学校办公室2005年工作总结及2006年工作要点
发布时间: 2006-03-01 浏览次数: 194

    2005年,学校办公室在学校党委、行政的正确领导下,在全体人员团结协作下,认真履行职责,较好地完成了本年度的工作任务。
    一、围绕学校中心工作,加强组织协调和综合服务
    1.积极配合学校“985工程”和“211工程”建设,以及三大战略的实施,做好统筹规划和组织协调工作。2005年,校办在学校“985工程”二期建设启动、“十五”“211工程”中期检查、落实部省继续重点共建等重要工作,以及校庆活动、食品国际会议等学校各项大型活动方面,积极承担起统筹协调的职能,统筹学校各项工作有序进行,努力协调各部门之间的工作关系,积极开展外联工作,确保学校中心工作的顺利工作。
    2. 参与学校先进性教育活动的组织协调工作,全力以赴抓好先进性教育活动。校办有多位同志参与了学校先进办的工作,主要负责文字工作,撰写了先进性教育活动各阶段及整个先进性教育活动总结报告共4份,草拟学校整改方案初稿,整理各系列座谈会意见和建议400多份,编发《华南理工大学保持共产党员先进性教育活动简报》37期,为学校以较好质量完成先进性教育活动做出了贡献。
    3. 围绕学校中心工作,积极开展调研活动,及时沟通协调。为全面了解学校南校区两年来的建设情况及南校区各学院运行的基本情况和存在问题,校办根据学校党委的安排,协助校领导开展了南校区工作调研,整理、编发了《南校区工作调研信息专辑》6期。开展师生思想动态滚动调查,撰写师生思想动态调查报告2份。加强信息工作,编发《一周校内动态》29期、《华工要情通报》2期。向教育部、省教育厅、省委省政府办公厅报送信息文稿120多篇;撰写华南地区教育信息工作座谈会交流材料1份;群发短信100余次共2万多条。
    4. 团结实干,加强“三服务”工作,提高服务水平。根据校领导的需要,做好领导的日程安排、文件转呈、文稿起草审核、来信来电来访受理、调研和信息,督办查办以及各类事务性服务工作,协助校领导开展各项工作。试行办事预约制度,协助校领导更好地安排和处理工作,提高工作效率。
    协调各职能部门开展工作,为校内各单位、师生员工和来访单位提供优质服务。根据学校工作需要,保证学校行政印章每星期7天、一天24小时使用,全年共加盖学校各类印章达30多万个;规范使用校党委印章,全年共为1922份各类党务工作文件加盖党委印章。精心安排车辆调度,确保校领导及各类重要工作用车100%到位,全年共调度各类车辆近1500多次。承担了对第三会议室、文体活动中心、校办接待室的室内装修,对2号楼南座内墙进行全面粉刷,更换办公室走廊通道天花板,对部分校领导办公室进行必要的装修维护,设计制作2号楼大楼指示牌、消防疏散图等。做好机要件及南北校区来往公文、报刊等的交换工作。策划了中澳天然气签约仪式、教育部信息工作会议、国家综合治理办公室主任会、校庆系列活动、教育部直属高校信息咨询会第十六次全体会议、教育部赴港团等大型活动的接待方案,并对这些活动进行跟踪、落实。承接会场外礼仪的安排、培训,车辆的接送,礼品准备,用餐计划等工作。制订详细的接待计划,保证各项接待工作准确、及时的落实,全年共接待100来个大型团体的来访,各类接待达到1200余次,完成了《华南理工大学公务活动通讯录》(2005年版)的制作、礼品设计与制作等工作。
    二、强化管理,提高执行力
    1.理顺校内管理体制,建立健全学院管理体制。制订了《华南理工大学学院党政联席会议议事规则(试行)》,起草了《华南理工大学学院管理规定》,进一步规范学院党政管理体制和决策机制。组织开展学校群体考核方案修订工作。
    2.加强督查、督办工作,提高应对突发事件的能力。加强对学校有关政策、决策和重大决定事项的督查督办,特别是落实专人负责学校党委常委会、校长办公会决定事项的督办,促进两会决定事项的落实,提高执行力。牵头起草学校突发事件应急预案,组织校内相关部门人员组成应急队伍,完善信息报送制度,提高对突发事件的应急能力。
    3.加强规章制度建设,推进管理工作的规范化。制订了《华南理工大学校级党政领导工作规则》、《华南理工大学学院党政联席会议议事规则(试行)》,起草了《华南理工大学中层党政管理干部工作规则》、《华南理工大学党院管理规定》等规章制度,进一步规范管理行为。结合机关管理工作,起草了《机关工作人员行为规范》、《机关党委例会制度》、《机关工作作风监督、投诉制度》。为加强信访工作的规范运作,制定了《华南理工大学信访督查督办工作规则(试行)》、《华南理工大学信访信件办理工作规则(试行)》、《华南理工大学信访接待群众来访工作规则(试行)》。进一步完善学校公文处理规范和加强管理,修订了《华南理工大学公文处理办法》,等等。
