一、档案的数量及保管期限（1952~2019.12）（见附件4）
附件4：
档案的数量及保管期限（2020.8）.pdf
二、档案完整程度
学校于1952年12月已有人兼管档案、资料，到1958年学校建立了档案科，由于学校曾经经历过两分两合，加上“文化大革命”十年挫折，散失了部分档案。
1986年6月16日，学校档案科改称文书科技综合档案室，当时仅有300多卷文书档案。
1986年至1990年，文书科技综合档案室拥有文书（含上级来文）、科研2个门类档案约1900余卷。
1991年至1997年这一时期档案收集数量和质量有了大发展。期间，1991年2月26日档案室提升为副处级建制，1995年1月20日扩设为档案馆，1996年6月20日档案馆调为系处级建制。这一时期共有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物13个门类档案，档案总数14106卷。
1998年至2009年10月，这一时期档案收集数量和质量再上新台阶，共有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物13个门类，档案总数达到83437卷。
2013年1月以来，档案馆档案接收数量和质量再创新高，截至2019年12月，馆内共有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物13个门类，档案总量为233459卷（件）。
三、档案的利用价值及案例
学校档案的利用率是衡量档案工作为学校中心工作服务、为校内各单位服务、为师生员工服务、以及为社会服务得如何的一个重要指标。一直以来，学校档案馆在完成每年的立卷工作的同时，积极为学校各方面提供馆藏档案利用工作。2016年全年提供利用2176人次，调阅档案38596卷，复印、打印、拍照、发送电子版或拷贝、外借及远程授权36058张，其中通过邮件发送及拷贝电子档案利用量上升214.4%, 启动主动推送等服务模式，网络查询服务发挥越来越重要的作用，多元化的利用模式进一步提升了服务质量和效率。
自学校成立档案室，到1995年成立档案馆以来，主要从以下方面为校内外提供档案利用：
1．为本校教学、科研和管理等各项目日常工作提供管理性规定材料。
2．为与外单位的土地争议，房屋维修、扩建、改建提供基建材料。
3．为校友出国、考研、找工、补办档案等等开具成绩单等档案证明。
4．为校庆展览、校史编写提供馆藏历史照片、实物及文字材料。
5．为各类评估、检查提供支撑材料。
6．为教师科研报奖、职务晋升、房产继承等提供凭证材料。
7．为治安保卫工作提供破案有关资料。
通过提供上述档案利用，不仅提升了馆藏档案的价值，还取得了很好的社会效益。具体事例如下：
1．1991年起我馆提供大量凭证，使学校在1997年4月18日领得校园土地红线图，结束了建校45年来我校没有红线图和土地权属证的历史，为学校土地、房产管理及开发与建设提供了合法依据。
2．1989年至1994年我馆为《华南理工大学史》提供了大量的基础数字、大事记、照片，为该书的成功出版做了很多基础工作。
3．我校北区校园长期受周邻长湴村、元岗村少数村民的侵占，在校内养猪、养鱼、种植,还搭棚出租给外省流动人员居住。为了解决纠纷，我馆积极配合校地产办，提供大量历史资料、地形图及广州市建委批准我校北区建围墙的批文等有力的证明材料。使得学校能在1994年12月5日与上述两村签定土地权属协议书，最终结束了持续20多年的纠纷。
4．为解决我校在“文革”期间借校地少华山给广东省公安厅的归属问题，档案馆提供了1975年8月21日省公安厅要求借用少华山作为警犬训练场的有关资料，充分说明该山使用权应属我校。经学校、地产局与对方协商，终于达成协议，2002年1月23日少华山7000多平方米土地回归我校。
5．为配合我校本科教学工作优秀评价，1999年9～11月档案馆派李萍到评价办公室协助工作。李萍以高度负责的精神协助整理和建立相关档案与资料，为我校顺利通过优秀评价做出了努力，获得了学校的好评。
6．我们为机械二系10号楼楼顶加层工程提供完整的原建筑基建图，使其节省了不少经费，顺利建起1400平方米的实验室和会议室。
7．广州中山纪念堂大修中，以铜铸孙中山先生像替换原孙中山先生喷铜水泥像。档案馆运用1942年11月出版的《皇威辉辉——南支之展望》（日文版）一书，提供解放前中山大学石牌校区曾有孙中山塑像的历史图片和背景材料等复印件，协助学校最终于1998年12月22日获准将孙中山先生水泥像移入我校重置。
