7. 负责到校内外图书馆、火车站等流通场所提取新书；
  8. 兼学院网络主页管理：策划与维护学院网页、及时上挂学院各类资信；
  9. 协助学院计算机室日常值班（设备管理员临时离开时）；
  10. 完成学院党政领导及办公室主任临时分配的其他工作。
   
  外国语学院教师岗位职责
  1. 教师要自觉学习领会《高教法》和《教师法》，履行教师职责和义务，忠诚党的教育事业，以主人翁的态度从事教学和科研工作；
  2. 教师要把德育教育融入课堂教学之中，教书育人，讲求职业道德，为人师表，严谨治学，开拓创新，不断进取，树立良好的师德；
  3. 加强学习，更新观念，勇于在教学和教改中积极探索，不断更新教学内容、教学方法，努力掌握现代化教学手段，提高教学质量；
  4. 有高度的事业心和责任感， 按教学大纲认真编写教学日历，认真备课，写好教案；因材施教，上好每一堂课，认真批改作业；严格遵守学校有关主监考的规定，完成系/部或学院安排的主考、监考任务；
  5. 严格遵守和执行考勤制度，维护课堂纪律，不擅自停、调课，上课不迟到，下课不提前，做好学生上课出勤记录；
  6. 教书育人，关心爱护学生的成长，养成以各种形式与学生沟通交流的习惯；
  7. 根据学生手册有关规定，公正公平地对待每一个学生，合理评定学生成绩；
  8. 在完成本职教学教改任务的同时，积极参与科研和学术活动，不断提高自身教学水平和学术水平；
  9. 教师要教育学生讲文明、讲礼貌、守纪律，保持好室内卫生，爱护公物；
  10. 顾全大局，关心集体，关心他人，团结协作，积极参加系（部）、学院组织的各项政治、业务学习和集体活动，多为学院的发展作贡献。

 
  学院党群系统岗位职责
  党支部书记岗位职责
  1. 制订支部工作计划，并组织贯彻实施；
  2. 组织本支部教职工的政治学习，配合学院党委做好教工的思想政治工作；
  3. 关心入党积极分子的成长，做好预备党员的转正和发展新党员的工作；
  4. 主持支部的日常工作，召集和主持支委会；
  5. 支持系（部）负责人、团队负责人的工作，妥善处理党政关系，协助完成各项工作任务。
  学院工会主席（学院教代会主席）岗位职责
  1. 接受学校工会的领导，主持学院工会的各项工作，召集部门工会委员会会议；制订工作 计划，并负责组织实施、检查和总结；
  2. 适时召开学院教代会，担任大会主席团秘书长。学院教代会闭幕期间，负责教代会的日常工作；
  3. 参与学院重大问题的决策和规章制度的制订；
  4. 负责工会干部、工会积极分子的培养教育工作，指导工会小组开展各项活动；
  5. 组织先进集体和个人的评选工作，宣传先进人物的优秀事迹；
  6. 参与学院计划生育宣传教育工作。
  学院团委书记岗位职责
  1. 加强政治理论学习，不断提高思想素质和理论水平，坚持四项基本原则，在政治上、思想上、行动上与党中央保持一致。切实加强思想政治工作，组织和引导广大团员青年进行马克思主义、集体主义和爱国主义的教育，以及党的基本知识和路线，方针、政策的教育，增强团员意识，充分发挥团组织的育人功能和团员的先锋模范作用；
  2. 接受学校团委的领导，全面负责学院共青团工作，处理日常事务，主持召开全委会和工作例会，贯彻执行上级团组织的决议，研究制订学院共青团的工作任务；
  3. 保持与学院党委、行政和上级团组织紧密联系，积极反映情况，汇报并请示工作，及时与学院的各团支部沟通，并布置工作；
  4. 组织开展调查研究工作，熟悉团情，掌握学生思想动态，有针对性地提出解决问题的办法。利用“推优”良好的组织形式对优秀团员青年进行思想灌输、党性教育和政治培养，对广大团员青年起到示范效应；
  5. 负责学院团工作计划的制定、检查和总结，经常指导和帮助各团支部开展工作，负责指导各学生团支部的工作和院学生会、研究生会工作；
  6. 负责团内的表彰、奖励和处分等工作；
  7. 加强团干部的团结，抓好学院团干思想、组织和作风建设，督促并帮助团委委员、各学生团支部书记做好各自的本职工作，协调各方面关系，树立良好的外部形象；
  8. 完成上级团组织及学院党委交办的其它工作。
   
  第二部分  工作管理制度
  第一章 行政工作管理制度
  外国语学院办公室工作守则 
  1、 认真履行岗位职责，敬业爱岗，实行坐班制，办公语言为普通话；
  2、 为人师表，加强职业道德修养，在工作岗位上保持仪表端庄，穿戴整洁；
  3、 按时上、下班，不迟到、不早退，临时外出办事应口头或留言知照，半天以上外出办公事、开会或培训学习等应向办公室主管请示，并在室内白板上明示；
  4、 严格执行学院请假制度，请假应争得办公室主管、或学院主管领导同意，并明示理由；
  5、 工作讲效率，做到上班时间认真完成分内事，极力避免到处窜门、长时间闲聊等影响正常办公的不良行为；
  6、  营造优雅的办公环境，文明办公，不在办公室里大声喧哗，争执吵闹；
  7、  电话玲响两声后应立即接听，文明用语，礼貌待人，耐心解答；
  8、  勤俭节约办公，节省用电，节省纸张，文具不浪费；
  9、  发扬正气，坚持原则。按制度办事，不拿原则作交易，对损害集体利益的不良行为敢于提出批评；
  10、 发扬集体主义精神，互助互爱，团结协作。讲团结、讲奉献，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做；
  11、 保持清新整洁的办公环境，搞好室内清洁卫生，不在室内吸烟，废物纸屑放垃圾篓；
  12、 注意安全，防盗防火，人离随手关门，下班关电、关窗、锁门。
   
  外国语学院印章管理规定
  1、外国语学院印章管理规定根据学校《各类印章刻制、使用和管理规定》，结合我院实际制定。
  2、本规定所指印章包括学院党委印章、学院印章、学院分团委印章、外语培训中心印章。
  3、学院办公室是学院各类印章的综合管理部门，根据业务管理范围建立印章登记本，由专人对印章进行管理。
  4、学院书记、院长以及分管学院领导应对学院的各类印章使用情况进行监督、检查，学院办公室主任及组织人事秘书、学生工作秘书（监印人员）负责印章的保管和使用。印章平日随印随锁，假日加封。如有遗失或误用，由监印人员负完全责任。
  5、对不合规定、不符合手续的用印，监印人员应提出异议并向学院领导报告。要提高警惕，严防私用、盗用印章。
  6、学院印章的使用范围一般用于学院职责范围的业务工作。以学院名义发出的公文，由学院主管领导签字后，送办公室主任盖章；党群系统的相关证明公函，由学院党委书记、副书记签字后，送组织人事秘书盖章。个人需学院出具证明者，由本人提交书面说明，经学院主管领导签注意见，办公室主任审核后，方可加盖公章或出具证明。
  7、各类教务工作公文经主管领导及教学秘书审核后，交办公室主任加盖学院公章；学生工作各类通知、申请、证明应根据送达单位，经学院学生工作秘书审核，先加盖学院团委印章，必要时送办公室主任审核后方可加盖学院公章。

 
  外国语学院档案管理办法
  一、学院档案管理工作由学院办公室主任（学校兼职档案员）统筹领导，业务上受上级档案管理机关的指导、监督和检查。学院系（部）负责人负责进行本单位的教学档案的管理工作；办公室工作人员负责职责范围内的相关档案整理、收集、上报等工作。
  二、根据学校的档案法规和规章制度，结合我院实际制定本办法。具体管理办法、归档要求、档案的管理、保管与利用参照学校规定执行。本办法主要确定学院归档的范围。
  三、凡是反映学院重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围。（参照《华南理工大学档案归档范围和保管期限表（征求意见稿）》）。
  （—）文书类。
  1、上级部门颁发的属于学院主管业务并要求执行的文件，以及普发的、非学院主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
  2、上级部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
  3、上级领导视察、检查我院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；
  4、代上级部门草拟并被采用的文件草稿和印本。
  5、本校党、政、工、教代会、团学召开代表大会、工作会议的全套会议文件、以及各种声像材料（由召开部门收集归档）；
  6、学院党委、行政会议文件材料，学院召开的各种工作会议，专业会议材料；
  7、学院颁发的（包括转发）及与其他单位联合颁发的各种正式文件的答复稿、印刷稿、重要文件的修改稿。
  8、学院的各类请示与上级机关、学校的批复文件。
  9、学院在各项工作活动中形成的工作计划、总结、报告、调查研究形成的重要文件材料。
  10、学院的各种统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
  11、学院党委、团委学生会、工会等工作活动中形成的重要文件材料。
  12、内容重要的来信、来访材料及领导的批示；处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。
  13、学院制订的工作条例、章程、制度等文件材料；
  14、学院的历史改革、大事记、年鉴、反映学院重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉（含个人）、奖励证书（含个人）、有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料。
  15、学院人事管理等工作及干部奖惩等文件材料。
  16、学院编印有关刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿、样本等。
  17、学院与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料。
  （二）会计类。
学院（包含应上报学校的）会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料（参见学校财务处相关管理规定）。
  （三）教学、科研类。
  1、学院制定的各种教学制度、办法、规章、条例；有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结；
  2、学籍管理材料（学籍卡、新生登记表、成绩册）；学籍变更材料（如休学、复学和退学材料）；学生奖惩材料、招生、分配工作材料（招生计划、招生简章、专业介绍、代培计划与合同；招生工作总结、新生名册、毕业分配（就业推荐）计划、分配方案、分配工作总结、毕业生分配名册、毕业班合影照、毕业证书存根）；
  3、课程安排表和教学进程表，教学年历；
  4、专业教学计划，教学大纲各课程学期授课计划，教师任课安排，典型讲义；各课程考试题、成绩单，成绩统计表及试卷分析，教学质量调查材料；教学实习计划、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定材料，有代表性的实习报告；优秀的毕业论文和毕业设计以及评审意见，生产实习中的优异成果；有价值的课程建设的全套材料（教学计划、教学大纲、教案、题库、试卷、优秀学生习题本、自编讲义、主编、参编、主审、参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书、教学总结）；
  5、学院教师编制的电化教学录音、录像带等；
  6、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料；
  7、教职工在各种报刊杂志上发表的文章，在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件；学校教育研究课题的成果、报告及其审查鉴定文件；
  8、教职工编译正式出版的各种专著、教材、教学参考资料等；
  9、师资培训计划、考核、总结、出国进修工作等有关材料；
  10、兄弟学校、学院有参考价值的教学资料。
  11、学生军训、入学教育等重要材料。
  12、教学设备、仪器的管理资料。（参见学校资产管理的相关要求）
   
   外国语学院复印管理规定
   为创造一个“公平、高效、节约”的工作环境，提高办公效率，使学院复印机正常运作，保证复印质量，节约成本，特作出如下复印规定：
  一、管理员守则
  1． 学院复印机管理员（总务员）认真履行复印工作职责，认真监督每次复印资料者填写复印记录，遵守技术操作规程；
  2． 爱护和经常检查复印设备，定期通知检修公司上门保养，如有故障或损坏应及时报告检修公司维修；上班开机预热（潮湿天气），下班（或干燥天气每次用后）关机切断电源；
  3． 保管好复印器材和耗材（如复印纸、碳粉合等），保证机器正常运转和纸张供应；
  4． 复印设备和耗材，未经主管同意不得擅自搬动或挪作他用。
  二、操作规程
  1． 复印设备原则上只作本院小量办公文件资料复印；
  2． 复印机由管理人员专人操作，个别应急操作原则上应征得管理人员同意；
  3． 严格执行操作规程，操作过程要集中精力，禁止边复印边吃食物、吸烟等；
  4． 不得复印任何宣传广告、反动言论单张。
  三、注意事项
  1．原则上不作非办公资料复印，但本院教师个别应急单张、资料室外语资料（少量）可酌情记帐后复印；
  2．记帐卡办理和操作方式：预先在学院财务管理员处打入费用，开具复印记帐卡，每次复印后在卡上扣费，严禁复印操作员收取现金；
  3．复印费用：A4纸每张0.10元    A3纸每张0.15元