    4.加强机关党委工作,切实转变工作作风。积极配合机关党委开展工作,安排了9场学校党建调研座谈会并整理调研报告;编发《机关党委通讯》4期;督促机关各部门修订管理规章制度;建立了机关党员信息管理数据库,做好机关党员组织关系的接转工作;积极组织机关开展送温暖献爱心活动,为受灾地区和群众捐款33896.7元,捐衣物3200多件;积极开展对外交流,与华师、中大机关党委开展工作交流,参加教育部直属高校2005年机关党委工作研讨会,等。
    三、加强文会管理,加大对外宣传力度
    1.加强公文管理,提高公文质量。进一步完善我校公文管理,修订了《华南理工大学公文处理办法》,规范拟文、审核、打印、归档等程序,根据国家有关规定重新修订公文打印格式。严把审核、打印关,提高公文质量,全年共审核印发各类文件约1400份,其中编号公文1054份,编辑打印文稿约1300份、108万字,印刷文稿约15万份。对学校公文进行合理分流,通过提高函件的使用率,大力精简学校公文,在学校规模不断扩大的情况下,努力控制学校党政公文数量的增长速度。
    2.加强学校会议(活动)管理,取得显著成效。做好全校性普通会议的安排、协调、管理和服务,参与组织部分全校性重大会议,包括机关部处和院系年度工作汇报会、总支书记例会、全校中层干部会,暑期学校工作研讨会等。做好党委常委会和校长办公会议的组织工作和会务工作。
    加强对学校大型会议场馆的管理。成立了场馆管理中心,并制订完善相关制度,明确各岗位职责。自管理中心成立以来,承担了多次学校重大会议的场地布置与协调工作,共完成会议(活动)570多场,大型展览4次,为学校各类会议(活动)提供了高质量的服务。截至12月底,场馆收入80多万元,其中学校性大型会议免费金额达20多万元;对各类场馆进行了整修,及时发现问题,为学校减免损失不下100万元。
    3.加大对外宣传,大型文稿撰写量再创新高。组织撰写、起草或修改、整理领导讲话稿、学校各类报告或交流材料100多篇,其中重要和大型文稿51篇,比上年增加一倍。在文稿数量大幅增加的同时,努力提高文稿稿撰写质量,发表文章和会议交流文章10多篇,有一篇文章获得广东省“党的先进性建设与和谐社会”理论研讨会入选论文三等奖,为教育系统有关文献供稿3篇。顺利编辑出版了《华南理工大学年鉴(2005)》,制作学校简介和宣传画册,为学校对外交流和对外宣传提供了相关资料。
    四、调整科室设置,改革运作模式
    1.成立管理信息中心,保证信息畅通。2006年,为加强办学信息和数据的收集、整理、统计和分析工作,更好地发挥校领导的参谋助手作用,校办成立了管理信息中心。在管理信息中心的努力下,保证了学校办公信息化工作的正常运转。如重新确定了学校二级单位信息主管、网络管理员和信息统计员的名单,建立健全学校信息化工作队伍;对学校二级单位代码的使用进行管理维护,落实办理二级单位公务邮箱账户,规范和加强校内公务信息之间的传递;协调2号楼网络办公运行管理。协助办公自动化系统建设,改造办公信息发布系统,建立了学校办公信息“办公电话”提交管理系统,协助开发场馆管理系统等。对校办网页进行了改版,充实和更新校办网页和校办服务器的内容。大力加强了信息统计分析工作,协调相关部门及时提交和发布统计数据,全年共完成了高等学校综合办学条件数据库、高等教育基层统计报表、学校招生计划和执行情况、广东省教育事业发展计划统计表、广州市行政事业单位信息化调查表等8类综合统计信息的汇总和上报;完成了学校4期统计季报的编制、学校各学院在册在校生数统计分析、学校发展规模和建设投入情况调查的报告、2004年及2005年度学校基本情况统计分析报告、985高校主要办学指标数据的搜集、汇总和统计分析。
   2.改革收发工作,及时解决问题。将学校原收发室所有职能改由邮政局负责,设立校内邮政代办点,校办加强了对邮政代办点的服务工作进行监管,经常关注邮政局工作开展情况,对存在的问题及时进行协调和解决,并及时通报有关工作。
   3.引入物业管理,维护办公环境。对学校办公场所实行物业管理,同时对新东升物业公司的工作进行督查,在学校层面上每月一次例会,校办产业每周一次例会,对上月(周)存在问题进行解决,并提出下月(周)工作计划。
    五、积极拓展校友工作,增进校友对母校的感情,扩大学校知名度
    校友总会秘书处和校友工作办公室紧紧围绕学校的中心工作,积极主动地拓展工作空间。组织召开了华南理工大学校友总会第六届理事会暨各地校友会负责人、校友代表会议,进行了学校新校徽、新校训、校歌的征集工作;承担并组织编写了华南理工大学名师丛书之三《张进》卷,积极筹建华南理工大学教育发展基金会。继续帮助和促进各校友分会的建立,新成立美国东部、西部硅谷、厦门等4个校友分会。引导和鼓励各地校友会积极开展形式多样的活动,参与组织把学校艺术团带到城乡和校友活动中去,把母校科技成果和人才推向社会、服务社会、服务校友。积极组织校庆活动,推动师生员工和校友们爱岗爱校。积极参加全国及广东高校校友工作相关组织的活动,加强与国内兄弟院校校友工作同行的交流。将《校友会会刊》正式易名为《华工人》出版,并办好《校友工作简报》和校友会网站,完善校友信息资料库建设。继续做好广州欧美同学会秘书处日常工作。
