2008年，机构调整后的学校办公室（含驻北京办事处）在学校党政的领导下，深入学习党的十七大精神，贯彻落实科学发展观，按照学校工作部署和第十五次党代会精神的要求，进一步解放思想，抓住机遇，改革创新，着力发挥服务、参谋和综合协调作用，各项工作顺利开展，较好地完成了学校交办的各项工作任务。
一、围绕中心，服务大局，较好地发挥了组织协调和参谋助手作用
筹备和召开学校第十五次党代会，是2008年学校的一项重要工作。在学校党委的统一部署下，学校办公室与党办、高教所一起完成了学校第十五次党代会报告的起草工作，与党办、组织部等部门一起承担了党代会的组织和会务工作。
与学校相关部门一起组织或参与学校纪念改革开放三十周年系列活动。根据学校的安排，深入研究我校改革开放三十周年发展历程和经验；负责组织并基本完成党政职能部门和直属单位工作职责的修订工作；与相关部门、学院一起承担并圆满完成了“2008中国材料研讨会”会务工作（1200人规模），为参会代表和专家提供周到热情的服务；与高教所、党委办公室一起完成了“院校研究：高等教育质量保证体系”高级研讨班及国际学术会议。同时，学校办公室在中国女排VS华工男排对抗赛、为灾区人民献爱心捐款仪式、中南地区高校党校工作2008年年会暨第四届研讨会、广东省普通高等学校“校长杯”乒乓球赛、华工联合华师和广工等高校“迎八一”赴部队慰问演出、2008级新生迎新工作及开学典礼、2008届学生毕业典礼、学校56周年校庆系列活动、2008小谷围金融论坛、民主评议政风行工作会议、与南沙区签署全面合作协议会议等在内的20多次的大型会议活动中，积极承担起统筹协调的职能，努力协调各部门之间的工作关系，确保学校中心工作的顺利推进。
二、分工协作，提高水平，进一步增强综合服务职能
1．高质量地办文
严格执行国家有关法规和学校规定，规范学校公文的行文。进一步加强“三审三校”制度，严把公文每一关，加强了与办文部门的沟通协调，与时俱进地改进了过去一些不规范的做法，进一步提高了学校公文质量。2008年共审核印发编号公文1200多份、便函400多份，审核上网通知1004条；起草公文和撰写各类公函、贺信、邀请函、校内通知等100多份；印制《校办通报》6期；编写《学校办公室本科教学评估整改总结报告》；撰写2篇文章参加校训解读征文活动，其中1篇获得三等奖；参与编辑学校年鉴（2008）初稿；整理、印制了《2000～2007年公文目录》、《2000～2007年校长办公会议纪要汇编》和《2008年公文目录》等文件汇编。全年共编辑打印文稿2000多份，印刷文稿近15万份，装订文件和材料近8万份。
配合学校重大活动做好文秘工作，如年初全校教授及科级以上干部会议、向省委巡视组情况汇报会、五山地区党建工作联席会议、2008中国材料研讨会、2008小谷围金融论坛，2008届学生毕业典礼、2008级学生开学典礼校长讲话、教代会报告、全校中层干部会议，华南理工大学纪念改革开放三十周年总结，等等；参与组织学校56周年校庆系列活动等。
2．高水平地办会
根据学校的部署，围绕学校的中心工作，认真做好校长办公会议的组织、会务和纪要工作。全年共召开校长办公会16次，起草校长办公会议纪要16份；做好全校性各类会议的协调和服务，加强逸夫科学馆、逸夫人文馆、励吾科技大楼、学生活动中心、体育馆等场馆的管理工作，全年共承担各类会议（活动）1500余场，大型展览10余次。
3．高效益地办事