 
  外国语学院来客来访接待制度
  1、来客来访接待工作应本着热情、真诚、简朴的原则，由学院办公室统筹安排。属专业性的工作联系，由系（部）负责；属党群系统工作洽谈，分别由学院党委、院工会、学院团委具体负责。
  2、来客在10人以下者，根据需要可安排1--2名学院领导陪同；10人以上者，可安排2--3名学院领导陪同，若临时需要工作人员，则由办公室视情况安排。陪同人员的安排实行对等陪同的原则。并严格按照学校有关接待工作规定办理。
  3、确有必要由学院接待用餐的，应报学院主管领导批准后方可进行。学院接待用餐一般划为公务宴请、一般宴请和工作餐三种:
  (一)公务宴请主要指:
  （1）厅局级以上领导来我院检查指导工作；
  （2）签字仪式、新闻发布等涉及学院重要外事活动，需学院领导出面的特殊宴请仪式；
  （3）涉及我院重要工作的主要部门及特殊需要来访者。
  （二）一般宴请主要指:
  （1）学院承办的一般工作、研究、交流、总结性会议或一般性交流比赛等公务活动的迎接和欢送宴会；
  （2）上级业务主管部门主要领导来我院办理重要工作；
  （3）外国友人来访，需学院安排接待。
   (三)工作餐由学院办公室在校内安排接待，学院领导一般不出席用餐,陪餐人员一般不超过2人。主要指:
  （1）相关院校或单位来我院交流工作;
  （2）人才引进及学术讲学等工作接待；
  （3）其他涉及我院专项工作的一般性用餐。
  4、用餐标准：公务宴请用餐标准原则上不超过60元/人，一般宴请用餐标准原则上不超过40元/人；工作餐在校内安排,用餐标准不超过20元/人。特殊情况和外事接待需经有关学院领导批准后执行。
  5、来客来访的接待活动中，不搞迎送，不得用公款游山玩水，不得接受和馈赠礼品；相关费用严格履行学校财务审批程序。
  6、本规定不包含学院承办和举办的有专项招待费的公务活动。
  7、接待来客来访应以不影响学院教育教学、师生生活秩序为前提，向客人介绍有关情况应符合保密原则和学校有关规定，若来访者提出不合理要求，应婉言谢绝。
   
  外国语学院人员调配工作暂行规定
  为了加强学院人事管理工作，加强我院教学、科研、和管理队伍的建设，保证新增人员符合学院发展和工作岗位要求，根据《华南理工大学人员调配工作暂行规定》，结合学院实际制定本规定。
  1、我院教职工人员调配（调出、调进、辞职、出境、出国和自费留学等）申请及选留接收毕业生，均应由学院党政联席会议决定。
  2、学院成立进人招聘考核小组（见第四部分“附件”中“外国语学院各类管理委员会”），凡调入人员及选留接收毕业生，除审查书面材料外，必须经过该小组考核，并上报学院党政联席会议审批。
  3、根据学院师资队伍的结构和学科梯队建设发展规划，有计划、有步骤，积极而慎重地引进优秀学科人才；被引进人才经学院进人招聘考核小组面试后，面试小组将就其研究方向、学术及教学水平、发展潜力和工作安排建议等，拟出书面意见；学院党政班子根据书面意见及其他综合因素，集体讨论决定是否引进，并上报学校审批。
  4、根据学院师资队伍建设和教学行政、辅助管理岗位的需求, 有计划、有步骤，慎重而稳妥地补充人员。凡新增或调入教学系列人员、教学辅助、行政管理系列人员，除审查书面材料作初步筛选外，还必须经过学院一级面试。学院党政班子根据面试结果及其他综合因素，集体讨论决定是调入，并上报学校审批。
  5、申请流动（含调动、辞职、出国定居和自费留学等）人员，必须至少提前一个月向所在团队提出书面申请, 否则学院不予受理；申请流动人员在接到调函或批准辞职后，方能办理离校手续。在待批期间，必须继续认真完成原岗位所承担的各项任务，不能擅自离岗，违者按旷工处理。
  6、其他调进调出相关规定，遵照《华南理工大学人员调配工作暂行规定》执行。
  7、学院退休教职工按学校相关规定办理退休手续后，应在三个月内理清学院各项固定资产、财务等的交接工作。
               
   
  外国语学院教职工在职进修管理办法
  根据《华南理工大学教职工在职进修学习规定》，为加强教职工在职进修学习管理，提高专业技术人员和管理干部业务素质，进一步理顺进修学习与工作的关系，对我院教职工在职进修进行规范管理，制订如下办法：

一、申请在职进修的基本条件     
 1、拥护党的方针、政策，与时俱进，开拓创新，思想品德良好，遵守学校各项规章制度，爱岗敬业，上进心强。
 2、出色完成本职工作，自身业务水平有明显提高，专业技术人员聘期或中期考核结果为合格以上，其余人员连续两年年度考核结果为合格以上。

 3、提出申请时，原则上教师来校工作必须满二年，其余人员来校工作必须满三年。申请进修者学习的专业应与本人工作岗位相一致（从党政管理工作岗位转为教师岗位除外）。

4、 在职进修期间不影响学校和单位安排的工作，保证完成学校规定的考核工作量。

5、在职进修的条件符合国家、省市和学校的有关规定。
     
  二、申请程序
     1、 申请人必须向所团队(办公室)提出书面申请，填写《华南理工大学教职工申请在职进修报名登记表》（表格可在人事处主页下载区下载）一份。

2、团队负责人要根据教职工在职进修的条件，结合本团队具体情况，全面考虑、统筹安排，做好团队成员在职进修的计划；团队负责人要认真核实教职工填写的登记表内容，并在该申请书上签署意见。

3、申请人将书面申请及登记表交学院组织人事秘书，学院召开党政联席会议讨论后上报学校审批。

4、教职工在第一次在职进修完毕取得学位后，原则上须隔三年才能申请下一次在职进修学习。
     
  三、管理办法

1、各项管理办法参照《华南理工大学教职工在职进修学习规定》相关规定执行。其中“攻读本校研究生学位，学费由学校承担70％，学院或个人承担30％”。属学院团队、专业重点培养对象者（团队主讲教师以上）学院承担10％，其他人员学院承担5％；攻读外校研究生学院承担的学费不超过当年学院支付本校研究生学费的最高限额。

2、进修者的工作量、“兴华人才工程”岗位津贴按学校规定执行，学院的各类奖酬金等酌情发放。
   
  外国语学院教职工请销假制度
  为规范管理我院教职工办理请假手续，根据华南工人【2002】152号文有关规定，结合我院实际情况，现对我院教职工办理有关请假手续及院系一级审批程序做以下说明。
  1、我院教职工凡需请假者，且符合华南工人【2002】152号《华南理工大学关于教职工探亲假、事假、病假的有关规定》的，同意请假。
  2、办理正常请假手续：教职工本人撰写请假申请报告（申请报告要如实反应请假理由，统一用16K信纸撰写，纸张版面后半部分要预留一定空位给团队负责同志及院系一级领导审批），并在学院网页上下载“教职工请假审批表”，如实填写。
  3、学院审批程序：
  （1）教职工本人将申请报告上交所在团队负责同志（首席教授/协调人、系主任）审批，团队负责同志需在申请报告上签署意见；
  （2）教职工本人将由团队负责同志签署意见的申请报告连同请假条上交学院组织人事秘书，由组织人事秘书统一递交给学院书记；
  （3）学院召开党政联席会，讨论该教职工请假问题；
  （4）书记、院长审批签字（加盖学院公章）；
  （5）教职工本人将院系领导审批后的请假条连同申请报告递交人事处审批；
  （6）人事处讨论审批后，由学院组织人事秘书通知院系领导、该团队负责同志及教职工本人，请假正式生效；
  (7)休产假的女教职工还需向人事处人事科提供学校计生办的同意意见。（操作办法：教职工本人或其亲属将系、部一级审批后的请假条连同请假申请报告上交学校计生办，经计生办负责同志核实情况后签字盖章。）
  4、请假期限到期前，请假教工应向所属系（部）负责人报告恢复正常上班具体日期，并及时到学院组织人事秘书处办理销假手续。按规定办理销假手续者，可重新享受学校和学院相应的福利待遇。
  5、擅自离岗对团队、学院各项工作造成影响者，将上报学校相关职能部门，按学校有关规定处理。
   
  附1：《华南理工大学关于教职工探亲假、事假、病假的有关规定》
   关于教职工探亲假、事假、病假的有关规定
  华南工人[2002]152号 ，2002.12.1

根据国务院和广东省人民政府的有关规定，结合我校的实际情况，对教职工的探亲假、事假、病假等有关问题作如下规定。

第一章  探 亲 假
第一条  凡参加工作满一年的教职工，与配偶、父母不住在同一城市，又不能在公休假日团聚的，按规定可以享受探亲假。
第二条   探亲假期：
  1.教职工在国内探望配偶的，每年给予一方探亲假一次，假期为三十天。
  2.未婚教职工在国内探望父母，原则上每年给假一次，假期二十天。如因工作需要或职工自愿两年探亲一次的，可给假期四十五天。
  3.已婚教职工在国内探望父母的，每四年给假一次，假期为二十天。如夫妻双方均为独生子女的，如父母或岳父母、公婆均居住在异地，可在每四年一次探父母的假期里选择探父母或探岳父母、公婆。
  4.探亲假期是指教职工与配偶、父母团聚的时间，另外根据实际需要给予路程假。上述假期均包括公休假日和法定节日在内。
第三条  探亲假原则上在寒假或暑假期间安排。如寒、暑假休假时间较短，可由各单位适当安排，补足其探亲假的天数。
第四条  教职工探望配偶和未婚教职工探望父母的往返路费，每年报销一次，夫妇只能一方报销。已婚教职工探望父母的往返路费，在本人月标准工资百分之三十以内的由本人自理，超过部分可以报销。
第五条  教职工的配偶或父母在境外定居的，其探亲假期按国务院办公室、劳动人事部、财政部（82）侨政会字第011号文的规定办理，即：
   1.已婚教职工出境探望配偶，四年以上一次的给假半年；不够四年的，按每年给假一个月计算。
   2.已婚教职工出境探望父母，每四年给假一次，假期为四十天，不予累计。
   3.未婚教职工出境探望父母，四年以上一次的，给假四个月；三年一次的，给假七十天；一年或两年一次的，按未婚职工在国内探望父母的规定给假。
教职工出境探亲，其境内段的往返路费，按国内探亲的规定报销，境外路费自理。
   4.教职工如不出境探亲而在国内会见国外回来的配偶或父母，其假期和路费享受国内探亲的同等待遇。
第六条  父母已经去世的归侨教职工，按国务院侨办（83）侨政会字006号文规定，可以出国探望亲兄弟姐妹，每四年给假一次，假期四十天，如在国内会见从国外回来的亲兄弟姐妹，每四年给假一次，假期二十天。
第七条  配偶公派出国、出境学习工作一年以上（含一年）的教职工，其出境探亲的假期，按教职工探望定居境外配偶的有关规定处理（见第五条规定）。
第八条  配偶公派出境攻读博士学位研究生的教职工，其申请自费出国探亲，探亲假一般为三个月，最多不得超过六个月。前三个月工资照发，从第四个月起，停薪留职，从第七个月起不保留公职。
第九条  根据国家关于攻读博士学位的研究生获得博士学位后，攻读博士学位期间计算工龄的规定，凡取得博士学位到我校工作的即可享受探亲假待遇。
第十条  教职工申请到境外探望子女、兄弟姐妹及其它亲人的，按事假处理。此假期原则上安排在寒假或暑假。
     
第二章   事 假
   
第十一条  教职工在工作期间，因特殊情况需请假的，假期在十五天以内，由各单位审批；十六天至一个月以内的，由单位提出意见，按管理权限，副处级以上的由组织部审批；其他的教职工由人事处审批；超过一个月的，由人事处或组织部报请学校主管领导审批。中层干部请事假三天以上或请假离开广州市一天以上的（包括公务外出），须由学校主管领导审批。
第十二条  教职工因私事(含出境旅游)短期出境申请事假，按国务院侨办（83）侨政会字第007号文规定处理。去港澳的假期最长不得超过三个月；出国的，假期最长不超过半年。在批准假期满后必须按期返回。如因故确需续假，应在批准的假期内办理续假手续，续假不超过一个月。请假手续按第十一条规定办理。如超假不归，超假在二个月之内的，予以停薪留职；超过二个月的，按自动离职处理。
第十三条  教职工享受探亲假时，一般不予同时批准事假。探亲期间如因特殊情况需要请事假，应取得当地乡、镇或医疗部门证明，按请假的有关规定办理。
   
第三章   病 假
   
第十四条   教职工因病请假或半休、全休者，应取得医疗单位的证明。半休或全休两个月以上者，应按管理权限分别报学校组织部、人事处备案。病假期间的生活待遇，按国务院规定执行。有关教授、副教授病假期间的工资待遇问题按国家有关规定办理。
     
第四章  请销假及其他
   
第十五条  教职工在国内探亲由各单位批准。到境外探亲，按出境手续报批，报批时须填写请假条，连同有关材料送有关部门审批，并要求在离校前及回校后到审批机关办理请销假手续。
第十六条  教职工请事假，须填写请假条，按审批规定到审批机关办理请销假手续。
第十七条  教职工未办理请假手续就离开工作岗位的，离岗时间按旷工处理。
第十八条  教职工在规定的探亲假期内（含路程假）工资照发。教职工请事假一个月以上的只发基本工资，停发各项补贴。
教职工享受探亲假及申请事假，须按期返回。有特殊原因需续假的，必须在假期内办理手续，如超假未归，按旷工处理。超假期间不发放工资。
第十九条  全年病假累计超过六个月，事假累计超过三个月，或病事假累计超过五个月的，不参加年度考核。
第二十条  教职工在校工作服务期未满，因有特殊情况申请出国（出境），经批准后，需向学校交纳“违约保证金”（按华南工人字[1999]第44号文件有关规定执行）。按时回校工作，待工作服务期满后，学校将保证金退还本人，超过假期者，保证金由学校另作处理。
第二十一条  教职工经法定程序办理了结婚手续的，可休结婚假，婚假时间为5天。按广东省计划生育条例规定，干部、职工实行晚婚者（即男25周岁、女23周岁为晚婚年龄），增加婚假10天。
第二十二条  请生育假的，按广东省计划生育条例的有关规定处理。
第二十三条  教职工的配偶及直系亲属死亡时，可给予处理丧事假5天。教职工的岳父母或公婆死亡后，经单位领导批准，也可给予5天的丧假。
第二十四条  教职工婚假、丧假期间的公休假日和法定节假日不作为计算假期的天数。
   

