1、 校内人员出差，包括老师和学生，填写“华南理工大学公务出差审批单”，参加会议的附会议通知。校外人员需要邀请函，标注单位及职称，是否提供差旅和住宿。
2、 公务出差审批单由单位负责人审批。中层正职出差由学校领导审批。科研经费由项目负责人审批，科研项目负责人出差，由学院主管科研副院长审批。
3、 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销。
交通工具
职级 | 火车（含高铁、动车、全列软席列车） | 轮船（不包括旅游船） | 飞机 | 其他交通工具（不包括出租小汽车） |
1、省部级人员 2、院士 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座 | 一等舱 | 头等舱 公务舱 | 凭据报销 |
3、二级教授和相当人员 | 公务舱 | |||
4、处级及以上管理人员 5、正高和副高级职称人员 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座 | 二等舱 | 经济舱 （乘坐飞机当天往返的可以乘坐一次公务舱） | 凭据报销 |
6、其他人员 | 火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座 | 三等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
注：“相当人员”是指工资及岗位津贴与二级教授相当的人员
4、 住宿费在标准限额之内凭发票据实报销
职级 | 住宿费限额 | ||
基准限额 | 北京、上海、 三亚限额 | 旺季城市 = 2 \* GB2 ⑵ 限额 | |
1、省部级人员 2、院士 | 900 | 1100 | 1200 |
3、二级教授和相当人员 = 1 \* GB2 ⑴ | |||
4、处级及以上管理人员 5、正高和副高级职称人员 | 600 | 700 | 750 |
6、其他人员 | 450 | 550 | 550 |
注： “相当人员”是指工资和岗位津贴与二级教授相当的人员。广交会期间据实报销。
5、 无住宿费发票的差旅单，供宿单位出具证明，住亲戚、朋友家提供借宿人姓名和联系电话，学院主管领导签字。国家法定节假日出差的，由对方单位出具证明。
6、 出差期间可领取交通补助，不再报销市内交通票（机场、高铁站到市区的往返出租车费、机场专线费凭据据实报销），或者凭票据实报销不领取交通补助；可领取伙食补助，不再报销餐费。其中交通补助80元/天，伙食补助100元/天。差旅时间在10天（含10天）以内的，每人每天补助180元；时间在10天以上的，超过天数每人每天补助100元。
7、 自驾或租车前往差旅的不再发放交通补助。会议通知中未注明食宿自理的默认包餐，不再发放伙食补助。
8、 工作人员因公出差期间，确因开展公务发生的打印、复印、传真、寄送、打包等费用，由出差人员说明情况，经项目负责人或单位负责人批准，凭合法票据报销，列支差旅费科目。出差期间所发生的一切费用，必须连同差旅费一起报销，事后不予补报。
9、 一人连续多地出差，或多人不同时间出差，还需填写长途差旅单。如果有行程不完整或改签事项，一律做说明。
10、 住宿、机票、租车超过1000元，需附刷卡小票或银行流水单。如未刷卡需填写项目经费支出承诺书[未刷卡支付]