“口述档案”作为一个概念的提出源之于档案机构介入口述史和口头传说资料收集与管理程度加深的结果。口述史和口头传说的调查工作起初只是专业机构和学术机构，特别是史学机构为社会保存和研究某一方面或某一时期的记忆而进行的一项工作。这项工作的结果被称之为“活历史”、“活资料”或“口述证据”、“口述资料”等。由于此项工作的作用与档案工作在本质上相同，因此，档案机构很自然地介入其中，并给这些调查的产物创立了新的概念——口述档案。

    口述档案的首次提出源之于1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》，该词典对“口述档案”所下的定义是：“为研究利用而对个人进行有计划采访的结果，通常为录音或录音逐字记录形式。”

    1988年8月在第十一届国际档案大会上，塞内加尔的档案工作者萨利乌·姆贝伊正式使用了“口述档案”一词，他对“口述档案”阐述了自己的见解，认为：“口述史的查访结果和口头传说的汇集组成了口述档案”。“它包括演讲、讲座录音、辩论、圆桌会议录音、广播电视、记录在录音电话机上的通信和指示，以及合唱或独唱的录音等”。