第五章   附 则
   
  第二十五条  本规定所说的“以内”、“以下”均包括本数在内。
  第二十六条  本规定从二○○二年十二月一日起实行，学校于一九八九年四月十二日印发的华南工人字[1989]第21号文规定同时废止。
  第二十七条  本规定由人事处负责解释。
   
  附2：《外国语学院教职工请假审批表》
  外国语学院教职工请假审批表
   所属团队    姓名 

   请假时间 年   月   日 至   年   月    日
   请假理由 

   团队意见 

   负责人签名： 学院
   审批
   意见 

签名：
  （盖章）   年  月  日
  组织部、人事处 审批
  意见 

  签名：                   （盖章）   年  月  日
  备  注 因病请假或提前休产假者必须有医疗单位证明

 
    外国语学院各类经费、基金管理办法
   学院各类经费、基金按照学校相应的管理规定进行留存备用，严格管理, 合理使用。
  一、管理守则
  1. 学校下发的各项经费，原则上专款专用，严禁作为奖金使用；
  2. 学校下发的课时补贴、监考费、以及学院各类创收进项等，全部纳入学院统一管理；
  3. 所有基金和帐务由学院财务人员（兼职会计、出纳）负责保管，由学院主管财务的副院长负责审批；
  4. 学院主管财务的副院长定期核定, 检查财务收支情况；
  5. 学院成立由各系（部）教师代表组成的财务小组，财务小组按有关规定负责监督质询学院的经费使用方向、年度财务收支及基金分配情况；
  6. 学院财务主管定期向学院财务小组和全院教职工汇报学院的财务收支等情况，积极听取广大教职工有关全学院财务创收、分配合理化建议。
  二、使用细则
  1. 按学院可使用总基金的15%，作为新一学期的初期使用；
  2. 按全院当学期总基金收入的90%，作为课时补贴、超工作量酬金、考勤奖金、福利使用；
  3. 按学院创收金额的10%，作为行政人员超工作量补贴和干部津贴使用；
  4. 按当年创收总金额的3%作为学院院长基金，作为年度的校际交流、教研活动、优秀人才引进以及其他特殊情况使用。
       
                                                    
   
  外国语学院计算机室管理规定
  为创造一个“公平、高效、节约”的教学服务环境，保证外国语学院教学、科研的正常进行，使学院计算机室管理规范化、制度化，特制定以下规定：
  一、管理员守则
  1、管理员应进行严格管理。计算机室服务对象为本院教职工，如非本院教职工申请使用，应征得学院主管领导同意方可进行；
  2、增强服务意识。为使用室内计算机的老师提供优良服务，对刚入门者提供必要的技术帮助；
  3、增强防范意识。室内的所有设备，只用于学院的教学及科研活动；应严禁他人利用室内计算机从事反党、危害国家安全和浏览下载色情网页等活动；
  4、严格把关，用后登记；做好监督，务必让上机者用后在“使用记录本”上如实登记；如发现用后未登记者，应给予提醒或口头警告；
  5、实行专门管理，外来软盘禁止在室内机器使用；及时制止他人使用受损、发霉及带病毒的软盘或移动用盘；
  6、爱护设备。严格遵守操作规程，爱护室内设施，严禁他人擅自搬动或改装计算机及其附属设备；如发现损坏设备或引发其它不良后果的责任人，应及时向学院主管领导反映，并提供处分依据，监督其负责经济赔偿；
  7、定期保养机器；如设备出现故障或损坏，应立即制止继续使用，尽快排除故障或及时请专业人士维修，并提供维修协助；
  8、提高警惕，注意安全；注意日常用电防火安全和防盗，下班检查电源，关好门窗；遇有特殊情况，应及时报告保卫部门，同时向学院主管领导反映；
  9、保证教学、办公用途，制止他人占用室内计算机上网聊天、玩电子游戏；
  10、讲究卫生、保持室内整洁，及时清理室内杂物；

二、计算机使用管理规定
  1. 本室只作全院教职员工进行教科文信息查阅、公文处理等，规定开放时间内，亲朋不得占用机器，禁止非本院教职工使用；
  2. 使用计算机和打印文件等务必用后在“使用记录本”上如实登记，上机不得玩游戏，严禁利用室内计算机从事反党、危害国家安全、下载内容不健康文字或图片和浏览色情网页等活动；
  3. 节约纸张，严格权限；纸张使用范围：与本院教学有关的各专业班级试卷、成绩单、办公文件等；
  4. 自带软盘和移动硬盘者，应事先用机内“瑞星软件”杀毒；严禁使用受损、发霉及带病毒的软盘或移动用盘；
  5. 未经许可不得自行载装任何应用软件，以免病毒入侵机体；禁止自行修改配置或附加密码口令，严禁进行硬盘初始化或格式化的操作；
  6. 正确使用和爱护仪器设备，未经管理员允许，不得擅自移动和处理出现故障的机器；
  7. 使用过程中如出现设备故障，应立即停止使用，并尽快向管理人员报告，积极协助排除故障；
  8. 上机者应自觉按操作规程使用计算机，因违规操作人为造成事故和导致机器损坏者，必须负责经济赔偿；
  9. 共同维护安静、整洁的教学科研环境，不得在室内大声喧哗和打闹，严禁吸烟、乱吐乱丢，废弃杂物务必放入纸篓；
  10. 开放时间：星期一至五上午8：30—11：40，下午15：00—17：10。周四、周五下午不对个人开放（全院集中或机器保养）。

 
  外国语学院录音编辑室管理规定
  1、 专人负责，专人管理。本室只限本系老师作系内教学、科研音带制作和编辑使用。管理员和使用人员要严守职责，不得在室内接待客人；
  2、 用后务必在“使用记录本”上如实登记，严禁利用室内设备从事反党、危害国家安全、录制编辑内容不健康音带等活动；
  3、 原则上不对外。如外单位借用该室编辑录音，须经主管批准，未经同意，不得擅自外借。并实行有偿服务，设备租金每小时100元（即每单元200元），操作人员加班费用具体另议；
  4、 使用者要爱护设备，严格执行操作规程。开机前必须仔细检查用机的连接线及电源线是否正确无误，用后关机断电，以确保工作安全；
  5、 操作过程中如暂时离开，要注意防盗安全，把门关好；
  6、 每次用完离开时要切断室外电源（勿关漏电开关），整理内务，锁好门窗；
  7、 室内的仪器设备，未经管理人员同意，不得自行搬动和拆用； 
  8、 保持室内清洁，严禁在室内吸烟、吃食物、乱扔杂物；
  9、 仪器使用完后，认真填写使用情况，如有故障或损坏应及时报告。
      
                                            
   
  外国语学院资料室管理规定
  学院资料室本着“服务先导、管理规范、藏旧纳新、促进发展”原则，为全院师生提供收集学科信息资料服务，使之成为促进学院教学科研发展的重要基地。为此，特制定本规定：

一、 资料室管理员守则
  1、 美化室内容貌，优化环境，努力为师生营造良好的学习环境；
  2、 树立服务观念，明确工作指导思想，使服务工作更主动、更热情、更周到，为师生提供优质的检索、借还书服务；
  3、 配合学院教学科研，积极引进更新图书资料，及时分类上架、新书介绍，使之第一时间为师生所用；
  4、 严格按规章制度办事，维护借还秩序，做好借阅书刊资料登记，保证资料室的正常运作；
  5、 坚持原则，加强监管、勇于纠正违反资料室管理规定的不良行为；
  6、 严格遵守和自觉执行规定，不徇私情，不以图书资料借阅作个人利益交换；
  7、 发扬主人翁精神，保持书刊的整洁干净，做好图书资料的维护保养工作；
  8、 提高安全意识，勤于检查安全防范措施的落实情况，做好消防防盗工作。

二、 资料室管理细则
  （一）读者须知
  1、外国语学院资料室服务对象为全院教职工和部分学生；其中藏书室只对本院教师和研究生开放，阅览室可对本院教师、研究生和本科应届毕业生开放；
  2、教职员工自带的书籍、刊物和书包等一律不得带入资料室，必须临时存放于指定地点；
  3、书架上的图书、杂志阅后须放回原位，以利再次查阅，勿随意放置；
  4、保持室内安静、整洁，勿大声喧哗、朗读、唱歌、吹口哨、高声交谈或制造其它噪音；
  5、保持清洁卫生，请勿在室内吃喝食物、乱扔纸屑、随地吐痰以及在墙壁、门窗、桌椅上涂抹刻画；爱护书刊资料、家具、设备和其他设施，损坏公物要按章赔偿；
  6、资料室安全，人人有责；严禁吸烟，防止火灾，严禁携带易燃易爆物品进室；
  7、请保管好个人物品，离开时要带走入室时自己存放的物品，物品丢失由个人自负。
  8、开放时间：周一、三、五全天、周二、四上午开放：
           上午8：00—11：30     下午2：30—5：00
  * 星期二、四下午为内务整理及全院集中时间。

（二）藏书室入室规定
  1、读者入室如需借阅书籍，应领取代书板；代书板损坏或丢失，将受到处罚；
  2、请使用代书板选取书，以便阅后归回原位，保持图书排列有序；不使用代书板或出库无代书板者，将受到口头警告或在学院网页通报；
  3、爱护书刊资料，请勿涂划、撕页、污损，违者按有关规定处理；
  4、保持室内安静、整洁，自觉维护室内环境；
  5、图书须经办妥外借手续方能带出书库，违者将按有关规定或不道德行为处理；

（三）书刊资料借阅规定
  1、 借阅办法及范围：
  借阅书刊资料须按章登记；根据需要及书刊性质，所藏书刊资料分为可供外借和仅供室内阅览两类。
  ① 可供外借的书刊资料：
  中、外文大部分图书（含文学艺术类）及书附光盘；中、外文复本期刊合订本；
  ② 仅供室内阅览的书刊资料：
   各种教学期刊杂志、报纸；
   藏书室收藏的各类珍本书、孤本书、进口原版图书；
   其他特别指定不外借的书刊；
  2、借阅制度
  ① 外借制度
   藏书室对全院教工读者开放，实行开架借阅；
   外借各类外借书刊资料册数和期限一览表：
  读者对象 限借册数 借阅期限 备  注
   图书 期刊 图书 期刊 
  本院教工 2 1 30天 15天 含文艺小说与专业用书
  本院研究生 0 0 0天 0天 只限在室内阅读。
  本院本科生 0 0 0天 0天 只限应届毕业生论文写作期间，在室内阅读。
   书附光盘须随原书同时办理借阅登记和归还；
   未办理外借手续携书出库者，按有关规定处理。
  ② 阅览制度
   书刊资料实行全开架阅览；
   阅览室所有教学期刊杂志、报纸概不外借，只限室内阅读，阅后当班归还，不得私自携出室外；
   如需复印，须办理手续在院内复印，且当班归还；违者按有关规定处理。
  3、图书预约与续借
  ① 预约
   每位教师一次至多可预约两册图书，但不可预约本人所借图书；
   处于“借出”状态的图书方可预约；
   预约记录30天内有效；
   图书归还后，将在预约保留架上保留7天，过期不候；
  ② 续借
   每本书允许续借两次，每次30天；
   图书到期或该书已被他人预约则取消续借资格；
   续借是自续借当日计算续借时间，请读者在所借图书即将到期前办理续借；
  5、借阅书刊资料逾期处理办法
  ① 读者所借书刊应按时归还，逾期未还者，暂停其外借资格直至归还并办理处罚止。逾期处罚措施：在学院网页通报批评。
  ② 逾期天数的计算
   规定还书日期在学期内的，一律从规定还书日期的第2天计算；
   规定还书日期在寒暑假内的，开学10天内归还，10天后计算逾期时间；
   书刊遗失，从规定还书日期的30天后计算逾期时间。

（四）保护书刊资料规定
  为了培养读者爱护资料室图书资料的美德，保护学院财产，免受损失，限制少数读者随意丢失或损坏书刊，特制定本规定：
  1、遗失书刊的处理办法
  ① 若以同版本或新版本或以与原版基本相同的复制本书刊赔偿，每册书刊交纳加工费5元，期刊合订本另加装订费10元。
  ② 无法以同版本或新版本或与原版基本相同的复制本书刊赔偿时，按下列办法处理：
   图书按原价5～10倍赔偿；具体倍数视其复本量、出版年代而定；
   多卷集图书，丢失其中一册，按单价或平均册价的10倍赔偿；
  2、损坏书刊的处理办法
  凡损坏书刊者，视情节轻重分别作如下处理:
  ① 损坏书刊经修复可继续使用的，由损坏者负责修复；
  ② 损坏书刊无法修复（含窃换内容）的，由最后一位借阅者负责，按遗失书刊处理办法赔偿；
  ③ 污损的书刊，不影响其流通使用者，由污损者负责清理复原；
  ④ 污损的书刊，无法继续流通使用者，按遗失书刊处理；
  ⑤ 本室有权责令损坏书刊者作书面检讨，并报告学院主管领导作进一步处理。
  3、偷窃书刊及擅自携书出室的处理办法
  ① 除追回被窃或携出书刊外，还将按书刊原价的10～20倍赔偿；
  ② 本室有权责令偷窃书刊者作书面检讨，并在全院大会通报批评。
  4、遗失、损坏光盘的处理办法（2006年生效）
  ① 若丢失或损坏光盘，本室需用保存盘进行刻录或复制，借阅者应交纳光盘刻录费20元或软盘复制费10元；
  ② 若不能刻录和复制的则必须加倍赔偿。
  （五）上机检索资料及浏览监听电子读物规定
  1、读者须办好登记手续，并服从管理员安排，按规定程序开关机；
  2、室内检索计算机只作系统内检索查询存书状况，不得进行上网、文字处理、玩游戏等日常用途，严禁浏览下载内容不健康的文字及图片，违者将按有关规定处理；
  3、爱护公共设施，不得随意摆弄电脑器件，若遇到机件故障，应立即向管理员反映，不得擅自处理，否则视情节轻重予以处罚；
  4、对于非法入侵服务器系统或有意修改、删除磁盘系统的用户，将在学院通报；
  5、读者如需保存文档等请与管理员联系；

