各二级党委、党总支、直属党支部，校行政各单位：

临近校庆，各职能部门和直属单位组织召开的工作会议，各单位举办的学术报告会、捐赠仪式、校友活动等公务活动明显增多，校领导和各单位负责同志参加会议及出席活动的任务繁重。为加强对全校各种会议和校领导出席公务活动的统筹协调，进一步规范学校会议组织与管理和校领导出席公务活动，提出如下要求：

1．严格控制会议数量和时间。各职能部门和直属单位召开全校性会议，坚持务实、高效、精简的原则，能够通过下发文件或发布通知解决问题的不再开会；应当通过深入基层开展调研检查推动的工作，不再开会部署；没有实质性内容的会议坚决不开，内容相近的会议尽量合开，参加人员范围相近的会议提倡套开。提倡开短会、不开长会，一般性的工作部署会议应控制在1小时内。因周一下午为学校党委常委会、校长办公会，周二上午为南校区工作例会召开的常规时间，请各单位安排全校性会议时尽量避开上述两个时间段。

2．严格履行会议报批手续。各职能部门和直属单位以学校党委、行政名义召开全校性会议，必须先经分管校领导批准，再报学校办公室备案或报学校党委、行政审批。其中，只需分管校领导出席的，报学校办公室备案；需学校党政主要领导或非分管校领导出席的，或要求学院党政正职负责人参加的，经学校办公室审核后报学校党委、行政审批。会议举办单位应于每周四上午12点前，将拟于下周召开会议的审批表（附件1）及议程、背景等材料报送至学校办公室。凡未经学校党委、行政审批或未报学校办公室备案的，学校办公室将不予在办公信息网上发布会议通知，不安排会议室。

3．合理确定参会人员。各职能部门和直属单位召开全校性会议，应根据会议性质、内容和重要程度，合理确定参会人员的范围和规模，在确保会议必要覆盖面和落实效果的前提下，尽量减少参会人员数量，减轻基层单位参加会议的负担。一般性的工作部署会议，原则上每个单位只需安排一人参加。

4．合理邀请出席领导。各单位举办学术报告会、捐赠仪式、校友活动等公务活动，应根据活动性质、内容和重要程度，认真考虑是否需要邀请校领导出席。确需邀请校领导出席的，应于每周四上午12点前，将拟于下周举办活动邀请校领导出席的申请表（附件2）及活动议程、背景材料、代拟讲话稿等报送至学校办公室，由学校办公室协调校领导出席。一般性的活动，原则上只安排一位校领导出席。

各单位组织召开会议报批材料和邀请校领导出席活动申请材料统一交至学校办公室综合科（逸夫科学馆204房，联系人：杨湘瑛，电话：87112832）。 

附件：1．华南理工大学全校性会议审批表.doc (31.51 KB) 

2．华南理工大学二级单位邀请校领导出席活动申请表.doc (32.51 KB) 

党 委 办 公 室

学 校 办 公 室

二○一二年十月二十六日