8．受学校委托，档案馆于1999年4月28日向广州市有关部门就学校的一批1934年至1952年的老建筑申报文物保护单位。2002年7月，这批老建筑（共18项）作为广州市的历史建筑遗产之一，得到了广州市政府的批准与立项。这是档案馆献给学校50周年校庆的礼物。
9．经我馆考证，12号楼前的石座是当年中山大学石牌时期所建的日晷仪的一部分。学校采纳我馆建议，于2001年8月重置日晷仪，从而为学校又添一新景。
10．利用馆藏档案和资料，2004年参编、出版了华南理工大学名师丛书“冯秉铨”、 “符罗飞”两本书。
11．在2005年6月团省委筹备省学联九大期间，我们提供自民国初至解放初近半个世纪几个重要时期的学联活动史料，特别是1950年5月广州解放后的省市首次学代会特刊复印件，为南方日报学联特刊得以顺利出版，发挥了作用。
12．我馆独立发现了组建到我校的广东工业专科学校及其前身广东省立第一甲种工业学校丰富的历史宝藏，并撰写论文在学校党建与思想教育研究2004年年会上展示，该成果荣获年会二等奖。
13．2005年10月是人民科学家钱学森回国工作50周年。校档案馆存有解放初广州地方报纸有关钱老的两则报导（1950年10月广州1675名科学工作者联名致电联合国和美国，呼吁立即恢复钱等科学家的人身自由的电文；1955年10月我校领导迎接钱等留美科学家归国到达广州的报道）这是研究解放初关于党的知识分子政策的好材料，又是钱回国50年的一个历史见证。我们将有关资料的复印件赠送给纪念活动筹办方（此前他们在广州遍寻相关史料不着，原以为会空手而去），受到对方的欢迎。
14．2006年12月，中国教育电视台拍摄纪念全国恢复高考制度30周年首批大学毕业生业绩的专题节目“春天里的七次约会—华工（50177班）专辑”。我馆为对方顺利录制节目提供了及时有效的帮助。包括一批20多年精心搜集的素材：当年学校招生海报、该班生活图片、学生早年照片、获奖光荣榜以及地方报纸采访该班毕业生的专题报道等。节目在2007年2月播出后，在高校中反响热烈。
15．多年来，校档案馆为早年分配在塞外高原、东北原野晚年要回广州定居的一批老校友约12名（当中有中山大学工学院1950年毕业生，岭南大学工学院1952年转校生，省立工专1949年至1951年3个年度第二学期的毕业生）提供当年广州住家地址的依据或者学历证明。这项工作因档案的稀缺而难度大，由于充分调动了馆内外的档案等相关资源，所提供的服务，都超出他们的预想而大喜过望。
16．从2004年开始，作为学校本科教学与建设领导小组成员，我馆参与了学校自评报告从初稿到审定稿的制定全过程，同时为学校多个学院、部门及时提供了所需的大批档案资料，这些资料不仅来源于馆藏，还有大量是平日用心搜集和积累起来的社会正式出版物等，同时为教务处整理、撰写了我校教务处历届领导的材料。我馆为2007年本科教学评估总计调阅财会、科研、行政、党群、教学等各类档案2266卷，资料121册，照片73张，复印档案、资料等共4402张，以优异成绩顺利通过教育部专家组对我校的本科教学工作水平评估作出了贡献。
17．从2006年9月起，我馆开始参与校史展览馆的筹备工作，为校史展览确定主题、提供思路和方向，并整理了一大批校史相关材料，如1953年底各系及教研室教师数、华南理工大学历史沿革简图、华南理工大学早期(1966年前)部分著名专家教授名单等等。
18．2007年9月， 美国驻德外交官Jared S.Pendleton两次来访我馆，为其博士论文做开题调研。对其论文所涉及的有关前苏联专家援华、专家在我校的情况进行了专门咨询，我馆向其提供了一批珍贵资料。
19．2008年6～9月，我馆作为校史馆改造筹备办公室成员单位之一，负责校史展览馆一馆及部分二馆的文稿整理和撰写以及老照片的收集、整理和翻拍、部分实物的收集等工作，为校史馆的改造贡献了力量。
20．2008年6～10月，我馆为学校科技成果展览提供科研项目奖状及专利证书扫描件一批，还为该展览整理了部分科技工作者的文字简介。
21．2008年3～10月，我馆倾全馆人员之力，为编写《华南理工大学校园建筑与人文景观》一书，考证相关史实，查阅收集大量档案、资料，到现场实地考察，走访建筑专业人士，电话咨询多家单位，顺利完成了南北校区60多个建筑或景观的文稿撰写工作，还为本书收集和翻拍了大量老照片。
22．2008年，利用档案资料为华东理工大学档案馆提供成思危校友的相关材料，使他们顺利完成了相关工作。
