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人事档案整理细则

第一章 总 则

第一条 为促推人事档案整理工作的规范化，从而提升档案服务与利用效率、激活人事档案价值，根据中共中央2018年11月28日印发的《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）、中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通〔2017〕25号）等有关规定与本单位干部人事档案工作实践，特制订本细则。
第二条人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每位干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
第三条人事档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。

第四条人事档案整理工作的目标:

（一）实现档案管理的规范化、有序化及条理化；

（二）有利于保护和保管干部人事档案；

（三）提升档案利用与服务效率、激活档案利用价值。

第二章 整理工作的基本要求与步骤

第五条 整理人事档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐。通过整理使每位干部人事档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

第六条 整理人事档案，首先收集好人事档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等必需的物品和设备。

第七条 整理人事档案的工作人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。

第八条 整理步骤

鉴别      分类     排序     编码或签盖类号章      编目     打孔装订       入库

第三章 档案的鉴别

第九条人事档案材料的鉴别工作，是人事档案管理部门对归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否符合归档要求的工作。  

第十条 鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。  

第十一条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归档。

第十二条 鉴别归档材料的具体做法：

(一)判定材料是否属于所管干部的材料及归档的范围。如发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交学校档案馆或转有关部门保存。不属于人事档案归档范围的材料，如比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，可退给本人；无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁；

(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；

(三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织签章的，要有组织签章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国（境）审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补齐完手续后再归档；

(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理；

（五）鉴别中发现年龄、党龄、参加工作时间、学历等项目填写不实的情况，学校组织、人事部门应按照干部人事管理权限进行复核、认定；

（六）鉴别时，发现档案中应归未归的档案材料，要及时登记并通知相关部门收集归档或干部本人联系相关机构补办档案材料。

第四章人事档案的内容与分类

人事档案主要内容和分类包括：

第一类履历类材料（1-）：履历表和属于履历性质的登记表等材料。干部人事档案中常见的履历材料如表1所示

表1 常见的履历类材料（1-）

第二类自传和思想类材料（2-）：主要有自传、干部自传、学生自传等材料。

第三类考察、考核、鉴定材料：考察材料（3-）：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼、干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料等考核材料；专项考核形成的重要材料，实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)；干部人才，党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。经济责任审计报告等材料。干部人事档案中常见的考核鉴定类材料如表2所示

表2 常见的考核、考察、鉴定材料（3-）

第四类学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料（4-）

（一）学历学位类材料（4-1）：中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。常见的学历学位材料如表3所示：

表3常见的学历学位档案材料（4-1）

（二） 职业(任职)资格、评(聘)专业技术职称(职务)材料（4-2）：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；留学回国材料；专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

常见的职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料（4-2）如表4所示：

表4职称晋级、职业资格材料（4-2）

（三）反映科研学术水平的材料（4-3）：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；中央组织部代中央联系专家入选证明材料、“万人计划”专家入选证明材料、“西部之光”访问学者审批登记材料，省部级高层次人才登记材料；遴选博士生导师简况表；博士后进站申请表、工作期满登记表；被市级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。常见的反映科研学术水平的材料（4-3）如表5所示：

表5 科研学术水平类档案材料（4-3）

（四）培训材料（4-4）：培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表；组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等材料。

第五类 政审、审计和审核类材料（5-），政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；

（一） 档案审核材料：干部人事档案报送、审核工作材料；干部人事档案专项审核和任前审核等工作中形成的相关材料；

（二）审计材料：领导干部经济责任审计、自然资源资产离任审计的审计结果和整改情况材料；

（三）廉洁情况材料：纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见，国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等材料。常见的政审、审计审核材料如表6所示

表6常见的政审、审计、审核类材料（5-）

第六类 党、团类材料（6-）：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。常见的党、团材料如表7所示

表7常见的党、团材料（6-）

第七类 表彰奖励材料（7-）：省部级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第八类 （涉纪涉法材料）（8-）：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料、申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

处理处分材料：对领导干部个人有关事项报告隐瞒不报行为的处理意见材料；经调查属实的涉及干部个人问题信访举报的处理结果材料；经查核确实存在问题的函询通知书、本人回复及处理材料；谈话诫勉记录材料、诫勉书；领导干部被问责的决定和检讨检查材料；领导干部插手干预干部选拔任用、工程建设、执纪执法、司法活动等重大事项的记录材料；纪检监察机关履行监督执纪问责，对干部形成的纪律处分、立案审查等有关结论性材料；公务员考试录用、公开遴选、公开选调中违规违纪行为的处理处分材料等。

个人诚信材料：有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的诚信记录材料，人民法院认定的被执行人失信信息、删除失信信息及删除原因等材料，常见的违纪违规、处分材料（8-）如表8所示:

表8 违纪违规、处分材料（8-）

第九类 工资、任免材料（9-）：工资待遇材料；招录、聘用材料；辞职、辞退、罢免材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；干部任免表、出国（境）材料；党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

（一）工资、待遇材料（9-1）：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。干部人事档案中常见的工资待遇审批类材料（9-1）如表8所示：

表9 常见的工资待遇的档案材料（9-1）

（二）任免类、聘用材料（9-2）

1.招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

2.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表，公务员实行职务与职级并行制度中晋升职级的相关材料等；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。

3.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

4.聘用材料:在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书等。常见的任免类档案材料（9-2）如表9所示：

表10 常见的任免类档案材料（9-2）

（三）出国(境)材料（9-3）：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；

（四）党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料（9-4）：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等

第十类其他可供组织参考的材料（10-），常见归档材料如表10所示：

表11其它材料（10-）

第五章 档案材料的排序与编目

第十五条 每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。  

第十六条 档案材料排序的基本方式：

1. 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料；   

其中第四、九类，先按小类分类，每小类再按材料形成时间先后排序。

(二)按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；

第十七条 每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编制。具体要求：  

(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填录；  

(二)根据材料题目填录“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；   

(三)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；

(四)填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件)；材料页数的计算，采用图书编页法，有字的页面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；

(五)目录要工整、准确、清晰、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录，打印的目录纸为A4幅面，打印目录或填写目录后，要检查核对，做到准确无误；

(六)打印或填写目录时，须给每类目录留出适量的空格，以便供增补档案材料时使用。  

第六章 复制与技术加工

第十八条 档案材料载体质变或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、数字化、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。经费得到保障的前提下，实现“存量档案数字化、增量档案电子化”。

第十九条 可通过数字化或复制的模式建立档案副本，副本材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。  

第二十条 为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：

(一)对超出A4开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏；便于展开阅读；  

(二)对破损、卷角、折皱和小于A4开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蛀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要自然晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；  

(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；  

(四)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。  

第七章 装订与验收入库

第二十一条 每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订 后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：

(一)将目录与材料核对无误；

(二)把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐；

(三)在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定；  

(四)一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

第二十二条人事档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。  

第八章 整理工作的注意事项

第二十三条 人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

(一)在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；

(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；  

(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。

(四)在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。  

第九章 附 则

第二十四条 本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。