全体毕业研究生：
做好毕业研究生的档案整理和寄送工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益，各毕业研究生要高度重视，请各班指定专人负责，按时、规范、高效完成任务。现将我院2020届毕业研究生档案整理和寄送工作有关事项通知如下：
一、为规范管理，明确责任，请各班负责档案材料整理、提交的班干一定要工作认真，加强责任心。
二、档案材料提交要求
各项档案材料需按学号从小到大排序整理，各项材料汇总表名单也需按学号从小到大排序，且各汇总表中学生数量、顺序与提交的档案材料一致。
1. 《毕业研究生登记表》（纸质版）一式两份、《毕业研究生登记表》（电子版，word文件名设为：学号+姓名，例如：201710101542张三）、及《毕业研究生登记表》汇总表（见附表1）电子版，汇总表备注栏内注明考取本校博士、外校博士等信息。6月14日前，请以班级为单位，将电子版材料打包发送到邮箱：biyukaiting@mail.scut.edu.cn ；纸质版材料交到B6-103，黄老师。
2. 报到证。非定向生、定向生中的少高计划生等有“报到证”，非全日制学生、定向委培、强军计划、升学攻读博士的硕士毕业研究生无“报到证”。
（1）6月、7月、8月授予学位学生的电子报到证（PDF文件名设为：学号+姓名，例如：201710101542张三），由班级统一收集，并填写报到证汇总表(见附表3)电子版，打包发送到邮箱：biyukaiting@mail.scut.edu.cn ；请班级收集电子报到证纸质版（A4大小），请在报到证右上角用铅笔写上学号，交到B6-103，黄老师。
（2）学院已交报到证给学校档案室后学生办理的报到证及8月、12月授予学位学生的报到证，请学生本人将电子报到证发至学校档案室邮箱：daglk@scut.edu.cn 。
3. 各班统计的定向就业（含委托培养、少高计划）学生档案寄送信息汇总表（见附表4）电子版，发送到邮箱：biyukaiting@mail.scut.edu.cn 。非全日制毕业生档案信息不在统计范围。
4. 党员材料。学院统一处理。
5. 2020年7月以前毕业、授学位的研究生尚缺档案材料的，请学生本人尽快将其欠缺的档案材料补齐，交到B6-103，黄老师。
三、档案材料提交时间
6月份授予学位毕业生的档案材料及各类汇总表于7月2日前
7月份授予学位毕业生的档案材料及各类汇总表于7月31日前
8月份授予学位毕业生的档案材料及各类汇总表于8月31日前
四、档案寄送方式、时间
1. 档案寄送方式
研究生档案按照毕业生在“广东大学生就业创业”公众号上填写的档案寄送信息（档案接收单位、投递地址、档案接收人、联系电话）通过EMS投递。若填写的档案寄送信息有误导致档案在转递过程中无法投寄而遗失，责任自负。
2. 档案寄送时间
研究生档案寄送时间大部分是7月下旬、8月、9月；12月毕业授学位的研究生档案及遗留在校档案依实际情况寄送，一般一个月二至三次。
五、档案去向
1. 已就业（已签协议）的毕业生档案，投寄到毕业生工作单位所属的人事档案管理部门。
2. 录取在本校攻读博士的硕士毕业生档案直接留在档案室。
3. 录取到外校攻读博士的硕士研究生档案投递到相应的学校。
4. 博士研究生毕业后做博士后的毕业生档案，若在本校做博士后的，其档案移交到本校博管办，若在外校做博士后的，其档案寄往相应的高校或研究所等单位。
5. 定向就业（含委托培养）毕业研究生的毕业证、学位证及学籍档案按“原单位委托培养硕士/博士研究生协议书”所签协议寄送或领取。所签协议若为寄送，档案室则将其毕业证、学位证和学籍档案，投寄到与研究生院签订的“原单位委托培养研究生协议书”上签署的单位。所签协议若为领取，凭委培协议到研究生档案室办理毕业证、学位证及学籍档案的领取手续；若所签协议寄送，学生需要自领，可凭原委托培养单位出具的同意自领毕业证、学位证及学籍档案的证明领取其相关材料和证件。
6. 单证班、非全日制学生档案由学院领回发给学生本人，学生交回给档案所在单位。
六、档案查询
毕业研究生的档案材料齐全且在“广东大学生就业创业”微信公众号上填写的档案接收信息无误的于7月下旬、8月寄出。毕业生可在“广东大学生就业创业”微信公众号查询档案寄出情况：EMS单号、寄送日期等信息。
毕业生要密切关注自己的档案去向情况，报到三个月后若在档案接收单位还找不到档案，可通过学校查找。毕业一年后邮局不办理档案查找业务，学校只提供档案去向。
如有疑问，请咨询黄琳老师，联系电话：020-39380699，地点：B6-103。
生物科学与工程学院
2020年6月9日