23．2008～2009年，配合学校教工住宅的电梯安装，为教职工查阅复制了大量的基建图纸，保证了电梯安装工作的正常进行，也为教职员工提供了方便。
24．2008年以来，为了配合学校部分公有住房出售，借助已故人员档案，为很多已故人员家属提供亲属关系证明，使他们顺利更换了户主，方便了房屋的购买。
25. 2008年至2009年下半年，我馆为庆祝学校建筑设计研究院纪念成立30周年，收集整理了大量历史沿革方面的文献资料，为该院编撰《三十年成长路》一书提供了历史依据。
26．2009年，学校配合学习实践科学发展观活动，对建校以来的规章进行清理，重新修订。我馆利用检索工具为学校各部门搜集以往制订的规章制度近600个，并陆续为有关单位提供了大量的档案实体复印，为各类规章制度的清理奠定了良好基础。
27. 2009年，为公共关系处、土木与交通学院等单位建立校友数据库提供了从建校初期至今的历届毕业生档案资源；为建筑设计研究院、建筑学院、后勤集团等单位举办相关展览提供大量的基建图纸和照片档案资源。
28. 2009年以来，为教师公寓加装电梯提供了大量的基建图纸档案等等，充分发挥了档案资源服务学校、服务校内各单位、服务师生员工的作用。
29. 2010年10月22日，档案馆接到来自武汉汉口台北路台北一村94号401室署名李元驹的信，信中讲到：他本人于1950年8月由台湾大学化工系转学插班到原私立岭南大学土木工程系二年级读书，至1953年7月作为华南工学院第一届毕业生毕业。时隔57年，因落实政策原因，需要档案馆帮助查找他当年自台湾大学转学插班进入私立岭南大学土木工程系二年级的书面证明。档案馆接到来信后，很快在数字化学籍档案中找到了李元驹本人于1950年填写的私立岭南大学学生调查表和当年他撰写的自传，其中都有关于他从台湾大学转学插班到私立岭南大学土木工程系二年级读书的记录。档案馆人员通过电话告知年已八旬的李元驹校友他所需要的档案证明查到了，然后将彩色打印机打印出来的档案证明原件复制品通过特快专递寄到李元驹老校友家中。李元驹校友对档案馆帮助他查找到57年前的学籍档案，为其落实政策、办理遗产继承提供了非常重要的档案依据一事表示衷心地感谢。
30. 2011年1月，原国立广东大学代理校长褚民谊之子来我校档案馆查询其父相关资料，我校档案馆认真接待，为其提供了相关资料，并联系中山大学档案馆提供进一步帮助，令其深受感动。
31. 2011年上半年，为了配合我校2号楼改造，学校急需寻找多处临时办公地点，以满足各部处办公需要，我校档案馆及时提供了大量备选临时办公地点的图纸资料，保证了各临时办公地点的顺利改造及搬迁。
32. 2011年暑假期间，为了支持建筑学院编写院史，我校档案馆在今年假期连续多天为编写组老师提供建校以来与建筑系相关的教职工名册以及学校创办以来的各期校报，供其查阅翻拍，满足该学院的写史需求。
33. 2011年暑假期间，我校档案馆人员放弃休息，随叫随到，及时快捷地为教育部“小金库”抽查组提供多批大量的财会凭证，保证该项抽查工作顺利完成。
34. 2011年8月，美国亚利桑那州州立大学攻读社会学的在读博士陆伊骊今年暑期致信我校档案馆馆长，希望来馆查阅我校前身华南工学院早期发展资料以完成国际会议论文，我校档案馆经有关部门批准后，热情接待了她，并为其提供所需档案资料70余页，保证其国际会议论文的顺利完成。
35. 2011年，档案馆为学生活动中心、东区学生饭堂、图书馆、西湖苑、老体育馆、南校区学生宿舍等多栋建筑的空调安装系统、以及校内教职工公寓、宿舍的外墙装修、扩建、改造、加装电梯等工程提供了大量的基建图纸和消防验收资料。
36.学籍档案利用是我校档案馆日常利用工作的重头戏，以往，办理一份成绩单证明需要花费很多时间，自2008年以来，档案馆陆续对学籍档案全部进行了数字化扫描，并挂接到档案管理系统，极大地提高了学籍档案的利用服务效率，减少了学生、校友的等候时间。
37.过去提供早年专利档案利用，要到三楼库房调档，完成一个利用大概需要15到20分钟。现在，专利证书、专利版权、科研成果获奖证书已全部数字化，提供利用变得非常简单和快捷，不仅可以通过系统直接打印复制件，节省了很多时间，还可将电子扫描件直接发送利用者信箱，满足利用者保存电子文件的需求。
38. 2011年下半年，为了满足学校党委宣传部建设“华工历史回眸”专题网站，要求档案馆提供1952年至1955年全部校报复印件。如果按照传统利用方式，需要安排专人逐张复印，既消耗时间，又消耗纸张，在复印过程中还会对老校报带来破坏。由于我校档案馆已完成馆藏校报的数字化扫描，原本耗时耗纸的工作，仅用十几分钟的时间就把电子版校报拷入了学校党委宣传部的硬盘中。
