本馆概况
 
 
 
 
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  华南理工大学档案馆位于广州市番禺区华南理工大学大学城校区B1栋大楼内。馆舍总面积1740.46平方米,其中库房面积为1293.46平方米。另外校史馆面积、无线电电子博物馆和电视机工业博物馆面积共661.85平方米,均于2009年纳入档案馆管理。2017年学校人文馆办学成就展(五山校区)也纳入了档案馆管理。此外,出版、声像档案分室及人事处档案室、学生处档案室、研究生院档案室的业务工作均由档案馆指导。

  学校于1995年1月设立档案馆,挂靠在学校办公室,1996年6月调整为学校正处级直属单位,现任分管校领导是朱敏副校长,下设综合文书档案管理科、信息技术与科技档案管理科、展馆管理与编研科3个科室。馆内现有正式在编人员13人,合同制员工4人,其中,馆长、副馆长各1人,科长3人,科员8人;正高级职称1人,副高级职称5人,中级职称2人,初级职称5人。全校兼职档案员及其单位分管领导共计136人。

  档案馆是负责学校档案管理工作、保存和提供利用学校档案信息资源的业务部门。其职责是负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,制订并组织实施全校档案管理工作规划;负责完善和制订学校档案管理工作的规章制度,并监督、检查各单位贯彻落实情况;负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设,对学校各单位档案工作人员进行业务培训和指导;负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作;负责对全校各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定,维护学校档案的完整性、系统性与安全性;负责组织实施档案信息化建设,推进数字档案馆建设工作;负责组织开展档案的开放和利用工作;负责编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;负责组织开展档案学术研究和经验交流等活动;负责组织开展档案宣传教育活动;负责校史馆、博物馆的建设与管理;负责学校办学成果展(五山校区)的建设与管理工作;承担学校交办的其他工作。

  档案馆于1995年1月晋升为广东省特级档案综合管理单位,1998年7月转套为国家二级科技事业档案管理单位。馆内主要设备有密集架459.3立方米,防磁防辐射柜3.27立方米,档案橱(柜)511套,资料橱(柜)49套,底图柜3套,实物柜架31套,货架12套,去湿机26台,空调机14台,真空充氮消毒机1台,服务器9台,磁盘阵列3套,计算机48台,复印机4台,打印机11台,多功能传真一体机3台,档案卷盒脊背条码打印机1台,彩色工程扫描仪1台,扫描仪7台,数码相机3台,数码摄像机2台,过塑机1台,防盗报警设备4套,视频监控设备3套,门禁1套。

  截至2018年12月,馆藏档案总量为216197卷,其中光盘582张,纸质照片9547张,实物765件,资料2293册,电子版照片约19万张,视频文件约1517个,传统档案数字化扫描总数为4194329页,馆藏档案数字化率超过50%。接收OA系统的电子文件15303件,接收、征集和下载其他电子文件数(不含接收OA系统电子文件)90326件。已录入电子条目总数为2043430条(其中案卷级245660条,文件级1797770条);挂接原文总数为619592条。馆藏各门类档案电子条目录入率100%。现有电子版照片约19万张。馆藏电子档案总容量超57TB。馆藏档案1个全宗,全宗名称“华南理工大学”,分为党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版、财会、声像、人物以及实物等共13个门类。另有资料2248册。

  2013年以来,档案馆持续深入挖掘档案资源,大力开展编研和理论研究工作,科研项目申报工作取得重大突破。2013年至2016年底,全馆成功申报各类课题14个,其中国家档案局科技项目2个,国家教育部和中国科协联合下达的科技项目1个,省档案局科技项目5个,中央高校项目2个,全国高校博物馆育人联盟项目1个,广州市科协项目1个,学校高等教育研究基金项目1个,党建与思想政治教育基金项目1项。

  在数字档案馆建设方面,以学校数字化校园及智慧校园建设为契机,2014年学校OA系统电子文件及其元数据顺利远程实时归档,实现了我校增量档案电子化零的突破,迄今为止,已接收OA系统2013-2015年的电子文件2400余件。2015年喜获国家档案局首批数字档案室建设试点单位,是广东省获批唯一的一所本科院校。2016年经与校网络中心协商一致,学校各业务部门的管理系统将按归档要求推送重要数据信息至网络中心数据池,从而拉开了学校业务系统产生的电子文件远程归档的序幕。从传统窗口式服务向现代一键式服务发展,已成为档案馆提升服务水平的主要举措之一。

(2019年1月15日更新)