华南理工大学招标中心采购档案管理规定【采购字〔2023〕1号】（2023年7月1日施行）

华南理工大学招标中心

采购字〔2023〕1号

华南理工大学招标中心采购档案管理规定

第一条  根据《中华人民共和国政府采购法》等法规对采购活动记录文件及有关资料保存和建档的规定，结合《华南理工大学采购管理办法》《华南理工大学档案管理办法》《华南理工大学部门立卷归档工作》等要求，招标中心为加强采购档案管理工作，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规定。

第二条  招标中心遵循规范管理、统一立卷、集中移交、有效利用的工作原则，建立真实完整的招标采购档案，妥善保存每项采购活动的采购文件。

第三条  本规定所称的采购档案，是指招标中心在货物、服务、工程采购活动中形成的采购文件以及对学校有保存价值的其他文件。各类采购档案归档范围及保管期限按照国家及学校档案管理办法执行（详见附件），如国家或学校相关办法有新的规定，按最新规定执行。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、政府采购需求和政府采购实施计划的编制审查记录、招标（或采购）文件、招标（或采购）公告、投标（或响应或报价）文件、评审标准、评审（谈判、磋商、协商、竞价）记录或报告、定标文件、中标（或成交）公告、质疑和答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购文件可以用纸质或电子档案形式保存，纸质文件书写和电子载体材料应能耐久保存。主要内容如下：

货物采购项目的采购文件、资料（包括委托招标代理的项目、网上竞价项目等）；

服务采购项目的采购文件、资料（包括委托招标代理的项目）；

工程采购项目的采购文件、资料（包括委托招标代理的项目）；

其他需要保存的重要资料。

第四条  招标中心设置专人负责档案管理工作，履行下列职责：

（一）负责贯彻落实中心档案管理制度和存档规范；

（二）负责本中心档案材料的立卷归档，对档案材料的完整性进行审核、监督，并指导各科室工作人员对档案材料进行及时整理和规范建档；

（三）负责对存档项目的统计、保管、外用登记、移交、销毁等有关工作。

第五条  归档程序：

（一）资料建档：各采购项目的经办人员在采购工作结束后30天内按要求整理好完整的资料。纸质档案全部存入档案盒建档后向招标中心移交并办理存档登记手续，招标中心每半年通过采购管理系统向学校档案馆档案系统推送电子档案并提供归档清单。

（二）资料立卷归档：招标中心档案管理员接收档案资料后应及时对资料进行清点核对，按学校档案馆要求进行分类、编号、登记、造册，暂存入招标中心资料室，定期集中移交学校档案馆保管。

第六条  档案利用和公布

（一）招标中心可为学校各二级单位提供采购文件查阅服务，原则上不借出，可进行查阅、复印。

（二）利用者要维护档案资料的完整与安全，禁止涂改、污损、拆散，丢失和转借。

（三）任何单位或个人需要借阅或复印档案资料的，原则上需出具加盖公章的借阅函，经档案管理人员同意并履行实名登记手续，归还时由档案管理人员清点确定。

（四）任何单位和个人在利用、公布档案时，不得损害学校、供应商和其他相关利害人的利益，不得侵犯他人的合法权益，应当遵守档案利用和相关保密规定，不得私自向外传播。

第七条  超过档案馆规定保存期限且经鉴定对采购活动确无保存价值的档案，按学校有关规定经主管校领导批准后，方可进行统一销毁。

第八条  做好档案统计工作。各相关人员应按档案整理的要求填写有关报表，认真做好档案的登记、汇报和经办人员的交接工作。

第九条  招标中心对不按规定归档造成档案材料丢失，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案损坏或丢失的直接责任者，按学校有关规章制度和本部门工作纪律进行处理。

第十条  本规定自2023年7 月1 日起施行。

第十一条  本规定由招标中心负责解释。

附表 华南理工大学采购类档案归档范围及保管期限表