39. 档案馆从1998年开始接收已故人员档案，截至2012年底，馆藏已故人员档案共1139卷。2008年至2012年末，档案馆利用已故人员档案为学校145位已故教职工家属办理了房产继承、房产转移等档案证明，为他们顺利完成房产继承和房产转移提供了有力依据。
40. 2012年5月，艺术学院承办马思聪诞辰100周年学术思想论坛，需要查找马思聪来我校演出的相关资料，档案馆不仅查到了马思聪1962年来我校演出的新闻报道，还通过馆藏资料及外校档案资料，梳理了马思聪与华南理工大学的历史交汇点，为这次纪念活动在华工举办作了注解。
41. 2012年，为迎接60周年校庆，档案馆积极配合党委办公室，充分利用馆藏档案资源参与梳理学校办学历史，共形成了1952年前中山大学历史沿革，华南联合大学历史沿革，岭南大学历史沿革，广东工业专科学校历史沿革，中山大学、华南联合大学、岭南大学、广东工业专科学校调入华南工学院教授（副教授）名单，华南理工大学历史沿革图（横、竖两版），华南理工大学历届党委领导名单（更新），华南理工大学历届行政领导名单（更新），1952年以来我校专业设置及调整情况表等多项成果，为追溯我校办学历史，恢复我校组建原貌提供了有力佐证。
42.2012年，档案馆与公共关系处合作，完成了《口述华园》、《岁月华园》等文化丛书的编撰出版工作和《华南理工大学校园建筑与人文景观》、《华南理工大学景观撷英》等书的修订重印工作。配合宣传部完成了《印象华园》、《华园故事》、《漫游中国大学——华南理工大学》等书以及《甲子华章》——凤凰卫视专题片、《甲子华章》南方日报60版的编审修改工作，并提供了大量的馆藏校报、照片和文件。为《华南理工大学建筑学院大事纪》、《华南理工大学电信学院史》、《华南理工大学图书馆史》等书的出版提供了大量的校报及综合文书档案资料。档案馆还利用馆藏档案为文化建设丛书、校庆电视脚本、校庆文章等的使用的相关史料进行核实、匡正，还将“口述档案”视频中有关祝福华工的内容剪接编辑成《60周年校庆寄语》视频专辑。以上工作充分发挥了馆藏档案为学校中心工作服务的功能，也为学校留下了宝贵的文化财富
43. 2012年下半年，为了让校友在60周年校庆期间返校时能找到“娘家”，档案馆根据学校领导要求认真梳理了建校60年来院系及专业设置、调整、变更情况表，为校友回家提供方便。
44. 2012年，为了迎接60周年校庆，我校利用教育部老建筑修善基金对原国立中山大学时期的体育馆、5号楼、7号楼等老建筑进行修缮。档案馆尽其所有，提供馆藏的老建筑基建档案，为顺利修缮作了基础性工作。档案馆还为学生活动中心、大学城区学生宿舍等多栋建筑的维修维护，以及校内教职工公寓、宿舍的外墙装修、扩建、改造、加装电梯等工程提供了大量的基建图纸和报建资料。
45. 2012年，档案馆为有关学院进行重点实验室评估或验收提供了大量的专利证书利用，为教师科研项目结题等提供了大量的财会凭证利用，为多届校友制作校庆60周年校友录提供了大量的学籍档案照片及相关材料，保证了上述工作的顺利进行。
46. 2012年，档案馆深入挖掘馆藏综合文书、教学、科研、基建、出版、声像、人物、实物等类档案资源，为校史馆更新改造提供了大量珍贵史料及实物（含复制件），牵头完成了校史馆更新改造工程、无线电电子博物馆维修改造工程。同时，对无线电电子博物馆和电视机工业博物馆馆内绝大多数展品信息进行挖掘补充，建成网上无线电电子博物馆和电视机工业博物馆。还为学校办学成就展、校庆60周年晚会提供了大量的综合文书、人物、声像、实物等馆藏档案资料。
47. 2013年12月20日，我馆接到机械学院要求查询原中山大学工学院机械工程系校友冯颂明的相关学籍档案。馆内人员多方查找，经与中山大学档案馆、广东省档案馆联系，最终查到了冯颂明校友1937年入学时的学籍表、中国国民党入党申请书以及同届毕业学生名册。21日，当冯颂明校友及其家人访校时接到我们赠送的这些珍贵的档案复制件时，惊喜不已。我馆所做的工作也间接推动了冯颂明校友家族捐资200万元用于支持我校机汽学院学生科研创新活动的大好事。2014年1月3日上午，冯颂明校友捐赠仪式在逸夫人文馆举行。
48. 2013年1月、7月、9月，为配合国家自然基金项目、机械学院省重点实验室等的审计工作，我馆为财务处、审计处借阅大批量财会凭证档案，在大学城和五山校区总计外借财会凭证944卷。