（六）复印规定
  1、读者复印书刊资料，需经管理员允许，并按借阅规定办理有关手续再带出。请勿涂改、批划、撕毁和污损书刊资料，违者按有关规定处理；
  2、未经管理员允许，不能将书刊资料带出室外复印；
  * 远期将提供书刊资料的复印、打印、扫描、装订等技术服务

                                        
   
  外国语学院科研奖励办法
  一、总   则
  （一）、 为推动我院科研工作的发展，鼓励全院科研参与者积极争取重大科研项目，努力获得高等级科研成果，提高我院整体科研水平和学术水平，制订本办法。
  （二）、 学院设立下列科研奖励：
      1、 重大科研成果奖；
      2、 重大科研项目奖；
      3、 科研论文奖。
  （三）、 本办法中设立的奖项及奖金只适用于我院人员。
  二、重大科研成果奖
  （一）、为了鼓励争取高等级的科研成果，设立“重大科研成果奖”。
  （二）、凡我院教师主持完成或我院作为主要单位参与完成，且获得省部级二等奖（含）以上奖励的科研成果，学院将在上级主管部门奖励的基础上，配套发放一定比例的奖金。
  （三）、对获得重大科研成果奖且我院为第一完成单位的科研成果，学院按下列标准发给奖金，奖励我院成果完成人员：
  1、获“国家社会科学基金项目研究优秀成果奖”者，一等奖发奖金2万元，二等奖发奖金1万元；
  2、获“教育部全国普通高等学校人文社会科学研究优秀成果奖”者，一等奖发奖金1万元，二等奖发奖金0.5万元；
  3、获“广东省人文社会科学研究优秀成果奖”者，一等奖发奖金0.5万元，二等奖发奖金0.3万元。
  （四）、对我院作为主要参加单位参与完成的重大科研成果，学院发给该成果的奖金按我院在完成单位中的排序计。对排名第二位者，按规定奖金数额的1/2计发；对排名第三位者，按规定奖金数额的1/3计发；依此类推。
  （五）、对同一科研成果学院不重复发放奖金。在同一年度同时获得省、部、委级和国家级奖励的重大科研成果，按最高一级奖励发给相应的奖金；对同一科研成果，在已获得“重大科研成果奖后”又获更高层次奖励的，学院只发给高于上一次重大科研成果奖奖金的差额部分。
  三、重大科研项目奖
  （一）、为了鼓励争取承担重大科研项目，设立“重大科研项目奖”。
  凡单个（合同）项目我院实得经费符合下列条件的项目，授予“重大科研项目奖”：
  1、 横向项目实得经费：达10万元（含）以上；
  2、 纵向基础性研究项目实得经费：达6万元（含）以上；
  （二）、 实得经费是指按学校有关规定提取了全部管理费、水电费及学校基金的到款经费。只提取部分费用的经费可按比例折算成实得经费。
  四、科研论文奖
  （一）、为了鼓励发表高档次的科研论文，设立“科研论文奖”。
  （二）、凡标明以我院为第一作者所在单位正式发表的论文，符合下列条件的，授予“科研论文奖”，并对论文作者按下列标准发给奖金：
  1、被SSCI（《社会科学引文索引》）收录者，发奖金1000元/篇；
  2、被ISSHP（《社会科学与人文科学会议录索引》）收录者，发奖金800元/篇；
  3、被《新华文摘》全文转载者，发奖金500元/篇；
  4、同一篇论文被以上索引多次收录的，只按最高金额发放奖金；
  5、凡在当年外文核心期刊刊物上发表的论文，并且标明以我院为第一作者所在单位的，发奖金300元/篇。
  五、学术交流先进单位/个人
  为了鼓励学术交流，活跃学院学术气氛，设立“学术交流先进单位”奖，对学术交流活动的先进系（部）和个人予以表彰及奖励。
  六、评审规程
  重大科研成果奖、重大科研项目奖、科研论文奖的奖励对象由学院科研秘书依据当年上级有关部门公布的文件或资料统计提名，报学院学术小组讨论、审核定性，学院基金管理小组核定后实施发放。
  七、附  则
     本办法自公布之日起施行，以前其它规定与本办法不一致的，以本办法为准。
   
   
  外国语学院科研成果奖励措施
  为鼓励和调动我院广大教师、行政后勤管理人员的科研积极性，我院学术委员会和院务会在广泛征求意见的基础上于2002年7月12日召开专题会议，制定了以下鼓励教师、行政后勤管理人员从事科研工作的奖励办法：
  1. 在Language 和Linguistic Inquiry上发表论文一篇，奖励10,000元；
  2. 在公认的学术水平较高的国外本专业刊物上发表论文一篇，奖励2,000元；如对刊物的学术水平有争议，由院学术委员会裁定；
  3. 在本专业核心刊物《外语教学与研究》、《外国语》、《现代外语》上发表论文一篇，奖励2,000元；
  4. 在本专业其它核心刊物上发表论文一篇，奖励1,000元；
  5. 出席国际学术会议，在大会上宣读论文，论文收入正式出版的论文集，按核心刊物对待，奖励1,000元；出席国内学术会议，在大会上宣读论文，论文收入正式出版的论文集，奖励300元；
  6. 出席国际教学研讨会，在大会上宣读论文，论文收入正式出版的论文集，奖励300元；出席国内教学研讨会，在大会上宣读论文，论文收入正式出版的论文集，奖励100元；
  7. 在教育部直属重点本科院校学报上发表本专业论文一篇，奖励500元；
  8. 在一般本科院校学报上发表本专业论文一篇，奖励200元；
  9. 在本专业一般学术性刊物上发表论文一篇，奖100元；
  10. 公开出版高水平学术专著一部，奖励5,000元；
  11. 独立完成（或主编）国家重点规划教材一部（以教育部正式文件为准），奖励5,000元；
  12. 独立完成（或主编）全国统编教材（含教育部重点推荐教材）一部（以教育部正式文件为准），奖励3,000元；
  13. 独立完成（或主编）教材、名著翻译、编著一部，奖励1,000元；
  14. 独立完成（或主编）教参、练习册、词汇手册、读物，奖励300元；
  15. 编写大型语文词典，以200元/10万字奖励；
  16. 编写大型专业词典，以50元/10万字奖励；
  17. 获国家级人文社科基金项目一项，奖励10,000元；获省、部级科研项目一项，奖励5,000元；获厅级科研项目一项，奖励2,000元；校级项目（以结项时间为准），每项奖励200元；
  18. 获国家级科研、教学成果奖励，每项奖励10,000元；获省级科研、教学成果奖励，每项奖励5,000元。
  一般翻译文章、述评、书评、非本专业出版物不在奖励范围。第一署名人为非我院教职工，第二署名人为我院教职工的，奖励相应奖项的30%，第三（含第三）以后的署名人不在奖励之列。对刊物的级别、专著等的学术水平如有争议，由院学术委员会裁定。（本奖励办法自2002年起执行。）
   
  第二章  思想政治工作管理制度
  外国语学院党委中心组学习制度
  1、为了进一步规范学院党委中心学习组（简称“中心组”）的学习，努力推进理论武装工作，特制定本制度。
  2、 党委中心组学习的目的，是为了提高学院领导干部的思想政治理论素质、领导水平和管理水平。中心组成员要在学院政治理论学习中起好带头作用，做出表率。
  3、中心组的学习要理论联系实际，坚持国际国内形势相结合、与学校、学院的工作实际相结合。要结合学校、学院工作的重点、难点、热点问题组织成员进行专题研讨，发挥理论学习对实际工作的指导作用，推动学院的各项改革与发展。
  4、学院党委中心组成员由学院党委委员、党群部门正职负责人（团委、工会、教代会）、教工党支部书记组成。根据学习内容和需要，可吸收其他相关人员列席。学院党委书记任组长。
  5、中心组学习由组长主持，如组长因故不能出席，由其他党委委员主持。
  6、中心组学习由学院党委的宣传委员负责具体组织实施工作，包括制定中心组学习计划、安排中心发言、联系上级部门提供学习资料等，组织实施方案需经组长审核同意。
  7、 学院组织人事秘书负责会议记录并撰写会议纪要，同时以工作人员的身份参加会议。
  8、中心组学习主要围绕马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、党的重大方针政策、上级的重大决策、现代科技知识、现代管理理论及重要时事等内容展开。
  9、党委中心组的学习可以采取集中学习与个人自学相结合的形式。集中学习采取听专题报告和讲座、观看录像和展览、社会考察、讨论交流、写心得体会等灵活多样的学习方式。
  10、中心组原则上每学期集中学习1－2次，每次学习半天，学习时间一般选定在星期四的下午。如有重要的内容需要学习传达，可以随时安排。
                   
   
  外国语学院教职工思想政治工作条例
  1、为了贯彻党的基本路线，实现学校新的跨越式发展，必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和 “三个代表”重要思想为指导，切实加强和改进我院教职工思想政治工作，特制定本条例。
  2、加强教职工思想政治工作，建设一支廉洁、务实、高效的教职工队伍，要坚持实事求是的思想路线，从学校、学院的实际出发，密切联系教职工思想实际，关心、理解、尊重、爱护广大教职工，增强思想政治工作的吸引力和说服力，有的放矢地做思想政治工作。
  3、坚持灌输与疏导相结合，思想政治工作与业务工作相结合，解决思想问题和解决实际问题相结合，精神鼓励与物质鼓励相结合，说服教育与严肃纪律相结合，言传与身教相结合的原则，加强思想政治工作，提高思想政治工作的战斗性和实效性。
  4、主要任务是： 政治理论教育、党的教育方针的教育、形势教育、廉洁奉公教育、爱国主义和理想教育、民主与法制教育。同时做好离退休教职工的思想政治工作。
  5、建立思想状况分析制度，及时掌握教职工的思想动态，针对教职工中存在的思想问题，分层次进行研究，提高解决的措施和方法，把工作做深做细。
  6、坚持政治学习制度，教职工每月集中1－2次天学习党的有关路线、方针、政策、法令。教职工学习以团队、党支部组织为主，全院集中学习为辅的方式进行。
  7、定期深入师生，召开各种小型座谈会，开展谈心活动，大力提倡教职工自己教育自己，自觉改造主观世界。
  8、深入开展理论研讨、交流，定期或不定期组织思想政治工作研究和思想政治工作经验交流，有针对性地召开小型理论研讨会，不断提高政工队伍和领导干部政治修养和理论素质。
  9、学院党支部应在学校党委的统一部署下，制定教职工思想政治工作规划，并组织实施；学院工会应组织多种形式的活动，对教职工进行思想教育；在改善教职工工作和生活条件的同时，加强思想政治工作，发挥教职工的主人翁作用；做好调解工作，依法维护教职工的各项权利；学院团委在学院党委和上级团组织的双重领导下，做好我院学生的思想政治工作。做好推优入党工作。
   
  外国语学院学生党支部工作手册
  目录（内容另附）

（一）中国共产党发展党员工作细则（试行）
  （二）外国语学院学生党支部党员发展工作规范 
  第一章：党员发展的程序及时间安排 
     一、党员发展程序 
     二、组织发展流程图
     三、组织发展时间安排
  第二章：对有关会议的要求
   一、团支部推荐评议
  二、群众评议
     三、党内评议
     四、吸收预备党员支部大会程序
     五、预备党员转正支部大会程序
  第三章：规范化材料说明
      一、所需材料
      二、材料格式及填写要求
      三、组织发展材料清单
  四、预备党员转正材料清单
  附1：给递交入党申请书同学的一封信
  附2：给成为预备党员的同学的一封信