全年共接待40多个大型团体的来访，各类接待达到400余次；根据学校工作需要，严格遵照《华南理工大学用印管理规定》，保证学校行政印章24小时使用，全年共加盖各类行政印章45万个左右（其中学生用印10万多个），配合学校机构调整，审核刻制各类印章40个，设计并启用了《华南理工大学印章刻制申请表》，进一步规范印章管理；加强和理顺小车队管理，精心安排车辆调度，确保学校重要公务用车100％到位,2008年共调度各类车辆近3000余次；做好学校与上级部门及校内外单位、南北校区间的机要文件、普通公文、报刊等的交换工作;与相关部门共同完成了新一轮物业招标工作，及时研究解决校办物业每月（周）一次例会发现的管理问题;关注和加强邮政代办点工作开展，保证信路畅通。
三、下情上达，化解矛盾，为学校和谐发展保驾护航
为进一步加强学校对群众来信、来访处理力度及学校重要会议精神的督促检查工作，学校办公室在机构设置调整时专门成立了督办与信访科。一年来，学校办公室认真处理各类信访，努力化解矛盾，维护校园稳定。认真准备每周一次的校领导接待日并做好来访记录，上班时间接受师生员工来电、来人来访并及时将诉求转交相关领导，网络“校长信箱”24小时接收师生教工来信，及时呈送学校领导阅批或转送相关部门给予解决和答复。
1．健全网络，搭建平台，畅通渠道，倾听民声
2008年4月份以来，共立项处理信访总量393件次，其中受理群众来信350件次，接待群众来访（有具体诉求及内容的）33批次。信访人员注意及时、全面、深入地掌握师生员工关心的热点、难点问题，从师生员工最盼、最急、最难、最关系切身利益的问题入手，及时解决诉求，把信访问题处理在基层，矛盾化解在萌芽状态，从而进一步减少了重复访、非正常访，努力维护和促进校园的和谐稳定。
2．建立“追踪式”督办机制，着重抓落实
加大督查督办力度，实行重点督查与全面督查相结合、经常性督查与阶段性督查相结合、明查与暗访相结合。对学校领导特别关注和涉及面广、协调性强的事项，及时与相关部门联系并充分了解情况，及时快速地提出拟办意见并反馈给相关领导批复和相关部门处理，努力做到及时发现问题、及时处理解决、及时化解矛盾。2008年共办理校领导书面交办件15件，按期办结回报15件。对信访案件办理情况进行跟踪落实，采取直接到责任单位督办、书面督办等方式，使师生员工的信访件得到了及时处理，基本做到了件件有回音、事事有着落，全年共督促办理群众来电来信393件。
四、扩大影响，加强沟通，驻京办工作取得新进展
2008年，驻京办共有来自相关单位的工作人员6人，分别在教育部直属司、监察局、高教司、学位评估中心、科技司和国家基金委化学学部借调工作，除各自出色完成在5个部委的工作外，还协助完成学校与教育部各相关司局和直属单位的业务沟通工作；参与2008年学校组织申报的国家各类科技计划、国家级基地、创新团队和奖励项目的立项争取工作，以国家基金重点项目、国家杰出青年科学基金、“973”项目为重点，推进了学校多项工作的顺利开展。
五、存在问题
1．工作效率有待提高；
2．办公场地和办公条件有点改善；
3．工作人员的政治素质和业务素质有待进一步提高。
2009年工作要点
1．建立健全办公室学习制度，根据学校党委的安排，加强对科学发展观的学习和实践，进一步提高办公室人员的思想政治水平和业务能力，重点加强科室新进人员的业务培训工作以及与学院、部门办公室的沟通协调工作。
2．围绕学校高水平研究型大学建设目标，深入开展调查研究工作，为学校提供决策服务；充分利用各种载体和平台，加强对学校的宣传工作。
3．抓好办公室内部管理与制度建设，提高工作服务水平与服务层次。重点完善车队管理制度、会务组织管理。
4．统筹规划，盘活资源，根据学校安排做好办公用房的调整。
5．进一步加强印章管理和公文规范化建设，积极稳妥地逐步规范校内请示报告流转程序。
6．结合学校信息化建设，科学规划和分步实施办公室电子政务平台建设。
7．配合学校校务公开和信息公开工作，加强办公室信息工作。
8．围绕学校中心工作和改革部署，进一步加大重要事项的督查、督办力度，进一步做好信访工作。
9．完成学校交办的其它工作。
（2009年1月8日）