49. 2013年1-12月，我馆为团委开展纪念举办挑战杯10周年活动提供我校2003年承办第八届“挑战杯”照片96张；两次为公共关系处制作校友纪念画册提供校报、毕业照、其他各类老照片等共计284张；为电信学院举办校友纪念活动宣传展示栏提供该院历届毕业生合影照片电子版共计404张；为化工学院提供93级应用化学、精细化工专业学生学籍照片96张；为招生办提供学校重要领导来校视察照片共21张；此外，还为化学化工学院提供邓颂九、康辛元、罗雄才、李敦化等老教授照片、为广东科技报提供电视机博物馆展览照片、为公共管理学院提供5号楼旧照片等共计36张。全年共计提供照片档案利用937张。
50. 2013年大学城教学区、生活区竣工图纸利用率很高，在目前图纸未有扫描的情况下，为方便大学城校区机关单位、学院、个人以及施工单位前来利用者的不同需要，除了提供电子版图纸以外，经常要带着图纸跟随利用者到北校区复印大图。10月18-21日期间，为广州市番禺立信防雷科技有限公司调阅大学城学生公寓、教师公寓及教学、科研用房共50栋建筑图纸269张、复印大图269张。
51. 2013年为材料学院、建筑学院、制浆造纸重点实验室评估，共调卷195卷，为机械学院评估创新团队调阅43卷；为科技处迎接国家自然科学基金项目的审计调阅51卷。
52. 2013年为华工附小、附中筹办申请华工实验学校资质审查，调卷58卷，此外，为学校居民楼的电梯安装，教学楼、学生宿舍的维修改造提供大量基建档案利用。
53. 2014年，全年为校内外各单位提供各种照片档案利用505张、名人档案利用202件，如：为公共关系处开展校友返校日活动、自动化学院建院周年纪念、南校区管委会为校领导做PPT、校研究生会成立30周年纪念活动、化工学院举办摄影展、建筑学院梳理该院历年课程及学时设置情况、发展规划处举办南校区办学成就展览、为《影像罗明燏》一书的编撰等提供了大量老照片、历届毕业照等，为宣传部提供校史馆展馆内景照片和参观照片等。
54. 2014年的基建档案利用人次138次，较2013年增加了21%，利用的案卷数（文件数）则显著上升至5595件，是2013年5倍。为资产处构建学校房屋资产提供400余栋建筑合计2700余件基建图纸，同时为其将学校无房产的建筑上报给教育部提供过70余栋建筑的前期规划许可证、报建审核书、结算报告等，为学校房屋清查提供了近30余栋建筑200余张建筑平面图、为基建处查询邵逸夫先生在我校捐资建房的报建、竣工材料、拨款材料100余件，为化工学院、后勤集团、建筑设计院、设备处等部门实施建筑修缮、为居民楼修建电梯提供过大量的基建文字材料与基建图纸。
55. 2014年为化工学院邱校长团队项目申报、环境学院构建实验平台、机械学院创建的安全生产科技支撑平台的专家评审、专利事务所等部门提供大量了科研获奖证书、专利及软件版权档案。教学档案方面，为环境学院建院10周年提供该院10年来招收研究生的名单、专业名称等信息。
56．2015年为大学城校区“办学成就展”、“校友返校日”活动，为多个单位制作校友纪念册、校庆活动、筹备展览、校史宣传等用途提供大量老照片、毕业照、校报、文书文件利用。
57．2015年4月23日-5月11日，基于老建筑档案不全、可辨认信息非常有限，报建名与现使用名不一致，通过到实地查看、调阅研究生学位论文、咨询老华工人等多渠道对雷达站、九一八南、松花江等一批老建筑进行考证，将报建名称与现使用名称进行匹配，为基建后勤资产等部门完成全校办公用房面积清查、36栋学生宿舍空调安装、大学城校区红外监控系统安装、教工宿舍电梯安装、校内建筑维修改造消防评估等提供大量基建图纸；主动为学校电子地图提供建筑物名称的核实标注工作；为部分学院研究中心和基地建设的申报、专利转让、项目申报等调阅大量科研档案；为教师项目结题验收、审计、项目清查及学费收据核查等工作需要调阅大量财会类档案。
58．2015年5月，因大学城建筑申请报建名称与现使用名称不一致，给基建档案的查阅和利用带来不便，顾美玲老师对大学城56栋建筑物的原工程名称和编号进行多种渠道收集、反复核对，并结合校园的教学楼、院系办公楼、学生宿舍、教师公寓、公共建筑的最新使用名称，整理出“大学城基建档案新旧名称一览表”，通过“一览表”查阅基建档案不仅提高了工作效率，而且方便了利用者。
