学院会议室是学院举行日常及视频会议、接待宾客的重要场所。为保证学院日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。

第一条会议室适用于学院召开的各种会议及院内各单位与有关部门共同召开的学术讨论会、专题研究会及小型会议、接待上级部门领导、外宾和兄弟院校领导，以及学校党、政召开的重要的会议、座谈会、外事活动以及学术研讨会等；

第二条学院会议室由办公室负责日常卫生及设备管理，并指定专门的会议室管理员在会议开始前，将会场清扫干净。

第三条学院会议室管理员负责会议室的音响及其他电器设备的调试和操作。每次会议之前，会议室管理员需会同使用单位对音响及有关电器设备进行一次试运行的检查，以确保会议按期进行。

第四条举行或召开常规性会议，使用单位应提前到办公室登记，并办理申请使用手续。若各系、各部门或学生预定的会议与学院临时性重要会议发生冲突时，全院性会议优先。

第五条凡使用学院会议室进行会议，使用单位应提前1 天到办公室办理申请使用手续，并说明会议内容、使用时间、使用期限和规模等情况，办公室主任审批；未经办公室领导审批，不得使用。

第六条会议主席台设置、座牌摆放、水杯准备、会标的制作和悬挂、会中送水等均由承办会议部门负责，会议室管理人员协助。

第七条非接待客人和参加会议人员不得随意进入会议室。

第八条禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。使用单位要及时整理、清扫会议室，保持清洁卫生。

第九条凡使用会议室的部门和个人不得随意挪动和搬走会议室的设施，会议结束，应负责关闭电源，关好门窗，由会议室管理员会同技术员对音响及所有电器设备进行检查，确保其处于正常状态，方可到办公室办理交接手续。

第十条损坏或丢失会议室物品，由会议室使用单位负责原价赔偿或重置。

第十一条会议室一般不借外单位使用，也不允许私人使用，如需借用，须经办公室主任或分管领导同意。室内设备概不外借。

第十二条本规定由办公室负责解释。