    六、日常工作
    1.进一步强化了信访工作的规范化、制度化和程序化,建立和完善了一整套日常信访工作处理制度,包括来电、来人、来函和网上E—mail信访的转办、督办、回复等,提高了信访工作实效,维护了校园稳定。全年共处理校长信箱来信2100余件,信访电话100多个,群众来信60多件,校领导接待日接待40多人次,非校领导接待日接待来访群众40多人次。编发了校内重大信访动态《华工要情通报》2期。共协助学校法律顾问处理各类合同20多份、诉讼案件4宗。
    2.做好保密工作的规范化建设。为加强保密工作的规范化、制度化建设,向全校各基层单位转发了《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等保密规章制度;修订和印发了《华南理工大学保密工作规定(试行)》等规章制度;督促各涉密部门制定保密规章制度,与涉密工作人员签订《保密工作责任书》、《离岗保密协议书》,确保保密责任落实到人。邀请广东省保密局领导对涉密人员进行培训;定时定点组织销毁全校各类废弃密级文件、内部刊物,杜绝可能的泄密现象。协助省机要局、广州地区高校保密工作检查组及校保密委员会对学校保密要害部门、部位开展保密检查,并拟发了检查情况通报和整改通知书。及时做好上级来文的收发、传阅、转办、督办和保密工作,全年共收文2416份,其中密件240份,转文2088份,办理校内密件交换25份,全年未发生保密责任事故。
    七、加强队伍建设和作风建设,提高队伍素质
    加强队伍的理论学习和作风建设。在理论学习方面,围绕先进性教育活动的主题,有计划、有针对性地加强政治理论、时事政策和业务学习。在学校层面,举办了两场全校办公室业务培训会,邀请省委办公厅办文处和会务处的领导来校主讲公文处理和会务工作;举办学院办公室工作经验交流,就学院办公室管理和学院工作信息化建设进行相互交流和学习,取得较好的效果。在校办内部,针对公文处理规范、印章管理、保密制度等办公室业务等开展学习和交流,制订了详细的学习计划,采取学习上级文件、上网学习、工作交流、讲座等多种形式进行,拓宽了学习的途径和渠道,形成了良好的学习和交流风气。在作风建设方面,结合先进性教育活动,加强思想教育,严格纪律要求,牢固树立和大力发扬求真务实、雷厉风行、脚踏实地、埋头苦干的工作作风,提高工作效率、工作质量和服务水平。2005年引进新机制人员2人,进一步充实了队伍。

2006年工作要点

   一、树立精品意识,进一步提高文字工作质量。一是结合《华南理工大学公文处理办法(修订)》的实施,进一步提高公文质量,继续加强公文的审核、校对、印刷和装订程序,努力消除公文差错;二是做好2006年学校年鉴、简介、画册的编辑出版、学校领导重要讲话稿的汇编以及校办内部各类文字资料的整理、汇编工作;三是进一步加大对外宣传的力度,提高学校大型文稿的撰写质量。
    二、加大信息调研工作力度,当好校领导的参谋助手,力争使信息工作成为校办2006年工作的增长点。一是提高信息上报质量,向上级部门更多更好地宣传学校;二是重视对学校综合信息的统计分析工作;三是根据学校中心工作和重点难点,有计划地开展工作调研。
    三、继续加强规范化建设,进一步提高办公室各项工作水平。一是继续推进办公室制度建设,年内汇编成册;二是规范校内请示报告处理,对校内请示报告做到合理分流、规范处理、及时回复;三是牵头做好机关工作制度修订、整理、汇编工作;四是进一步规范联系秘书工作。
    四、进一步加强督查督办工作,提高执行力。一是探索有效途径,提高外来公文的有效处理;二是完善两会决定事项的督办;三是加强对学校政策、重大决策的督查督办工作,提高执行力。
    五、以保密认证为契机,进一步加强学校保密工作。
    六、做好综合服务工作,进一步提高服务水平。一是牵头做好南北校区办公用房调配工作以及会议室的装修工作,改善办公环境;二是推进南北校区视频会议系统和2号楼监控系统的建设;三是进一步加强会议统筹管理,提高会议服务水平。
    七、加强沟通协调,完善办公室例会制度,加强对学院办公室的工作指导和工作联系,加强对全校各单位办公室业务的培训和指导。
    八、进一步拓展校友工作,筹建华南理工大学教育基金会。
    九、进一步做好办公室队伍建设,充实人员,加强培训,提高综合素质。协助机关党委采取措施,切实转变机关工作作风,提高机关工作水平。