   
  第三章   教学工作管理制度
  外国语学院教学管理制度
  根据华南工教（2004）51号文《华南理工大学教师教学工作暂行规定》，为深化学校教学改革，充分调动教师的积极性和创造性，有效地开展各类教学活动，以提高教学质量，为此，对系（部）的教学管理内容、教师的教学工作规定，需进一步明确，并在此基础上进行相应的考核，特制定本制度。
  一、系/部管理工作
  （一）、教学任务管理规定
  1、坚持社会主义办学原则，贯彻党的教育方针，认真完成学校主管部门下达的教学任务；
  2、根据教学计划，提前拟订好下学期的各专业授课计划和授课进度分配好各人的教学任务；
  3、接到学校通知后，按要求选订教材；
  4、及时填写教学任务书；
  5、开课前由课程负责人审阅教案和讲稿；
  6、按学校主管部门要求提交相关材料如教学计划及课表等；
  7、要做好学期教研工作计划，并组织实施，认真做好教研活动记录；
  8、坚持系/部负责人及老教师的随堂听课制度，不断改进教学方法，提高教学质量；
  9、坚持系/部业务学习制度，定期开展学术讨论和学术讲座，不断提高学术水平；
  10、对新教师要拟订培养计划并认真执行，对中青年教师都要有个人培养计划；
  11、加强教学法的研究，定期召开教学讨论会，拟订改革方案，不断改进教学内容和教学方法，并及时总结撰写教学研究论文，参与兄弟院校的教学经验交流；
  12、加强教学设备的管理，保管好录相片、挂图、幻灯片、投影片和教具等，并及时更新，提高其使用率；
  13、加强教学文件资料的管理，对教学计划、授课进度、工作计划、工作总结要及时整理建档；
  14、加强教材资料的管理，教学参考书籍刊物有专人保管，进出要有登记。外出开会、学术交流的资料，应及时整理建档；
  15、大学英语教学部负责第二课堂教学：1）、调频台：做好计划泛听内容、准备泛听材料和磁带安排播放时间、检查效果；协助学校“英语城”的活动。
  （二）、教学档案管理规定
  1、教学档案建档内容
  （1）、课程教学大纲；
  （2）、任课教师审批单；
  （3）、教材；
  （4）、试题试卷；
  （5）、学生成绩单；
  （6）、考试成绩分布图；
  （7）、学生试卷；
  （8）、教师公开发表有关该课程的论文；
  （9）、任课教师开课小结；
  （10）、教案：教案是否存档可由任课教师自己决定；
  （11）、教学安排：包括教学任务分配、课表、实验分组情况、考试安排、监考记录等；
  （12）、教学活动记录：包括教学法活动；
  （13）、学生反馈：包括学生问卷、学生座谈会记录；
  （14）、请示报告副本：中心教学工作过程中向学校主管部门的请示报告存档；
  （15）、其它：包括试题集、库，教学课件、多媒体教学资源及其它教学资料
  等。
  2、教学档案归档时间
  （1）、对随时产生的材料要随时归档；
  （2）、以学期为阶段做一次归档整理；
  （3）、每年末进行全面检查，综合整理。
  （三）、教材选用和管理规定
  1、教材选用
  （1）、选用的教材应同学校培养各层次人才的规格要求相匹配；
  （2）、教材选用工作必须坚持以质量为标准的原则；
  （3）、优先选用近三年出版的国家规划教材和获奖教材、教育主管部门或教学指导委员会推荐的教材以及公认水平较高的教材；选用先进的、能反映学科发展前沿的国外原版教材和高质量的电子教材；选用学校批准立项的规划教材；
  （4）、制定教材选用计划；
  （5）、教材选定后在一定时期内应保持相对稳定，不得因任课教师变动而更换教材版本。确因教学计划调整、课程变动和教学内容更新，选用的教材不再适应课程教学需要时，须经学校教材建设管理部门审批后，重新选用教材。主讲教师在授课时，应认真执行教材选用计划。
  2、教材管理
  （1）、教材协调管理由教学工作秘书负责；
  （2）、建立教材领取、发放和借阅登记册；
  （3）、免费发给教师本学科教材每人一本。教材更新时重新发放；
  （4）、保留一些相关课程的教材及参考书，以供教师备课、编教材时参考公阅。
  二、教师教学工作守则
  （一）、备课制度
      1、教师应根据教学大纲的要求钻研教材，抓住重点、难点。要了解学生的学习基础，处理好本课程与先修课和后续课之间的衔接。既备教学内容，又备学生与教学方法，精心设计教学程序，写好教案；
      2、教师备课以个人为主，必要时可以由教研室组织教师集体研究、讨论教学方法及课程的难点、重点等内容；
      3、教师必须提前一周将课备好，每次授课应有完整的教案，不得无教案或用旧教案上课；
      4、教师上课前应做好教具及演示实验等准备工作，鼓励采用多媒体等现代化的教学手段。
  （二）、授课制度
    1、教师上课要衣着整洁，注意仪表；
    2、教师提前1分钟进入教室，上课时学生要起立，师生互致问候，下课时学生起立，教师首先离开教室；
    3、教师上课前要负责清点和记载学生出勤情况，并及时上报教务处，发现问题及时采取措施处理；
   4、教师要认真组织课堂教学，掌握学生课堂上的行为和心理活动，调动学生学习的积极性。对看小说、写信、看报或做其它活动的学生要制止并进行教育引导；
   5、讲课要有科学性、知识性和趣味性，要精选教学内容，力求做到概念明确，条理清晰，重点突出。要改革教学方法，采取启发式教学，力戒照本宣读，平铺直叙，满堂灌。要注意指导学生的学习方法，培养自学能力，指定部分自学内容，指定课外参考书，布置适量习题、作业及思考题；   
   6、课堂教学中要尽可能采取直观、有效的教学手段，如利用计算机PPT、录像、幻灯、演示、挂图、实物或模型等，增强形象化程度；   
   7、语言要准确简练，逻辑性强，用词得当，做到语言美。板书要工整有序；
   8、教师要按时上、下课，不迟到、不压堂、不提前下课，按授课计划恰当掌握进度，不得擅自增加或减少学时；
   9、每次课后，教师要及时准确地填写日志，记录授课时间和内容，并填写学生出席情况；
   10、严格遵守"教师串、调、代课制度"的有关规定；
   11、严禁教师在授课期间接听电话。
  （三）、教学记录填写的规定
  　1、学生学习情况及考核记录册用于掌握学生出、缺席和平时成绩情况，又是评定学生奖学金的依据；教学日志是教师执行教学计划和授课计划情况与计算教师教学工作量的原始凭证，任课教师必须根据平时的备课及教学按栏目认真填写、签字，并由学校教学主管部门定期检查核准。
    2、教学日志由系/部保存。
  （四）、调课、串课、代课的规定
   1、课表排定后，教师个人不得私下改动，遇有特殊情况应由调课教师向教研组负责人提出申请，教研组长提出调课方案并签署意见后，到教务处填写"调课申请单"，经同意后通知有关教师和班级方可执行；
   2、教师因病或特殊事情临时不能按课表上课时，所在教研组长与教务处共同研究，尽量指定其他教师代课，或上其他课程，不能空堂；
   3、各系（部）教师之间不要自行调课，教师不能应学生的要求随意提前、串后授课，未经学校教学主管部门同意不准变动课表或停课；
   4、任课教师在所安排的授课时间内不得离开课堂，不得提前下课。两节课中间没有休息的特殊课程，经教务处批准后，可提前十分钟下课；
   5、上课期间教师或学生不允许以任何理由离开课堂；
   6、任课教师请人代课，除必须办理代课手续外，必须事先将教学内容详细交待给代课教师，代课教师必须认真负责，严格按教学大纲及授课计划授课，如出现问题，两人都按有关规定处理；
   7、教师串、调课后，如确属个人原因未能按时返回，造成漏课，将视情节轻重，给予通报批评或按教学事故处理。
  （五）、作业及辅导
     1、作业的布置及辅导
      （1）、课外作业是巩固课堂教学的重要途径，是学生理论联系实际、提高分析问题解决问题能力的有效手段，任课教师必须认真布置和批改作业；
      （2）、教师布置作业时应根据教学大纲的要求进行编制和选择，习题量要适当，尽可能做到巩固已学知识和加深理解。教材中的习题，教师要预先全部做完，以加深理解，心中有数；
      （3）、教师批改作业要仔细、及时、严格、认真，必要时进行"面批"或找学生进行个别交谈。对重点学生的作业要详批，尤其要指出错误所在；
      （4）、教师批改作业原则上应全批全改，当作业量比较大时经教研研组长同意可半批半改，但批改完后要向全班讲评，以便总结提高；
      （5）、对学生完成作业的情况教师应有记录。对作业中存在的普遍错误要及时分析研究并及时纠正，对无故不完成或完成得不认真的学生应令其补作或重作。
     2、辅导
      （1）、课后辅导答疑是课堂教学活动的继续，任课教师必须按教学要求对学生进行课后辅导，原则上每周对所有任课班级分别辅导一次；
      （2）、教师在辅导答疑时，不仅要解答学生学习中的疑难问题，而且要注意启发学生思维，开拓学生思路，因材施教，指导学生改进学习方法，提高学习效率；
      （3）、在辅导答疑过程中，教师要做到既教书育人，又关心学生全面发展；
      （4）、各班学习委员要做好辅导答疑情况记录。
  （六）、成绩考核
       1、平时成绩考核是测验学生学习成绩的必要手段，具体考核办法可采用分阶段测验、作业、提问、实验等形式进行；
       2、平时考核中任课教师应严格把关，杜绝徇私行为，使平时成绩能准确反映学生的学习情况；
       3、期末考试及考查课的成绩按《关于学生学业成绩考核的规定》执行；
       4、考试是对学生所学知识和技能掌握情况的全面了解。任课教师在复习时不得划定考试范围，更不得指出考试重点。
  （七）、毕业实习、毕业论文及答辩
       毕业论文的创作与答辩是三年教学内容的总结，通过毕业论文的撰写与答辩，既综合考查学生所学知识掌握和运用的水平，又进一步培养学生独立分析问题和解决问题的能力。它是平时的课程考试所不能代替的一种综合性考试方法，是培养中等专业应用型人才的必要步骤，同时也是对我校教学质量的一次综合检验；
       1、教研室依据教学计划，对毕业实践环节的安排要提前两个月制订好计划，并选聘指导教师；
       2、为保证毕业论文（计划）的质量，指导教师应具有中级以上（含中级）职称，并有丰富的实践经验；
       3、指导教师要提前提出毕业论文（设计）任务书、毕业论文（设计）的选题与社会调查的方案与计划；
       4、选题必须符合专业培养目标的要求，具有运用知识和培养能力方面的综合性，同时，又要难易程度要适中；
        5、指导教师应提前一个月写出选题报告，内容包括：课题来源、课题内容、工作量分析等，经教务处审核批准后实施；
        6、学生选定论文题目后，要到相关的企业单位进行调查，收集素材和有关资料，在调查期间，教师要指导学生了解有关工作业务方面的方针、政策，掌握解决问题的程序和方法；
        7、毕业实习（社会调查）和写论文（设计）的时间安排要根据教学计划和毕业课题的大小确定；
        8、学生毕业论文（设计）完成后，要进行答辩，学校成立答辩委员会，成员由指导教师、教务主任、校领导和专家组成；
          9、答辩程序为：（1）主持人宣布答辩学生姓名和课题名称；（2）学生宣读论文（或毕业设计说明书）；（3）答辩人员对学生提问，学生进行答疑；（4）答辩结束后，由答辩委员会成员评定成绩（毕业论文、设计成绩的评定：答辩占70%；写论文期间的表现占30%）。
  （八）、考试制度
  1、命题：教师命题都要以教学大纲为依据。试题要达到一定的覆盖面，题量与考试时间相匹配。每门课程一般应拟制A、B两套试卷，本科生期末考试前十天交教务处或中心教务办公室（研究生期末考试按研究生院有关考试规定办）审批后择一使用，另一套试卷备用，试题量与难易度要适中；
  2、保密：教师期末应答疑，但不能做引导性辅导和泄露考试内容；
  3、监考：监考是教学工作的一个重要环节，也是各位教师的责任和义务，教师必须参加监考工作。随着我校班级和学生人数的猛增，在教学任务加重的同时，监考任务也越来越繁重，所以各位教师不仅要安排好自己所任课程的考试，也必须参加其他课程的监考，不得以私事为由不服从监考安排。 监考人员安排一旦确定，原则上不得更换，确实需要更换的，由监考人员向主管院长申请，经批准后由教务员统一安排调整。监考要求详见后附学校《监考规则》。
   
