（一）档案馆历史沿革

1．华南理工大学组建于1952年10月，时名为华南工学院。在1952年12月华南工学院已有人员兼管档案、资料工作，到1958年设立档案科，1986年6月16日改设为文书科技综合档案室，仍为科级建制，邵秀珍、李秋菊为该室副主任，隶属于院长办公室。1991年2月26日提升为副处级建制，隶属于校长办公室，由学校办公室副主任林瑞琴兼档案室主任，邵秀珍任副主任。1995年1月20日扩设为档案馆，并晋升为广东省特级档案综合管理单位，由林瑞琴任首任馆长、邵秀珍任副馆长，挂靠在学校办公室。1995年1月档案馆晋升为广东省特级档案综合管理单位，1996年6月20日档案馆调整为处级建制，由校领导分管。1998年2月11日学校增设出版与声像两个档案分室。1998年6月1日学校任命陈国坚为档案馆第二任馆长。1998年7月1日，档案馆转套为“国家二级科技事业单位档案管理”，编号为：SE44000012。2008年1月18日，学校任命张娟娟为档案馆第三任馆长，2008年1月29日学校任命袁晓凤为档案馆第三任副馆长。2009年下半年，学校陆续将校史馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆纳入档案馆管理，并为档案馆增加4个正式编制，若干临工编制，加上南校区（现称大学城校区）档案分室，形成了“4馆1室”的综合管理架构。2010年10月，学校首次批准档案馆下设综合文书档案管理科、信息技术与科技档案管理科、展馆管理与编研科，并设3个科级职数。 2013年1月18日，学校任命王飞雁为档案馆第四任馆长，任命张娟娟为档案馆调研员（正处级）；2013年1月31日，学校任命黄玲为档案馆第四任副馆长。2017年7月18日，学校任命冯小宁为档案馆第五任馆长；2017年7月25日，学校任命黄玲为档案馆第五任副馆长。档案馆现任分管校领导是学校副校长朱敏同志。

2．华南理工大学档案馆位于广州市番禺区华南理工大学大学城校区B1栋大楼内。馆舍总面积2147.62平方米，其中库房面积为1485.77平方米。另外校史馆、无线电电子博物馆和电视机工业博物馆面积共661.85平方米，均于2009年纳入档案馆管理。2017年学校办学成就展（五山校区）也纳入了档案馆管理。此外，出版、声像档案分室及人事处档案室、学生工作处档案室、研究生院档案室的档案业务工作均由档案馆指导。

3．馆内现有正式在编人员12人，合同制员工3人，其中，馆长、副馆长各1人，科长3人，科员7人；正高级职称1人，副高级职称3人，中级职称8人。全校兼职档案员及其单位分管领导共计136人。馆内主要设备有密集架459.3立方米，防磁防辐射柜3.27立方米，档案橱（柜）511套，资料橱（柜）49套，底图柜3套，实物柜架31套，货架12套，去湿机26台，空调机14台，真空充氮消毒机1台，服务器9台，磁盘阵列3套，计算机48台，复印机4台，打印机11台，多功能传真一体机3台，档案卷盒脊背条码打印机1台，彩色工程扫描仪1台，扫描仪7台，数码相机3台，数码摄像机2台，过塑机1台，防盗报警设备4套，视频监控设备3套，门禁1套。

4．华南理工大学档案馆自建馆以来，历任领导都秉承勤俭办馆，求真务实的作风，形成了清正廉洁、扎实工作、积极向上的好传统，工作中多次受到上级主管部门及学校的表彰：曾被评为1998～1999年度“广东省直单位档案工作先进协作组”；1999年9月评为学校“三育人先进集体”；2001年10月获得“普通高校档案工作达标升级优秀单位”称号；2006年12月获得“广东省高等学校档案工作优秀集体”称号；2007、2009、2010三个年度被评为广东省省直单位档案工作优秀等级；2008年被评为广东省省直单位档案工作连续两年优秀先进单位；2011年成为广东省省直单位档案工作连续两年优秀免检单位；同年被评为学校计划生育工作先进单位；2008、2012两年被评为学校保密工作先进单位；2012年被评为学校宣传工作先进单位。在学校年度工作考核中，档案馆多次考核成绩为优秀；档案馆领导在学校中层领导干部考核结果中，也多次被评定为优秀。2013年在广东省省直单位档案工作年度评估中，档案馆获优秀等级。

