本馆概况
 
 
 
 
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  华南理工大学档案馆位于广州市番禺区华南理工大学大学城校区B1栋大楼内。馆舍总面积2147.62平方米,其中库房面积为1485.77平方米。另外校史馆、无线电电子博物馆和电视机工业博物馆面积共661.85平方米,均于2009年纳入档案馆管理。2017年学校办学成就展(五山校区)也纳入了档案馆管理。此外,出版、声像档案分室及人事处档案室、学生工作处档案室、研究生院档案室的档案业务工作均由档案馆指导。

  学校于1995年1月设立档案馆(前身为1986年6月成立的综合档案室),挂靠在学校办公室,1996年6月调整为学校正处级直属单位。下设综合文书档案管理科、信息技术与科技档案管理科、展馆管理与编研科3个科室。馆内现有正式在编人员12人,合同制员工3人,其中,馆长、副馆长各1人,科长3人,科员7人;正高级职称1人,副高级职称3人,中级职称8人。全校兼职档案员及其单位分管领导共计136人。

  档案馆是负责学校档案管理工作、保存和提供利用学校档案信息资源的业务部门。其职责是负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制订并组织实施全校档案管理工作规划;负责完善和制订学校档案管理工作的规章制度,并监督、检查各单位贯彻落实情况;负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设,对学校各单位档案工作人员进行业务培训和指导;负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作;负责对全校各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定,维护学校档案的完整性、系统性与安全性;负责组织实施档案信息化建设,推进数字档案馆建设工作;负责组织开展档案的开放和利用工作;负责编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;负责组织开展档案学术研究和经验交流等活动;负责组织开展档案宣传教育活动;负责校史馆、博物馆的建设与管理;负责学校办学成果展(五山校区)的建设与管理工作;牵头负责国际校区档案建设及管理的筹备工作;承担学校交办的其他工作。

  档案馆于1995年1月晋升为广东省特级档案综合管理单位,1998年7月转套为国家二级科技事业档案管理单位。馆内主要设备有密集架459.3立方米,防磁防辐射柜3.27立方米,档案橱(柜)511套,资料橱(柜)49套,底图柜3套,实物柜架31套,货架12套,去湿机26台,空调机14台,真空充氮消毒机1台,服务器9台,磁盘阵列3套,计算机48台,复印机4台,打印机11台,多功能传真一体机3台,档案卷盒脊背条码打印机1台,彩色工程扫描仪1台,扫描仪7台,数码相机3台,数码摄像机2台,过塑机1台,防盗报警设备4套,视频监控设备3套,门禁1套。

  截至2019年12月,馆藏档案总量为233459卷,其中光盘626张,实物910件。馆内现有资料2293册,电子版照片约19万张。传统档案数字化扫描总数为5153224页,馆藏档案数字化率超过70%。已录入电子目录总数为2323625条;档案管理系统挂接电子原文总数为810564个,大小约为3.8TB。馆藏各门类档案电子条目录入率100%。全馆各类电子数据总容量超100TB(含多套电子档案、各类电子文件、数据库数据、电子照片等的总容量)。馆藏档案1个全宗,全宗名称“华南理工大学”,分为党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版、财会、声像、人物以及实物等共13个门类。

  档案馆持续深入挖掘档案信息资源,大力开展档案编研和学术研究工作,取得了累累硕果。截至2019年12月,全馆成功申报各类科研项目共计31项,其中国家档案局科技项目2个、国家教育部和中国科协联合下达的科技项目1个(2013年),广东省档案局科技项目6个(2013-2019年),广东省高校档案工作协会项目1个(2018年),中央高校项目2个(2014年),全国高校博物馆育人联盟项目1个(2016年),广州市科协项目1个(2014年),学校“985工程”三期项目1个(2011年),人文社科基金项目4个(1998-2004年),高等教育研究基金项目7个(2009-2017年),党建与思想政治教育基金项目4个(2009-2013年),横向项目1个(2007年)。截至20202月,由档案馆主编、正式出版的图书、画册等共计13种,参编19种。馆内人员在各级各类报刊、图书上发表档案、校史等相关科研论文共计129篇,其中在《中国档案》《中国高等教育》《档案管理》《档案与建设》等核心期刊发表论文30篇;档案馆集体或个人以及档案编研成果历年来荣获国家档案局、广东省档案局、中国档案学会、教育部直属高校档案工作协会、中国高等教育学会档案工作分会、全国高校博物馆育人联盟、广东省高校档案工作协会等各级别奖项共计90项。

  在档案信息化建设方面,2015年获批国家档案局首批数字档案室建设试点单位,是广东省获批唯一的一所本科院校。经过两年多的努力,现已初步完成能基本满足国家档案局于2016年10月颁布的《数字档案室建设评价办法》中有关应用系统各项评价指标的数字档案管理系统的开发建设。20182019年,配合学校网上办事大厅系统的建设,档案馆完成了面向校内人员的档案远程利用服务模块的开发,共梳理出16个档案利用服务事项,并于2019年5月投入使用。档案利用的各项流程及审核环节均可在线上完成,实现了“让信息多跑路,利用者少跑腿”,为档案利用网络化提供了技术保障。在增量档案电子化方面,以学校数字校园及智慧校园建设为契机,2014年学校OA系统电子文件及其元数据顺利远程实时归档,实现了我校增量档案电子化零的突破,截至2019年底,已将学校OA系统中2018年及以前年度的发文及来文全部接收归档。2016年经与校网络中心协商一致,学校各业务部门的管理系统将按归档要求推送重要数据信息至网络中心数据池,从而拉开了学校业务系统产生的电子文件远程归档的序幕。从传统窗口式服务向现代一键式服务发展,已成为档案馆提升服务水平的主要举措之一。

(2020年3月10日更新)