   外国语学院研究生导师工作条例
   为确保我院研究生的培养质量，规范研究生指导教师（以下简称导师）的管理，全面提高导师队伍的整体素质，根据国务院学位委员会和教育部的有关规定，参照学校《华南理工大学研究生指导教师管理办法》，结合学院实际制定本条例。
   1、我校研究生教育实行导师负责制。导师对培养研究生应有高度的责任感，确保所指导的研究生德、智、体全面发展。
  2、导师应忠诚党的教育事业，熟悉并执行国家学位条例和我校有关研究生招生、培养、学位工作的各项规定。
  3、导师要全面关心研究生的成长，培养他们热爱祖国、为科学事业献身的品德，在治学态度、科研道德和团结协作等方面对研究生提出严格要求。每月至少与研究生谈话一次。并协助研究生院、学院或有关部门做好研究生的各项管理工作。
  4、导师应承担研究生的招生、选拔工作（命题、阅卷及复试等），并进行招生宣传。
  5、导师应参与制定本学科、专业的研究生培养方案。在研究生入学后负责组织制定研究生的个人培养计划，并督促、检查实施。
  6、导师应与学院导师指导小组成员一起开设研究生专业课程或举办专题讲座，严格组织学位课程考试，定期指导和检查培养方案规定的必修环节。    
  7、导师要协助所考核小组做好研究生中期考核和筛选、开题报告与综合考试工作。
  8、导师应指导研究生根据国家需要和实际条件确定论文选题和试验设计，指导研究生按时完成学位论文，保证论文研究经费。认真审定研究生的学位论文，坚持标准，严格把关，提出是否同意答辩的意见，配合所在学院或学位点做好学位论文答辩的组织工作。
  9、享有研究生学位论文课题的研究成果。所指导的研究生学位论文发表时，必须经导师审阅并同意；研究生学位论文课题的科研项目进行鉴定时，导师应将研究生列入该科研项目的参加人员名单中，排名顺序由项目负责人决定。
  10、导师应协助我院、研究生院和校有关部门做好毕业研究生的思想总结、毕业鉴定和就业指导工作。
  11、关心和支持学科建设，积极参与不同类型的学科评估工作。
  12、导师出国、外出讲学、因公出差等，必须落实其离校期间对研究生的指导工作。离校半年以上，除按学校规定办理有关手续外，还应事先经学院同意，送研究生院备案。原则上导师在审阅学位论文或研究生论文答辩期间，不得离校。
  13、取得按学校有关规定计算的指导研究生教学工作量，享受省、学校按规定给予的待遇。
  14、本条例的解释权在外国语学院。
  外国语学院班主任工作管理办法（试行）
  为贯彻落实《中共中央、国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》（中发[2004]16号）和《中共华南理工大学委员会关于贯彻落实<中共中央、国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见>实施意见》（华南工[2005]9号），加强和改善我院学生的思想政治教育，充分发挥班主任在思想政治教育中的中坚作用，进一步完善我院班主任工作，结合华南理工大学班主任工作职责，制定我院班主任工作管理办法：
  第一章 班主任任命办法
  第一条：班主任是全班学生的组织者和领导者，是学校贯彻党的教育方针，提高教学质量，加强学生思想政治教育，培养建设中国特色社会主义合格建设者和接班人，完成各项教育任务的主要力量。班主任对学生全面负责，关心学生，爱护学生，帮助学生，引导学生，使学生德、智、体、美全面发展，
  第二条：班主任的遴选采用公开招募和学院指派结合的办法。根据每年入学新生的班级编制，学院向全体老师公布班主任需求信息。经过教师自荐或所在单位推荐，学院按公平公开的原则，选拔班主任；如出现自荐或推荐者数量不满足需求的情况，学院将动员和指派工作能力强、思想政治素质高的年青教师担任班主任工作，中共党员优先。
  第三条：班主任的遴选一般在学年第二学期期末进行。学院将对拟任命的新学年班主任进行培训和考察，对在考察期不符合要求的人选将不予任命。
  第四条：班主任有特殊情况要求辞职的，可提前一个月向学院提交书面辞职申请，说明具体原因，待学院审批同意后，可移交班主任工作。
  第二章 班主任工作职责
  第五条：班主任应爱岗敬业，履行相关职责，具有强烈的事业心、责任感、奉献精神，较高的政治素质和较强的组织观念，认真工作，恪尽职守，努力为学生的全面发展服务。
  第六条：深入了解本班学生的情况，成为促进学院和学生沟通的桥梁和纽带。了解和掌握本班学生德、智、体等全面情况。每学期至少与每位学生有一次认真谈话，并积极参加班级重要的学生集体活动，认真落实学校、学院对学生的各项要求，及时反映学生对学院工作的意见和要求，并结合具体情况提出有关建议和解决措施。
  第七条：协同学院各方面抓好学生思想政治教育工作。协同学生工作秘书组织和开展各种有针对性的、适合学生特点的思想政治教育活动和社会实践活动；指导和帮助学生识别各种错误思潮，教育和督促学生遵纪手法、举止文明，使学生提高自我服务、自我管理、自我教育的能力，养成优良作风；每学期对学生学习、生活、思想政治、道德品质和集体活动等方面的现实表现开展三次（期初、期中、期末）讲评，表彰先进，批评后进，并注意做好后进生的教育和转化工作。
  第八条：建立班级“督学”制度，优化班风学风。班主任应抽查本班学生上课出勤情况，至少每两周一次，对旷课的学生应了解旷课原因，进行批评教育，并及时向学院反映；督促学生全面完成学习任务，注意发现和培养学业优秀的学生；组织开展学习交流活动，鼓励成绩优秀的学生带动后进生，形成全班共进的良好学习风气；根据专业教学计划和学生特点指导学生制定修读计划，形成合理的知识结构；经常与任课老师沟通，听取他们对学生学风的反映，及时向任课教师转达学生对教学的意见，通报学生的思想、学习情况，与任课老师共同做好教书育人工作；
  第九条：建立班主任与家长沟通平台，向家长如实通报学生在校表现和学习情况，争取家长配合做好育人工作。
  第十条：深入学生宿舍了解本班学生的生活情况，至少每个月一次到学生宿舍走访，关心学生生活，协调宿舍关系，监督学生做好宿舍清洁卫生和安全用电，配合学生工作秘书教育学生营造健康文明的生活环境。
  第十一条：关心学生的身心健康。及时了解本班同学心理状况，发现问题并解决问题；指导学生安排好课外活动，鼓励学生积极参加学校和学院组织的各项文体活动和科技创新活动；督促学生积极参加体育锻炼。
  第十二条：注意选拔培养班干部。班主任应协同学生工作秘书认真选拔学生干部，努力培养学生干部的独立工作能力，每个月召开并出席一次两次学生干部会议，了解、布置、检查和指导学生干部工作；指导班委会做好每年的班委会换届选举及个别班委调整工作，提倡并督促民主选举产生班干部；积极向学院学生工作主管领导推荐品学兼优、德才兼备的优秀干部，积极发挥其作用。
  第十三条：协同学院做好学生日常管理工作。协同学生工作秘书了解学生经济情况，对本班学生进行困难补助、助学贷款等工作，关心贫困生；协同学院做好毕业生就业推荐和毕业鉴定工作，鼓励学生改变就业观念，拓宽就业面，提高就业质量，确保本班学生的就业率；指导本班学生做好学年综合测评和评选先进个人工作；协同学院对本班违纪学生的调查、处理和教育。
  第十四条：认真执行工作制度。每学期根据校、院当前工作要点和本班实际情况制定本学期班主任工作计划；认真作好班主任周记，每月向学院反映汇报一次学生学习、生活、思想、工作情况；每学期的开学第一周内班主任须对班主任工作（着重对本班学风建设）做出书面工作总结，递交学生工作办公室；每学年开学后的两周内，班主任须向学院提交上一学年的工作总结和本年度工作计划；每学期给每位学生作出切合实际、能反映特点和层次的评语。班主任提交工作计划和工作总结的情况，是学院对班主任工作进行考评的主要依据之一。学院定期通过召开班主任例会、研讨会、交流会等形式加强班主任之间的交流与沟通，推动班主任工作不断向前发展。

第三章  班主任考核
  第十五条：班主任的考核在学院班主任考核领导小组的统一领导下进行，班主任必须至少做完一任工作并考核合格，以此作为教师晋升职称的相关条件之一。
  第十六条：班主任的考核要根据班主任职责进行全面衡量，坚持公开、公平、公正原则，采取个人自评（包括书面年度工作总结和个人量化打分）、学生量化打分测评和学院考评相结合的办法，按照个人自评占20％、学生打分测评占50％，学院考评占30％的比例计算出每人最后评定分，考核结果报学生工作处审批。
  第十七条：班主任考核结果分为优秀、良好、合格、不及格四种。考核结果记入教师业务档案，作为任职考核内容的一部分和评定职称、晋级、调资的依据之一，同时作为“兴华人才工程”考核中公益分量化的依据。
  第十八条：考核每年进行一次，学院每年举行一次班主任工作经验交流会和评选优秀班主任活动，按个人评定得分排名向学校推荐参评校优秀班主任，工作显著者，学校给予表扬和奖励。凡在一任班主任工作中两次以上（含两次）被评为优秀班主任的，晋升职称时，在同等条件下优先考虑。
  第十九条：对考核不合格者，将撤销班主任职务，并在全院重新招聘任命。
  第四章   班主任的待遇
  第二十条：  班主任的岗位津贴为每人每月100元。由学校学生工作处分学期发放，凡考核不合格者，不得领取该年度的岗位津贴。
  第二十一条：学院每年对考核为优秀的班主任给予一定的物质奖励。
  第五章     附则
  第二十二条：本管理办法由外国语学院学生工作办公室负责解释。
  第二十三条：本办法自二OO五年九月起实行。

 
  外国语学院研究生级主任工作管理办法（试行）
  为贯彻落实《中共中央、国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》（中发[2004]16号）和《中共华南理工大学委员会关于贯彻落实<中共中央、国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见>实施意见》（华南工[2005]9号），加强和改善我院学生的思想政治教育，充分发挥研究生级主任在思想政治教育中的中坚作用，进一步完善我院研究生德育工作，结合华南理工大学研究生管理的要求，制定我院研究生级主任（以下简称为“级主任”）工作管理办法：
  第一章   级主任任命办法
  第一条：级主任是在做好本职工作的同时负责研究生教育与管理的工作者，是研究生思想、学业、人生发展等方面的指导者，是促进研究生德智体全面发展，推动学风建设的中坚力量，具有极为重要的地位。
  第二条：级主任一般由学院指派的工作能力强、思想政治素质高的硕士生导师或博士担任。级主任开展工作应言传身教，注重个人综合素养的提高，不断学习，加强自身修养，以身作则，为人师表，以高尚的人格感染研究生、影响研究生、教育研究生。

   第二章    级主任职责
  第三条：级主任应成为促进研究生与学院沟通和互动的桥梁和纽带，特别应及时向学院反映研究生的意见和要求，并结合具体情况，提出有关建议或解决措施。
  第四条：级主任每学期应按照学院的统一部署对假期前研究生离校、假期间研究生留校及每学期开学时研究生返校、注册和上课情况进行检查、督促，研究生返校注册率、到课率应达到有关要求。
  第五条：级主任应了解研究生的思想动态，关心研究生的思想和生活，定期跟进研究生的思想、学习动态，并及时解决出现的问题，对研究生的学习、生活出现的困难提供尽可能的帮助。
  第六条：级主任应了解研究生对专业、事业、前途的期望，了解研究生的专业发展规律潜能，结合每个研究生的个体优势、劣势，与研究生导师共同指导研究生定出适合其优势、特长的个人发展计划（包括远景目标、年度学习、科研、论文研究计划），为研究生成功地走向社会奠定坚实的基础。
  第七条：级主任应保持与研究生及其导师之间的良好沟通，做好研究生与其导师的联系、协调与沟通工作，间接地促进学院研究生的培养工作，提高研究生的培养水平。
  第八条：级主任应关心研究生的身心健康，调动研究生学习、科研的积极性，组织和参与丰富多彩的文体活动，以此培养研究生的集体主义精神和协调、合作精神。
  第九条：级主任应为研究生的奖惩做好初步的把关工作，协助学院研究生主管领导做好研究生的日常管理工作。
  第十条：级主任应重点关注在思想、学业、生活及心理健康等方面存在较大困难的学生，加强安全与法制纪律教育，掌握基本的心理咨询技术和手段，细致调研，认真分析，密切跟踪，并结合实际情况采取必要的措施，并及时向学院及有关部门反映，防患于未然，防范发生突发事件、重大事故或刑事案件。
  第十一条：级主任应协同研究生德育工作主管领导有计划地开展各项有益身心、能够培养求实与创新精神、促进研究生发展并适合研究生特点的思想教育、社会实践、学术、科技、文化文娱、体育以及社会公益活动。指导研究生安排好课外活动，组织、指导开展班级集体活动，并安排适当的时间参加年级的重要活动，通过一定的方式促进年级团结，推动年级建立优良的学风和级风，增强研究生的组织观念和集体荣誉感，增强年级凝聚力，
  第十二条：级主任应指导级委会做好换届选举及个别级委调整工作，提倡并督促民主选举产生年级研究生干部，指导年级研究生干部的工作，提高其工作能力；积极向学院研究生工作主管领导推荐品学兼优、德才兼备的优秀研究生干部，积极发挥其作用。
  第十三条：每学期至少召开二次年级会议，并就年级的重大事宜及研究生的思想观念、品德操行、学业情况、集体活动等问题进行有针对性大讲评，加强激励，正确引导。做好级主任周记，参加每月一次的级主任例会，每月向学院做一次工作汇报，介绍研究生近期情况，反映存在的问题，必要时须提出一定的解决方案。
  第十四条：每学期的开学初一周内级主任必须向学院提交上一学期的工作总结，每学年开学后的两周内，级主任必须向学院提交上一学年的工作总结和本年度工作计划。级主任提交工作计划和工作总结的情况，是学院对级主任工作进行考评的主要依据之一。
  学院定期通过召开级主任例会、研讨会、交流会等形式加强级主任之间的交流与沟通，推动级主任工作不断向前发展。 
  第三章    级主任工作的考核
  第十五条：级主任的考核在学院级主任考核领导小组的统一领导下进行，考核每年进行一次，每次考核期间，学院组织全体级主任就考核年度的工作情况分别进行述职，级主任个人须提交书面述职报告。
  第十六条：级主任的考核坚持公开、公平、公正原则，采取个人自评（包括书面年度工作总结和个人量化打分）、研究生量化打分测评和学院考评相结合的办法，按照个人自评占20％、研究生打分测评占50％，学院考评占30％的比例计算出每人最后评定分。
  第十七条：级主任考核结果分为优秀、良好、合格、不及格四种。考核结果记入教师业务档案，作为任职考核内容之一和评定职称、晋级、调资的依据之一。
  第十八条：学院每年组织一次优秀级主任评选，个人评定得分排名第一的，将被推荐参评校级优秀级主任。
  第四章   级主任的待遇
  第十九条：级主任的岗位津贴为每人每月100元。由学校研究生院分学期发放，凡考核不合格者，不得领取该年度的岗位津贴。
  第二十条：学院每年对评选出的优秀级主任给予一定物质奖励。
   第五章     附则
  第二十一条：本管理办法由外国语学院学生工作办公室负责解释。
  第二十二条：本办法自二〇〇五年九月起实行。
   