59．为软件学院申报2015年广东省工程技术研究开发中心入库项目提供120项专利及版权查询打印、为机械与汽车工程学院申请教育部学科创新引智基地及申报2015年申报“汽车零部件与整车性能集成技术国家地方联合实验室”共提供140项专利查询、为专利事务所迎接教育部国有资产清查提供了2008-2014年授权专利，为老师晋升职称、申报课题、专利转让、大学城成果展、教育部巡检提供了2132件科研档案查询。
60．2015年为配合学校办公用房清查；基建处迎接教育部规范管理考核；网络中心对1号楼、18号楼等9栋建筑的综合布线改造；13号、27号、14号、16号楼、25造纸实验大楼、医院住院部、科技园1-2号楼、31-32号楼等学校建筑维修改造；材料学院迎接实验室的消防评估查询麟鸿楼、14号楼等9栋建筑的建筑平面图；学校排水排污管网改造；东七、东八、东九、西六、西九、研五等学生宿舍改造；资产管理平台构建；基建处所需西秀村7、8、14、15栋、西一区4-6栋、附中教学楼、逸夫楼的建筑图；为教工住宅安装电梯；教职工对校园历史建筑研究、学生撰写论文等提供了3584件基建档案。
61．2015年为迎接教育部检查、资产清查、教师项目结题、学生学费发票查询、审计处核查，共提供了2750件财务档案查询。为公共关系处、宣传部等单位提供了161件校报的查询。
62．2015年7月为1979届无机系校友返校纪念活动提供该年级全部173个学生的学籍表、毕业名册、录取名册，并且应对方要求将名册中每一个校友的那一条记录裁剪下来以便返校参加活动时发放到个人手中、提供毕业照20张、校报10件；为制浆造纸专业1978级制作校友通讯录提供全班63个学生的学籍表照片；为公关处校友返校日纪念画册的制作提供校报120件、历届毕业照54张为公共关系处、为材料学院举办第十届全国橡胶基础研讨会暨橡胶工业成立100周年纪念活动提供各类科研奖状、名人照片等共38件；为校团委青年媒体中心提供84张校园老建筑照片；为解说队宣传工作所需提供老照片121张；此外，为公关处查询校友信息提供各知名校友的学籍表、成绩单、录取及毕业名册、为国际处南校区办学成就展、工商管理学院、化工学院、校办等单位筹备展览、校史宣传，为建筑学院研究生撰写论文等用途提供各种照片，共利用照片1200张。
63．2015年为大学城教师项目结题验收、审计、项目自查自纠等工作需要调阅财会类档案661卷（3338件）。为大学城校区安装红外监控系统提供院系办公楼、行政办公楼CAD基建图纸12000余张，达12GB。
64．2016年为协助资产处对学校无形资产的清查，我馆高效完成6000余项专利的查询，为环境学院申报广东省工程技术研究中心、机汽学院与外单位联合申报汽车零部件与整车性能集成技术国家地方联合工程实验室、广东省汽车重点实验室评估、教职工晋职、申报项目及项目结题、学生入户加分等等提供约1000余件的科研档案利用。协助教师转让40余项专利。另安排专人将进馆的专利档案电子版主动推送各专利第一完成人。至此已发送500多项专利。专利网络查询较大方便了教职工查询自己主持或参与的专利、软件版权及获奖证书。
65.2016年为图书馆修缮工程收尾验收、校医院门诊大楼、附属实验学校教学楼、化工学院的逸夫工程馆等建筑维修改造、为网络中心对第一、二饭堂、学术报告厅等大楼进行无线网络建设、为后勤对二饭堂的电力增容及学生宿舍安装空调、研究生开展项目研究及撰写学位论文提供大量的基建档案查询。
66.为学校离任中层干部经济审计、学生报销学费、教师项目结题、合同工办理社保等等提供了大量的凭证档案。
67.因大学城管委会办理申报土地证，需向省、市、番禺区三级规划局进行申报。大学城项目办先后19次调阅大学城一期、二期所有建筑的规划许可证、施工许可证、竣工验收合格证，建筑功能指标明细表、修建性详细规划、用地批准书、规划许可相关文件以及建筑总平面图纸等共计640卷（916件）。
68. 基建档案清理工作，清理大学城重点办交来的基建档案693件，经与现有基建档案核对，发现有11份规划许可证原件、复印件需要补入基建档案中，同时续编进大学城建筑物规划许可证专题汇编中。清理大学城基建文书档案一批130余件，经在科怡系统核对，均为重份文件，分别加以标注，等待统一销毁。检查基建档案卷内文件1553份，并对其补盖档号章、补写档号。
69.2016年1-12月，我馆为宣传部查找有关党建、有关孙中山以及上级领导来校视察、教工运动会、长征等的照片133张，校报35件；为公关处校友返校日纪念画册的制作提供校报195件、历届毕业照64张；为公关处查询校友信息提供各知名校友的学籍表、成绩单、录取及毕业名册、各单位筹备展览、校史宣传，建筑学院研究生撰写论文等等用途提供各种照片，为张娟娟馆长查阅我校第一届本科毕业生人数等翻阅校报、学生名册等等各种用途利用照片约700张，校报约265件，剪报220张。