5.档案馆持续深入挖掘档案信息资源，大力开展档案编研和学术研究工作，取得了累累硕果。截至2019年12月，全馆成功申报各类科研项目共计31项，其中国家档案局科技项目2个、国家教育部和中国科协联合下达的科技项目1个（2013年），广东省档案局科技项目6个（2013-2019年），广东省高校档案工作协会项目1个（2018年），中央高校项目2个（2014年），全国高校博物馆育人联盟项目1个（2016年），广州市科协项目1个（2014年），学校“985工程”三期项目1个（2011年），人文社科基金项目4个（1998-2004年），高等教育研究基金项目7个（2009-2017年），党建与思想政治教育基金项目4个（2009-2013年），横向项目1个（2007年）。截至2020年2月，由档案馆主编、正式出版的图书、画册等共计13种，参编13种。馆内人员在各级各类报刊、图书上发表档案、校史等相关科研论文共计129篇，其中在《中国档案》《中国高等教育》《档案管理》《档案与建设》等核心期刊发表论文30篇；档案馆集体或个人以及档案编研成果历年来荣获国家档案局、广东省档案局、中国档案学会、教育部直属高校档案工作协会、中国高等教育学会档案工作分会、全国高校博物馆育人联盟、广东省高校档案工作协会等各级别奖项共计90项。

6. 在档案信息化建设方面，2015年获批国家档案局首批数字档案室建设试点单位，是广东省获批唯一的一所本科院校。经过两年多的努力，现已初步完成能基本满足国家档案局于2016年10月颁布的《数字档案室建设评价办法》中有关应用系统各项评价指标的数字档案管理系统的开发建设。2018至2019年，配合学校网上办事大厅系统的建设，档案馆完成了面向校内人员的档案远程利用服务模块的开发，共梳理出16个档案利用服务事项，并于2019年5月投入使用。档案利用的各项流程及审核环节均可在线上完成，实现了“让信息多跑路，利用者少跑腿”，为档案利用网络化提供了技术保障。在增量档案电子化方面，以学校数字校园及智慧校园建设为契机，2014年学校OA系统电子文件及其元数据顺利远程实时归档，实现了我校增量档案电子化零的突破，截至2019年底，已将学校OA系统中2018年及以前年度的发文及来文全部接收归档。2016年经与校网络中心协商一致，学校各业务部门的管理系统将按归档要求推送重要数据信息至网络中心数据池，从而拉开了学校业务系统产生的电子文件远程归档的序幕。从传统窗口式服务向现代一键式服务发展，已成为档案馆提升服务水平的主要举措之一。

（二）馆藏档案综述

华南理工大学校址是在原国立中山大学石牌校址上，馆藏档案最早可追溯到国立中山大学校园建设时期，基建档案最早始于1934年的国立中山大学石牌校园老建筑的建设资料；学籍档案始于1945年，发展至今有一个全宗，包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、产品、外事、声像、设备、出版、人物、实物共13个门类的档案。截至2019年12月，馆内共有党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物13个门类，档案总数达到233456卷。

上述档案主要来源于学校各职能部门、院系等在以往办学过程中形成的文件、材料及各类载体。每年学校各部门将具有保存价值的文件材料及各种载体经过分类、整理、装订，定期向学校档案馆移交（见档案移交接收程序）。档案馆对各单位移交来的材料，按《高校档案实体分类法》再进行检查、组卷、装盒、制作检索目录、上架，形成可以提供查阅利用的各类档案。这些档案，真实地反映了学校各时期的历史面貌，对于学校编史修志具有重要查考价值，为当今学校行政管理、教学、科研等中心工作服务，为维护学校或师生员工个人利益，具有重要的借鉴、参照、凭证作用。

附档案移交接收程序：

（三）馆藏资料综述

华南理工大学档案馆平时注重资料的收集，重要的、利用率较高的主要有国务院、教育部、广东省和广州市的4种政报，均由学校机要室提供；由兄弟单位赠送的年鉴；其他高校档案馆编辑出版的其学校历史文化、历史名人画册、专著及档案工作规章制度汇编等各种编研资料、书籍；还有本馆订阅的若干种档案学类期刊、本馆主编或参编的各类书籍、画册；由校宣传部提供的装订成册的校报及新闻年刊；有本馆长期积累的相关报刊剪摘，这些剪报均为媒体对学校工作的新闻报道；以及其他与教育工作相关的文献、资料、国家出版物等等。截至目前，馆藏资料共2248册（卷）。