  外国语学院各团队师资互补的暂行规定
  为贯彻执行 “以人为本”的办学宗旨，缓解团队教学任务中某些学期课程安排与教师工作量考核的矛盾，有效发挥学院各团队师资力量的优势，实行优势互补，拟实行团队之间师资力量因时因事互补的制度，规定如下：
  1、各科研、教学团队中的在职教师岗位归属依旧不变，仍归各团队管辖。
  2、在某一团队需要增加师资力量完成相应教学工作量时，其它团队的教师在不影响本团队科研、教学任务的前提下、并征得所属团队负责同志（首席教授/协调人、系主任）的同意，且在需要增援的团队负责同志（首席教授/协调人、系主任）同意接收的情况下，可以进行临时调度，支援和协助该团队完成教学工作量。同时，实行工作调度的教师在该团队所承担的工作量可以作为个人参予该学期“兴华人才工程”考核的工作量进行考核计算。
  3、非英语专业的英语教学团队教师在取得“硕士研究生导师”资格的情况下，可以指导英语专业硕士研究生，但事先必须知会本团队负责同志（首席教授/协调人、系主任），以便协调工作安排。

   
  第四章  学生工作管理制度
  《外国语学院学生干部管理手册》
  目录（内容另附）
  总则 组织与职能 一、机构制度 二、职能制度 （一）主席团职能 （二）部门职能 （三）干部职能 工作制度 一、会议制度 （一）会议的召开与内容 （二）会议的秩序要求 二、财务制度 报帐规范 三、物资制度 四、公关制度 五、公文处理 　（一）公文种类 　（二）注意事项 活动流程 一、基本活动流程 二、活动中应注意的事项 三、信息反馈 四、网络宣传过程 五、场地、横幅等申请过程 六、常用办公室联系方式 干部培训 干部考核 　一、干部考核依据 　二、干部考核方法 对外交流制度 附则 附录 附录一：外国语学院学生宿舍室长管理办法 附录二：租场借条 附录三：活动申报表 附录四：华南理工大学校园文化活动申请表 附录五：华南理工大学现有场地资料列表 附录六：假条 附录七：外国语学院宣传室管理条例 附录八：华南理工大学外国语学院第三届第一任团委、学生会委员通讯录 附录九：团委学生会组织结构简图
   
  外国语学院本科生单机上网的管理办法
  （试行）
  为加强我院学生单机上网的管理，避免有少数同学沉溺于网络游戏和网络聊天，影响学业；避免出现部分班级上课出勤率降低，学生上课精神面貌不佳，影响正常教学质量和学生本人的健康发展，根据学校学生宿舍使用计算机网络管理暂行办法，经学院党委、学院学生工作办公室研究决定：制定相应的管理办法，现通知如下：
  1． 大学本科一年级第一学期不予在宿舍开通网络，学生主要精力应用于适应大学生活和加强对专业的认识和学习。
  2． 大学本科一年级第一学期专业必修课全部通过的学生，在家庭经济条件允许下可购买电脑，并申请在学生宿舍开通网络，方法：填写《CERNET华南地区单机上网用户入网登记表》（网络中心索取）和“外国语学院学生电脑、网络使用承诺书”（见附件1）待学院和网络中心审批后，可以开通网络，并严格按照国家相关法律和学校学生网络使用相关条例正确使用网络。
  3． 学生在申请开通网络所在的学期有两门以上（包括两门）课程出现不及格的情况，学院可以书面的形式通知网络中心，暂停或中断其网络端口（期限一般为一个学期），上述课程包括必修、辅修、选修课；在停网学期，若学生学习成绩有所提高，并在当学期通过全部课程，经学生本人书面申请，院系批准，可以重新办理安装及开通手续。
  4． 学院将对该年度断网的同学的学习做跟踪调查，并联系学生家长给予指导，如学生学习仍然出现下滑情况，学院将通知家长到校谈话。
  5． 如果该年度断网者有任何弄虚作假行为，例如通过本学院或者其他学院同学名义申请上网等，一经发现，将根据学校相应规定进行处理，并将处理意见归入学生档案中，同时对包庇其作假的同学给予同等处分。
  6． 本办法旨在加强我学院本科生的电脑网络管理，为广大学生提供良好的学习环境和学习气氛，请各班级务必执行，学院将指定专人负责检查。
  7． 本管理办法自颁布日开始执行，最终解释权规外国语学院学生工作办公室。
   
  附：外国语学院学生单机上网承诺书
  本人自今日起申请在宿舍开通校园网，并承诺严格按照国家法律和学校相关网络使用条例正确利用网络，不沉溺于网络游戏和聊天，要充分利用网络资料学习。在开通网络后的一学期内保证通过绝大部分所修读课程（包括必修课、辅修课、选修课），一旦出现一学期有两门以上（含两门）课程不及格，学院有权通过书面形式向网络中心中断我的网络端口，待我第二学期学习成绩进步后再由本人提出申请，经家长同意后重新开通网络。
  本人相关学生信息登记如下：
  姓名  专业/班级                     
  宿舍房间  宿舍电话 
  移动电话  家长联系方式 
  QQ号码  E－mail地址 
                              
                              
                               承诺人签名：
                                         签写日期：
   
  华南理工大学外国语学院本科生请假制度
  为建设我院学生优良学风，进一步规范学生请假程序，特制定以下学生请假制度，本制度参照《华南理工大学学生手册》中相关规定，根据学院实际制定，适用于我院全日制本科生。
  1． 学生应按时参加学校综合培养计划规定的一切教学活动。因故不能参加的学生，应事先请假并获批准。未经请假申请批准而缺席者，视为旷课，旷课学时按当日课表计。对旷课学生，根据情节轻重及其态度，予以批评教育、学院获全校通报批评，直至给予纪律处分。一学期累计旷课超过五十学时（含五十学时）者，按照《华南理工大学学生违纪处分规定》应予以开除学籍处分。
  2． 在校学生一般不准予请事假，特殊情况需请事假的学生，需附相关事假证明，请假时间最长不得超过两个星期。
  3． 学生请假，一天以内的由学生本人申请，填写《外国语学院本科生请假审批表》，附事假相关证明，经班长同意并由任课老师签字批准。班长做好考勤记录，并每两周向学院学生工作办公室汇报一次本班上课情况。
  4． 学生请假，三天（含三天）内由学生本人申请，填写《外国语学院本科生请假审批表》，并附事假相关证明，经班长、班主任审批后报学院学生工作办公室审批备案。将审批表复印件交给任课老师。
  5． 学生请假，三天以上由本人申请，填写《外国语学院本科生请假审批表》，并附事假相关证明，经班长、班主任、系主任、主管教学副院长审批同意，并报学生工作办公室备案。将审批表复印件交给任课老师。
  6． 学生请病假，也应填写《外国语学院本科生请假审批表》，并附校医院或其他指定医院医生开具的证明（如在外地可由当地二级甲等以上医院开具证明），按照请假时间长短参照事假审批程序进行，否则按旷课处理。
  7． 学生干部因公事需要请假的，同样按照本制度执行请假审批手续。
  8． 学生请假，应事先申请，除急病或紧急事故外，不得事后补办请假手续。非急病或紧急事故，事后补假条的一律按旷课处理，尤其是旷课后撒谎生病或者其他原因需要补假条的，一经发现将加重处理。如遇急病或紧急事故未能及时办理请假手续需事后补假条的，需于缺课当时或提前电话告知学院学生工作办公室，待同意后方可进行，否则按旷课处理，事后应补齐请假手续。
  9． 学院将不定期对专业课、公共课进行抽查，发现未请假而缺课者，将按学生手册做出严肃处理。
  10． 学生请假期满要按时向学院销假。需续假的，要向学院重新申请，经同意后方可进行。
  11． 未经批准而擅自离校或超假连续两个星期未参加学校规定教学活动者，依照《华南理工大学学生违纪处分规定》应给予开除学籍处分。
  12． 《外国语学院本科生请假审批表》在学院网页文件下载区下载。http://www.scut.edu.cn/sfl
  13． 本制度最终解释权归外国语学院学生工作办公室。

   
  华南理工大学外国语学院研究生请假制度
  为建设我院学生优良学风，进一步规范学生请假程序，特制定以下学生请假制度，本制度参照《华南理工大学研究生手册》中相关规定，根据学院实际制定，适用于我院全日制研究生。
  1． 学生应按时参加学校综合培养计划规定的一切教学活动。因故不能参加的学生，应事先请假并获批准。未经请假申请批准而缺席者，视为旷课，旷课学时按当日课表计。对旷课学生，根据情节轻重及其态度，予以批评教育、学院获全校通报批评，直至给予纪律处分。
  2． 在校学生一般不准予请事假，特殊情况需请事假的学生，请假时间最长不得超过两个星期。
  3． 学生请事假，两天内的由学生本人申请，填写《外国语学院研究生请假审批表》，并附事假相关证明，经班长、导师、任课老师审批同意后方可进行，班长做好考勤记录。
  4． 学生请假，两天以上一周以内的由学生本人申请，填写《外国语学院研究生请假审批表》，并附事假相关证明，经班长、导师、级主任老师审批同意后方可进行，班长做好考勤记录，并将审批表送回学院备案。
  5． 学生请假，一周以上两周以内的由学生本人申请，填写《外国语学院研究生请假审批表》，并附事假相关证明，经班长、导师、级主任、主管副书记或副院长审批同意后方可进行。请假两周以上的一般不予以审批。
  6． 学生请病假，也应填写《外国语学院研究生请假审批表》，并附校医院或其他指定医院医生开具的证明（如在外地可由当地二级甲等以上医院开具证明），请假时间长短参照事假审批程序进行，否则按旷课处理。
  7． 学生干部因公事需要请假的，同样按照本制度执行请假审批手续。
  8． 学生请假，应事先申请，除急病或紧急事故外，不得事后补办请假手续。非急病或紧急事故，事后补假条的一律按旷课处理，尤其是旷课后撒谎生病或者其他原因需要补假条的，一经发现将加重处理。如遇急病或紧急事故未能及时办理请假手续需事后补假条的，需于缺课当时或提前电话告知学院学生工作办公室，待同意后方可进行，否则按旷课处理，事后应补齐请假手续。
  9． 学生请假期满要按时向学院销假。需续假的，要向学院重新申请，经同意后方可进行。
  10． 未经批准而擅自离校或超假连续两个星期未参加学校规定教学活动者，依照《华南理工大学学生违纪处分规定》应给予开除学籍处分。
  11． 《外国语学院研究生请假审批表》在学院网页文件下载区下载。http://www.scut.edu.cn/sfl
  12． 本制度最终解释权归外国语学院学生工作办公室。