70.为图书馆修缮工程收尾验收、校医院门诊大楼、附属实验学校教学楼、化工学院的逸夫工程馆等建筑维修改造、为网络中心对第一、二饭堂、学术报告厅等大楼进行无线网络建设、为后勤对二饭堂的电力增容及学生宿舍安装空调、研究生开展项目研究及撰写学位论文提供大量的基建档案查询。
71.为学校离任中层干部经济审计、学生报销学费、教师项目结题、合同工办理社保等等提供了大量的凭证档案。
72.因大学城管委会办理申报土地证，需向省、市、番禺区三级规划局进行申报。大学城项目办先后19次调阅大学城一期、二期所有建筑的规划许可证、施工许可证、竣工验收合格证，建筑功能指标明细表、修建性详细规划、用地批准书、规划许可相关文件以及建筑总平面图纸等共计640卷（916件）。
73. 基建档案清理工作，清理大学城重点办交来的基建档案693件，经与现有基建档案核对，发现有11份规划许可证原件、复印件需要补入基建档案中，同时续编进大学城建筑物规划许可证专题汇编中。清理大学城基建文书档案一批130余件，经在科怡系统核对，均为重份文件，分别加以标注，等待统一销毁。检查基建档案卷内文件1553份，并对其补盖档号章、补写档号。
74.2016年1-12月，我馆为宣传部查找有关党建、有关孙中山以及上级领导来校视察、教工运动会、长征等的照片133张，校报35件；为公关处校友返校日纪念画册的制作提供校报195件、历届毕业照64张；为公关处查询校友信息提供各知名校友的学籍表、成绩单、录取及毕业名册、各单位筹备展览、校史宣传，建筑学院研究生撰写论文等等用途提供各种照片，为张娟娟馆长查阅我校第一届本科毕业生人数等翻阅校报、学生名册等等各种用途利用照片约700张，校报约265件，剪报220张。
75. 2017年3月，因大学城校区共49栋建筑（含教学区和生活区）需要办理房产证的需要，我馆工作人员积极配合管委会、项目管理办做好查阅和提供档案原件的工作，同时做好彩色打印件的纸质档案整理、图纸折叠、编写档号、重新立卷等一系列工作，不仅工作量大而且繁琐，期间反复检查、核对每一份档案的复制件是否齐全、完整。共提供报建文件、建筑工程规划许可证、施工许可证、竣工验收合格证，建筑功能指标明细表、用地批准书以及建筑工程竣工图纸等67卷（1178件）。
76．为充分激活馆藏数字档案资源的价值及服务校友，我馆安排工作人员先将1987届44个班级2081位本科生、2个班级204名硕士学生的学籍表上照片进行截图处理，制作相应班级的电子相册，以供校友聚会更好重拾青春记忆。
77．为协助审计处对我校30个学院及机关部处2008-2012年度内的经济责任审计工作。2017年馆内工作人员协助审计处人员累计查阅凭证2497卷，外借凭证427卷。
78．为协助资产处对学校无形资产的清查，2017年我馆高效完成6000余项专利的查询。
79．为环境学院申报广东省工程技术研究中心、机汽学院与外单位联合申报汽车零部件与整车性能集成技术国家地方联合工程实验室、广东省汽车重点实验室评估、教职工晋职、申报项目及项目结题、学生入户加分等提供约1000余件的科研档案利用。
80．2017年协助教师转让专利40余项。此外，我馆安排专人将进馆的专利档案电子版主动推送各专利第一完成人，至此已发送500多项专利。
81．2017年为学校宣传部查找有关党建、孙中山资料以及上级领导来校视察、教工运动会、长征等的照片133张，校报35件。
82．2017年为公关处校友返校日纪念画册的制作提供校报195件、历届毕业照64张。
83.2018年档案馆利用工作合计调阅档案共23388卷（件），完成学籍学历等教学档案、个人和单位申请查询基建档案、制浆造纸、亚热带建筑国家重点实验室评估、学校资产清查、建校六十六周年全球校友大会等大批量档案利用工作。
84.2018年8月，我馆接到学校宣传部请求协助查询申报“华南理工大学校史文博馆申报第八批广东省爱国主义教育基地”相关材料的告知函，声像编研科接到函件后，花费近两个月时间查询并提供大量校史文件资料、声像资料合计近千份。
85.2018年11月，根据学校网上办事大厅系统建设的统一部署，档案馆积极参与该系统建设。信息技术科迅速整理出《华南理工大学档案馆对外利用服务平台需求汇总》，梳理出《数字档案馆公共服务平台数据浏览及需同步字段方案》，并承担网上办事大厅档案馆对外利用服务模块建设的具体相关工作。网上办事大厅预计在2019年9月投入使用，档案馆将在五山、大学城、国际校区三校区办事大厅设利用窗口。
