2020-09-21
华南理工大学教学类档案利用指引
 

一、校内人员(只能申请利用本人名下的档案)

   (一)服务对象及档案利用范围:

  1.本校毕业且目前在本校工作的各学历层次校友,可申请利用本人在读期间的学籍表、成绩单、录取名册、毕业名册、硕士学位材料、博士学位材料、毕业生就业方案等各类学籍档案(仅限馆藏)。

  2.本校在读的各学历层次学生,可申请利用本人的录取名册(仅限已移交进馆的录取名册)

   (二)利用方式

1.如只需档案电子版(无档案证明专用章),则可登陆网上办事大厅(https://ehall.scut.edu.cn/,点开“档案馆”,在“教学类档案利用服务”这个服务事项中提交申请,无需来馆。档案馆值班人员将于1-2个工作日内处理完毕并加密发送电子版到申请者邮箱。

2.如需档案纸质版(加盖档案馆档案证明专用章),则利用者需携带本人有效证件(校园一卡通或身份证或毕业证或学位证)到档案馆进行现场办理。

  

二、校外人员(只能申请利用本人名下的档案)

(一)服务对象及档案利用范围:

  本校毕业且目前不在本校工作的各学历层次的校友,可申请利用本人在读期间的学籍表、成绩单、录取名册、毕业名册、硕士学位材料、博士学位材料、毕业生就业方案等各类学籍档案(仅限馆藏)。

(二)利用方式

1.在线申请,线上办理。具体流程如下:

1)利用者首先登陆http://my.scut.edu.cn/up/up/offCampus这一网址,进行在线注册。之后用所注册的账号,登录https://ehall.scut.edu.cn/,在“教学类档案利用服务(面向校外人员)”这个服务事项中提交档案利用申请。

2)档案馆值班人员在收到申请后,将于1-2个工作日内处理完毕,若利用者所申请的是档案电子版(无档案证明专用章),则加密发送电子版到申请者邮箱;若利用者所申请的是纸质版(加盖档案馆档案证明专用章),则通过顺丰快递寄送给申请者。


2.委托他人来馆现场代为办理

  利用者如不能亲自来馆现场办理,除可本人在线申请外,亦可委托他人来馆现场代办,具体流程如下:

1)利用者登陆华南理工大学档案馆首页的【下载专区】-【工作表格】中,下载“华南理工大学教学类档案利用委托函.doc(单击亦可直接下载)电子版,完整填写各项信息并手写签名。

2)委托人将手写签名后的委托函和身份证件扫描或拍照,再将文件发送给被委托人打印。被委托人应带齐下列纸质材料:委托函、委托人身份证复印件、毕业证或学位证复印件;被委托人身份证复印件和原件来馆现场办理。

  

 注:档案馆现场办理地点及联系电话:

  1.大学城校区B1-312(周一至周五全天),电话:020-39381155

  2.五山校区1号楼师生服务中心二楼25号窗口(周二全天、周四下午除外),电话:020-87113040

  

 温馨提示:因新冠疫情防控期间,校外人员不能进校,如果选择委托他人来现场代办,则受委托人须为校内人员。

  未尽事宜可来电咨询:020-39381155 或 020-87113040

                           华南理工大学档案馆

                          2020921