   
  外国语学院学生毕业实习规定
  （2006年4月修订）
  学生实习是教学计划规定的一个有机部分，是贯彻教育与社会实践相结合，使学生运用所学知识与实际相结合，巩固和扩展学生所学的理论知识，以获得生产技术和管理经验，培养动手能力和独立工作能力，培养分析和解决实际问题的能力的有效措施。同时也是使学生了解社会，了解国情，认识自我，努力把学生培养成为社会主义事业的建设者和接班人的重要环节。为提高实习质量，确保学生完成教学计划，特作如下规定：
  一、 学院成立学生实习就业指导小组，对学生毕业实习具体负责管理。
  二、 学生应重视实习这一重要教学环节，主动联系实习单位，并及时将毕业实习登记表交回学院就业指导小组备案，确保毕业实习的顺利完成。
  三、 按教学计划，我院学生毕业实习时间从毕业生最后一学期第9周开始。
  四、 最后一学期第1至第8周为教学时间，学生应按教学计划认真完成教学任务，在此期间不得离开学校参加单位全职实习。
  五、 实习单位要求在第1至第8周上班的，学生应主动与单位协调解决，可利用无课时间参加实习。
  六、 确有需要在第1至第8周参加实习或培训且协调未果的需公司出具实习证明（加盖公章）并报经学院就业指导小组审批，同意后方可进行。
  七、 违反第四至第六条规定参加实习不能出席课程学习的，一律按学校相关规定作旷课处理，并视旷课程度按照《华南理工大学学生手册》中《华南理工大学本、专科学生违纪处分规定（修订）》第三十八条规定，对违纪者给予相应处分；相关课程给予记零分处理。
  八、 最后一学期第9周开始，学生有参加全职实习的，应每周定期向学院汇报在外实习的情况。
  九、 学生在外实习原则上只允许在广州市内进行，单位确有需要实习离开广州的，需单位出具证明（加盖公章）并报经学院实习就业指导小组审批，同意后方可进行，并每周定期向学院汇报在外情况。
  十、 毕业班学生在毕业前不得以任何非实习的理由离开广州回家或外出游玩，确有特殊情况的需向学院递交本人书面申请，待学院审批同意后方可外出，并需在规定时间内按时返校。
  十一、 违反第八至第十条的学生，将视违纪情况对其本人给予相应处分，直至上报校级处分。
  十二、 按教学计划要求，毕业实习考核办法如下：学生根据实际情况如实填写毕业实习登记表、毕业实习考核表并撰写一份2000字以上的毕业实习报告。
  十三、 毕业实习登记表和实习考核表需要实习单位加盖公章方有效。
  十四、 上述三份稿件必须在5月15日之前上交学院实习就业指导小组；申请延长毕业实习并已获批准的同学必须在5月31日之前上交上述三份稿件。逾期不交者，学院实习就业指导小组将按有关规定不给予该同学毕业实习成绩。
  十五、 学院实习就业指导小组根据学生实习个人总结、单位鉴定意见和实习报告给予学生毕业实习成绩。对于不按照本规定认真填写实习总结、单位鉴定有异议、实习报告弄虚作假的同学，将不予以通过毕业实习，取消应得学分，同时学院对该同学做出通报批评。因毕业学分不充分导致不能毕业者，后果自负。
  十六、 第8学期是毕业论文写作与毕业实习同时进行的学期。即使在毕业实习期间，学生也应按照毕业论文指导老师的要求认真完成毕业论文的写作。同学们应注意合理安排论文写作时间，确保论文写作和实习两不误。任何同学不得以毕业实习为由，推托、延误毕业论文的撰写、修改、定稿及至答辩等各环节的工作。违反此条规定者，视违纪情况在毕业论文上给予不同程度的扣分。
  十七、 毕业论文答辩工作必须在6月15日之前完成。
  十八、 学生在实习期间应严格要求自己，遵纪守法，遵守实习单位的规章制度，保质完成实习任务，并在实习过程中充分认识社会、认识自我，总结经验。
  十九、 学生在与单位签订实习协议时应慎重，弄清单位所提出的劳动报酬等相关合同，避免在实习结束时发生不必要的经济纠纷。
  二十、 学生在实习期间应注意人身和财产安全，出现意外情况应及时与学院联系。
  二十一、 本规定最终解释权归外国语学院实习就业指导小组。
  二十二、 本规定自颁布日开始执行。
  附一：华南理工大学外国语学院实习就业指导小组名单：
        吴 刚    外国语学院副院长
        张蔚洁   外国语学院党委副书记
          袁 瑀    外国语学院外语一系系主任
        李远喜   外国语学院外语二系系主任
  各毕业班班主任、学生工作秘书、兼职学生工作秘书
  附二：毕业实习的外事纪律及注意事项：
  1、 遵纪守法。凡涉及党和国家机密的事情不做；不与外宾讨论专业以外的问题；
  2、 凡违反四项基本原则的事情不做；
  3、 实习单位落实后，请尽快索要相关实习单位和实习工种等资料，熟悉相关业务；
  4、 提高警惕、提防以各种形式的诈骗行为；
  5、 注意保护自身的人身安全。

附三：毕业实习报告格式及装订要求：
  1、 请将实习报告按照封面页（见附四）、毕业实习登记表、毕业实习考核表、工作证复印件和实习报告等排列装订；
  2、 所有文件、表格请用A4纸打印。

附四： 外国语学院毕业实习报告封面：（参照华南理工大学教务处2005年3月8日颁发“华南理工大学本科毕业设计（论文）说明书”设计）
   
  外国语学院研究生奖学金评定办法
  （讨论稿）
  根据《华南理工大学研究生奖学金管理办法》及有关奖学金的评定通知，结合学院的实际情况制定以下办法：
  一、 管理机构
  由学院党政领导、导师长、二、三年级级主任、二、三年级班长组成学院研究生奖学金评定小组。
  二、 评定办法
  从思想品德、课业成绩、学术表现和社会集体参与四个方面来考察，由四个方面综合考察得出的分数进行排序。评定名额由学校分配，一般由优秀奖学金和自筹奖励指标组成。优秀奖学金分一、二、三等；自筹奖励指标不分等级，奖金额固定。自筹奖励指标奖励可与优秀奖学金同时兼得。
  每个班按人数30％（每年根据学校给定的指标进行调整）进行申报，奖学金的等级，由四个方面综合考察得出的分数进行排序。自筹经费硕士在三年级进行评选（每年根据学校给定的指标进行调整）。
  三、 评定内容
  评定内容应包括思想品德、课业成绩、学术表现、社会集体活动参与情况等四项，按思想品德占总分的20%，课业成绩占总分的40%，学术表现占总分的30%，社会集体活动参与情况占总分的10%，由这四项加权后的总分来确定奖学金等级。
  1. 思想品德（S,共20分）：
  按以下各项分值由导师（40％）、级主任、班长（20％）、自评（20％）、群众评议（20％）打分后计算综合总分。
  思想品德评定内容及评分标准
   评        价
   得       分
  基本内容 好 较  好 一  般
  1 政治
  信仰 有正确的政治方向，热爱社会主义祖国，拥护党的领导，
  贯彻党的路线、方针政策，上进心强，积极向党组织靠拢。 4 3－2 1
  2 政治
  学习 认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，参加学校、
  学院和班的政治学习和各种教育活动。 4 3－2 1
  3 社会
  实践 深入社会，了解国情民意，积极参加各项社会实践和公益
  劳动。 4 3－2 1
  4 社会
  工作 热爱集体，积极参加各项集体活动，热心为同学服务，工
  作认真负责，努力完成任务。 4 3－2 1
  5 社会
  公德 遵守国家法律和校纪校规，维护学校的学习生活秩序，敢
  于同违纪行为作斗争。尊敬师长，护老爱幼，团结同学，
  先人后己，助人为乐，爱护公物，遵守社会秩序，维护公
  共道德。 4 3－2 1

2. 课业成绩（K,共40分）：
  课业成绩＝该年度全部科目的绩点总和×40/该学年本专业应修学分总数
  每科绩点＝该门课程成绩×该课程学分×加权系数/100
  （加权系数：学位课程为1；非学位课程为0.8）。
  注：有以下情况之一者不能参加当年优秀奖学金的评定：
  　　（1）该学年度违反校纪校规，受到警告以上（含警告）处分者；
  　　（2）参评学年度课程考试有一门以上（含一门）不及格者，或有三门成绩偏低被跟踪培养者；
  　　（3）导师有书面意见，认为不宜参评者；
  　　（4）本人未提出申请者。

3. 学术表现（X,共30分）：
  学术表现，包括论文或著作发表情况、科研项目参与及成果情况、学术会议参与及表现情况。
  （1）每参加学术会议、讲座等学术活动1次加0.5分；每申请科研项目1次加1分；
  （2）发表论文加分，分为第一作者、第二作者、第三作者等，下表所列为第一作者加分，第二作者、第三作者及以后等则在第一作者的基础上分别乘以80％、60％。
  级      别 发表论文及
  参加科研项目获奖加分 参加科研项目
  未获奖加分
  国  际  级 10 8
  国  家  级 8 6
  省      级 6 4
  学  校  级 3 2
  注：
   同一文章(或作品)在不同的刊物上发表，只按最高级别标准加分,不累加；
   同一内容(项目)参加不同级别的竞赛只按最高标准加分，不累加；
   同一科研项目只可在一个学年加分，不重复加分；
   如参加编译项目，出版的如本人负责字数超过15万字则作为一篇省级论文发表计，每低于5万字则按80％、60％等依此类推；未出版的则按参加科研项目未获奖加分，如本人负责字数超过15万字则按省级计，每低于5万字则按80％、60％等依此类推。
   如果加分的总分超过30分，超出部分要乘以30％再计入总分。

4. 社会集体活动参与情况（J,共10分）：
  包括社会工作加分(H)、参加活动加分(D)和文体活动加分(W)，总分J=H+D+W。如果总分超过10分，超出部分要乘以10％再计入总分。

（1）社会工作加分(H)：
  担任职务
  加
  分

成 绩 评 价 校、学院研究生会正、副主席，研究生团支部书记，研究生党支部副书记
   校、学院研究生会正、副部长，研究生团支部正、副部长，班长，班团支书，学生，党支部委员 校、学院研究生会
  委员，研究生团支
  部委员，班委
  优秀 8—10 6—7 4—5
  良好 6—7 4—5 2—3
  及格 4—5 2—3 0—1
  注：
  ① 以上各类学生干部的工作成绩由直接管理部门进行评价；
  ② 学生干部兼任多个职务的，只计最高分一项；
  ③ 学生干部获得个人职务方面荣誉的，不重复累计，只计最高分一项；
  ④ 其他学生干部社会工作加分，由学院酌情处理。  

（2）参加活动加分(D)：
  集体获奖按主要成员、普通成员取相应分数，参与未获奖的，所加分数集体与个人相同。
  ①校内外知识(非科技类)、演讲、辩论竞赛活动获奖
  获奖等级
  加 分
  等 级 第1名(等) 第2名(等) 第3、4名(等) 参与
  未获奖
   集体 个人 集体 个人 集体 个人 
  国家级 8－6 8 5－3 5 3－2 3 2.5
  省市级 6－3 6 3－2 3 2－1.5 2 1.5
  学校级 3－2 3 2－1.5 2 1.5－1 1.5 1
  学院级 2－1.5 2 1.5－1 1.5 1－0.5 1 0.5

②文体类比赛活动获奖
        获 奖 等 级
  加分
  级  别 1—3名(或等) 4—6名(或等) 7—8名(或等) 参与
  未获奖
   集体 个人 集体 个人 集体 个人 
  国家级 6－4 6 5－3 5 3－2 3 2.5
  省市级 5－3 5 3－2 3 2－1.5 2 1.5
  学校级 3－2 3 2－1.5 2 1.5－1 1 0.5
  学院级 2－1.5 2 1.5－1 1 1－0.5 0.5 0.5

③其他（发表文学、美术、音乐、摄影等作品）
  级    别 加分 集体或合作作品加分
    第一作者
  (或主要成员) 其他作者(或成员)
  国  际  级 5 4 3
  国  家  级 2.5 3 2
  省      级 2 2 1.5
  学  校  级 1 1.5 1
  注：
  ① 同一文章(或作品)在不同的刊物上发表，只按最高级别标准加分，不累加；
  ② 同一内容(项目)参加不同级别的竞赛只按最高标准加分，不累加；

  其他学生工作管理制度参见学校《研究生手册》、《学生手册》、《成人教育学生手册》

 
  第三部分   会议制度
  外国语学院召开各类会议的要求
  在学院各项管理工作中，利用开会的方式来沟通信息，安排和协调工作，进行咨询、论证、决策是经常的，也是十分必要的。召开必要的会议，是统一认识、整齐步伐、提高工作效率，推动学院工作的有效方法，也是民扬民主、集思广益、实行集体领导的必要形式。
  因此，为使每次会议都能达到预期目的，应注意以下几点：
  1、每次会议都要有明确的目的，都要解决一定的问题。每次会议的议题不宜太多，可开可不开的会议坚决不开，可参加可不参加的人员不参加会议。属于职责范围或主管学院领导有权解决的问题不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。
  2、每次会议都应有充分准备，会前会议召集人整理好议题，并将议题通过工作人员提前通知与会人员。准备不充分，没有提出解决方案的议题不上会；系（部）、团队内部没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。
  3、会议召集人必须紧紧抓住议题，既要启发诱导与会者充分发表意见，又要注意控制离题和重复的发言。发言者应办求语言准确、简练，能表达主题。
  4、会议形成的决议，召集人要责成有关人员认真贯彻执行；有关办事人员要负责督促检查，并收集反馈信息及时间主管领导汇报。
  5、全院的会议，由办公室统一安排、组织。会议时间不宜过长（一般不超过1小时、学术报告除外），办公室要负责整顿会风，杜绝迟到、早退和会上交头接耳等不良现象。
  6、会议召集人应指定专人作好会议记录，重要会议应有两名记录者同时工作，有关办事人员要整理好记录，事后按学校档案管理办法立卷归档。
  7、各类会议召集人及召开时间、参加人员请见列表。
   

外国语学院各类会议列表
  会议名称
  召集人 召开时间 参加人员
  党政联席会议 院长、书记 每周1次 学院党政领导、办公室主任
  教务例会 系（部）负责人 每月1次 所属全体教师
  全院教工大会 学院办公室 每月2－3次 全体教职员工
  学院干部会议 院长、书记 每学期1次 学院领导、系（部）负责人、团队责任教授以上负责人、办公室主任、工会主席
  教学工作会议 主管副院长 每学期1次 系（部）负责人、团队负责人、教学秘书
  学生思想政治工作总结交流会 书记 每学期1次 学院党政、系（部）负责人、研究生导师、级主任、本科生班主任、学生工作秘书。学院关工委委员等
  研究生导师会议 主管院长 每学期1－2次 学院全体研究生导师
  师生座谈会议 主管院领导 每学期1－2次 系（部）负责人、学生代表、学生工作秘书
  党委中心组学习 书记 每学期1－2次 学院党委中心组成员
  教工党支部书记例会 书记 每学期1－2次 教工党支部书记
  党委委员会议 书记 每学期2－3次 学院党委委员
  研究生级主任、班主任例会 主管副书记 每学期2－3次 研究生级主任、本科生班主任、学生工作秘书。学院关工委主任等
  领导班子民主生活会 上级部门 每学年1次 学院党政领导、党委委员、兼职监察院、工会教代会代表、民主党派代表
  新教工座谈会 院长 每学年1次 学院领导、全体新教师、办公室主任等
  退休教职工座谈会 主管院长 每学年1次 学院领导、全体退休教职工办公室主任等
  学院教代会 学院教代会主任 适时召开 学院教代会代表、特邀代表等
  学院各类管理委员会 各组长 适时召开 各类管理委员会成员