第一条 实验室会议室是专门用于学术会议、学术交流、对外接待的重要场所。为加强实验室会议室的规范化管理，确保会议室合理、高效、有序地使用，结合实验室的实际情况，特制定本条例。

第二条 实验室实行“预约管理制度”，凡需使用会议室者须至少提前1天向管理员预约登记，经管理员审核同意后，方可使用。

第三条 会议室使用遵循“先登记先使用，先紧急后一般，先整体后局部”的原则。如遇会议之间发生冲突，按“局部服从整体，重要、紧急优先”的原则协商解决。

第四条 会议室由实验室办公室统筹管理，会议室管理员应根据会议安排提前做好各项会务准备。会后做好会议的登记使用情况，做好重要会议资料的整理及归档，包括会议签到表、会议照片、会议记录、会议纪要、会议简报等。

第五条 会议室并由专人负责会议室钥匙、物品、设备设施、环境卫生等的管理。每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

第六条 会议室实行“一会一清扫”制度，管理员须及时安排保洁员做好会前会后整洁工作，保证会议室桌椅排放整齐，地面干净整洁。

第七条 各使用人申请使用会议室时，须向会议室管理员明确说明会议用途、使用时间、参会人数等，如需实验室办公室协办的事项须提前说明。

第八条 申请人须遵守预约时间，准时到达并使用会议室，超过30分钟未到且未作说明的，会议室使用权则由办公室另作安排。

第九条 会议室预约确认后，如会议临时改期或取消，需及时告知会议室管理员，逾期未使用且未提前告知管理员取消预约，将作为失约记录登记在册，第一次通报批评，一个学期内累计有3次失约记录，从最后预约时间算起一至两个月内取消其所在课题组对本实验室所有会议室的使用资格。

第十条 申请者应在预约时间段内使用完会议室，若后续时间无其他安排，可超时使用，但若紧接的时间段已有其他会议安排，须终止使用该会议室。

第十一条 申请人如需使用会议室的设备，如电脑、投影仪、激光笔、音响、话筒、空调等，须提前说明。除实验室组织的会议外，课题组或个人内部开展的组会等实验室原则上不提供茶水，如需借用茶具，用后须清洗干净。

第十二条 会议期间使用会议室设施要严格按照操作规程，爱惜会议室内的设备、家具及物品等。凡因违章操作或不当使用造成设备和物品损坏者，需照价赔偿维修费用。

第十三条 申请人使用会议室，请自行做好保密工作，妥善保管好会议文件、U盘等重要物品，如使用会议室公共电脑，用后请自行删除相关涉密文件或网址浏览历史，退出相关登录等。一旦泄密，实验室将不负任何责任。

第十四条 会议室使用过程中或结束后，发现设备故障和公物损坏应及时告知管理员，以便及时维修，保证会议正常进行。

第十五条 使用结束后应按要求及时关闭电源、空调、电脑等设备设施，关闭门窗，物品归位，并及时清理会场，带走所用会议资料及茶水杯等杂物，并通知会议室管理员进行会后状态确认。