86.2018年11月，学校党委办公室为进一步掌握和了解各单位印章的使用情况，加强各类印章的管理，决定在全校范围内清查各单位党政印章、科研教研机构印章、团学组织印章、各类业务专用章工作，我馆协助43个单位清查共计109个印章，各单位对我们的及时反馈给予了好评。
87.2019年档案馆利用工作合计调阅档案共14983卷（件），完成学籍学历等教学档案、个人和单位申请查询科研档案、基建档案、学校资产清查、全球校友大会、广东省第十届大学生运动会108名学生录取名册利用等大批量档案利用工作。
88.2019年9月，我馆在五山、大学城、国际校区三校区新建师生服务中心均设置档案利用服务接待窗口，极大方便了校内外教职工和校友们的档案利用需求。
89.2019年，我馆本着“让信息多跑路，师生少跑腿”的服务理念，开展网上办事大厅建设，网上办事大厅档案服务模块16个服务事项均于7月前顺利上线运行。截止至2019年12月31日，通过网上办事大厅办理档案利用业务达209人次。
90. 2019年，根据省委有关文件要求，清理1995年7月-2018年10月的学校党委发文和党政联合发文（主要为华南工字发文），清理出公文1598件，并形成发文目录清单。
四、档案的鉴定
1992年，学校成立了档案鉴定小组，制定了档案鉴定制度，能按规定进行档案鉴定工作。
2009年上半年，针对早年财会凭证已过保管期限问题，我馆专门与财务处、审计处等部门成立了财会档案鉴定销毁小组，并打报告给主管校领导，在校领导的批复下，与财务处对1988-1993年的财会凭证进行了清理，并提出相关销毁意见，报主管校领导批准。
2010年10月，与财务处、监察审计处等部门一起在档案鉴定领导小组领导下，对1988—1996年4915卷过期财会档案进行再次清理与鉴定，并按规定协助学校有关部门对其进行了销毁。
2012年，针对部分短期财会档案保管期限已到的情况，与财务处、监察审计处等部门一起在档案鉴定领导小组领导下，对1994—1996年4064卷过期财会档案进行清理与鉴定，并按规定协助学校有关部门对其进行了销毁。
五、检索工具配置情况
早年，学校档案的检索工具是单一的案卷及卷内目录，后来逐步发展到专题目录、专题汇编、文件汇编、著录卡、专题编研资料等多种手工检索工具。20世纪90年代初期，学校档案检索工具逐步从手工检索向现代化检索过渡，从1994年起着手计算机输入的基础工作，1997年实现了省内第一所高校档案部门与中国教育科研网及本馆局域网（包括计算机房、阅览室、办公室、库房计算机）联通工作。
进入21世纪，学校档案馆为了提高档案管理水平和档案查询利用效率，积极引用先进的管理技术和管理软件，在2003年之前就采用灵通档案管理系统进行档案目录管理；2003年之后，采用了深圳科怡公司研发的科怡档案管理系统（3.2网络版），使档案目录的著录和检索变得方便了；2008年底，对科怡档案管理系统进行了升级，实现了对电子原文的批量挂接，使档案的检索与利用更为便捷；2009年，又对该系统进行了优化，使其更适合我校的档案管理。随着数字档案馆建设的逐步开展，传统档案数字化扫描及挂接系统数量的逐年增加，学校档案馆于2012年7月初步建成了网上文档利用平台、学籍学位利用平台、声像浏览系统，方便了利用者网上查询。2013年2月，学校档案馆对科怡档案管理系统功能进行了进一步拓展，至此网上检索查询逐步替代了手工纸质检索查询。截至2019年12月，馆藏档案总量为233459卷，其中光盘626张，实物910件。馆内现有资料2293册，电子版照片约19万张。传统档案数字化扫描总数为5153224页，馆藏档案数字化率超过70%。已录入电子目录总数为2323625条；档案管理系统挂接电子原文总数为810564个，大小约为3.8TB。馆藏各门类档案电子条目录入率100%。全馆各类电子数据总容量超100TB（含多套电子档案、各类电子文件、数据库数据、电子照片等的总容量）。
六、档案整理情况
学校档案馆在1994年以前主要按照省档案馆（局）指定的评审标准对档案进行整理。1994年以后执行国家教委办公厅印发的《高等学校档案工作人员规范与高等学校档案实体分类法》，学校还根据该文制定了学校档案工作规范和档案实体分类编号方案。目前，学校档案馆仍然按照此方案进行档案整理。
