- 发布者:房姝
- 发布时间:2024-06-05
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各院系：
学生档案事关毕业生的切身利益，关系到学生入学、就业、调动、升迁等各个重要环节，各院系务必高度重视，指定专人负责，按时、规范、高效完成该项工作。现将我校2024届毕业研究生档案整理和转递工作有关事项通知如下：
一、总体要求
2024届全体毕业研究生档案在各学院集中整理封装，全程应严格遵守档案保密原则，严禁出现错装、漏装甚至丢失等情况。
二、工作安排
时间 | 事项 | 具体内容 | 备注 |
6月17日-19日 | 院系领取档案物资 | 1.参加答辩学生学前档案 2.档案袋 3.档案清单本 4.档案密封条 | 五山校区领取地点：1101档案室； 大学城校区领取地点：B1-411b档案室； 具体安排见附件1 |
6月17日 -7月1日 | 整理档案 | 各院系按要求整理毕业研究生档案 | 具体要求见附件2 |
6月25日-6月26日 | 第一批寄送地址和转递编码 | 1.档案科从“广东大学生就业创业”小程序中导出第一批寄送信息（数据截至25日12点）并上传至学生工作管理系统 2.6月26日17点前档案科从“全国高校毕业生毕业去向登记系统”导出转递编码并下发各学院用于开具档案转递单 3.各院系6月26日起可以从学生管理系统中导出交寄单 | 档案转递单具体操作进qq群（138384427）咨询 |
6月28日 | 院系领取 EMS物资 | 1.第一批EMS寄送标签（截至6月25日的寄送数据） 2.EMS专用外袋 | 第二批寄送标签于7月8日领取。寄送信息统计区间为：6月25日至7月5日中午12点，由档案科统一按系统统计打印 |
7月1日 -9日 | 分批次提交毕业生档案 | 1.第一批提交：7月1日-5日。按档案去向分类（EMS寄送、跨学院读博、转校人事处）提交档案及交寄单（从系统导出打印，一式两份） 2.第二批提交：7月8日-9日。要求同上 3.材料不齐及暂不寄送：档案暂留学院，延期提交 | 档案科进行审查和盖密封章、外袋封口 |
7月1日 -10日 | 学校 寄送档案 | 由档案管理科统一寄送毕业研究生档案 | |
7月11日-12日 | 整理更新寄送数据 | 7月12日前档案科更新快递单号至“广东大学生就业创业”小程序，毕业生可通过小程序查询寄送信息 | |
9月开学后 | 提交毕业生登记表 | 按学号从小到大顺序排列，提交一式一份《毕业研究生登记表》及汇总表纸版和电子版（附件3）。 | 由档案科统一转交学校档案馆归档 |
三、档案转递
四、档案查询
1.研究生档案寄送时间主要为7月， 9月、12月毕业授学位的研究生档案及遗留在校档案依实际情况分批寄送。
2.档案寄出后，毕业生可在“广东大学生就业创业”小程序查询档案邮寄物流信息。
3.毕业生要密切关注自己的档案去向情况，报到三个月后若档案接收单位未接收到档案，可通过学校查找。毕业一年后邮局不办理档案查找业务，学校只提供档案去向。
五、注意事项
1.各院系要通过毕业生教育等途径加强毕业生对人事档案转递工作重要性的认识，提醒所有毕业生对“广东大学生就业创业”小程序上档案转递信息务必确认无误，若因档案寄送信息有误而导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。
2.各院系要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交、档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝出现档案材料错装漏装、丢失等现象。
3.各院系在整理档案过程中要确保责任到人和管理到位，统筹安排好各项工作，加强对参与档案整理工作人员的培训指导。各院系参与整理档案的学生或助理要求责任心强，工作认真细致，原则上要求是党员。
附件1：2024届毕业研究生档案领取和回收时间安排表.pdf
学生工作部（处）
2024年6月5日