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关于移交2017届毕业研究生档案材料和档案寄送、查询的通知

各学院

做好毕业研究生的档案整理和寄送工作,是毕业生就业派遣工作的重要环节,事关毕业生的切身利益,各单位要高度重视,切实加强领导,指定专人负责,按时、规范、高效完成任务。现将我校2017届毕业研究生档案整理和寄送工作有关事项通知如下:

一、为规范管理,明确责任,请各学院负责档案材料整理、提交和查询的老师一定要工作认真,加强责任心。

二、档案材料整理规范

1《毕业研究生登记表》。一式二份,按学号顺序从小到大排列,并提交《毕业研究生登记表》汇总表,汇总表备注栏内注明考取本校博士、考取外校博士、做博士后、正常毕业但未提交“毕业研究生登记表”等信息。提交的《毕业研究生登记表》排列顺序与汇总表所列名单序号一致,并提交excel电子版。其汇总表格式见附件表1

2、党员材料。毕业研究生的党员材料尚在学院的,请一定尽快移交到档案室归档。毕业生的档案一经发出,党员材料将由学院自行寄送。移交的党员材料必须附包括学院、姓名、学号等信息在内的汇总表一式二份(汇总表名单按学号从小到大顺序排列),并将党员材料(用铅笔在左上角标明学号)按汇总表的排列顺序打捆提交。其汇总表格式见附件表2

3全国毕业研究生就业通知书(俗称“报到证”)白联(定向委培、暂缓就业、升学、做博士后的博士生无“报到证”)。

1630日前,广东省高校就业指导中心出具“报到证”的毕业生,其“报到证”将在毕业生离校前统一发放所在学院。报到证一式两联,由学院将其从中线裁开。“白色通知联”(确认入职起薪的依据)请学院统一提交到研究生档案室装入毕业生本人档案,“红色通知联”(报到入职及办理户口迁移的依据)发给毕业生本人。提交时注意用铅笔将研究生的学号写在“白色通知联”右上角,按学号从小到大的顺序排列,并交含学号、姓名、学院等信息的汇总表一式二份。其汇总表格式见附件表3

2630日后,广东省高校就业指导中心出具“报到证”的毕业生,毕业生学校就业指导中心领取“报到证”后,凭报到证“白联”1号楼107研究生档案室办理档案转递(报到证“白联”装入到毕业生本人档案)(请学院协助强调)。

4、体检表(定向、委培除外)。按学号顺序从小到大排列。体检表目前尚在校医院的,请各学院派人将毕业研究生体检表取回移交到档案室。有关事宜请与学校医院体检中心联系。联系电话:联系电话:五山校区87112327, 大学城校区39381361。其汇总表格式见附件表4

5欠缺档案材料的20177月以前毕业、授学位的研究生,请所在学院尽快将其欠缺的档案材料收齐一并交来。

三、档案材料提交时间和地点

1630日前,学院统一将《毕业研究生登记表》、党员材料、体检表及其汇总表交到1号楼107研究生档案室;

278日前,学院统一将“报到证白联”(广东省高校就业指导中心630日前出具的毕业生“报到证”)及其汇总表统一交到1号楼107研究生档案室。

四、档案寄送方式、时间

1、档案寄送方式

强军计划、定向委培生及博士研究生档案以机要形式寄送。从档案安全、准确转递渠道考虑,其他研究生档案尽量以机要形式从省机要局寄送,若省机要局拒收,将以EMS的方式从市邮局寄递。

2、档案寄送时间

研究生档案寄送时间:20177月下旬;办理暂缓就业的研究生档案9月初送往广东省高等学校毕业生就业指导中心;3月、9月、12月毕业授学位的研究生档案及遗留问题档案依实际情况寄送,一般一个月一次。

五、档案去向

研究生档案按照毕业生在“华工就业在线”上填写的档案投递地址和档案接收单位投递,因此每个毕业研究生(包括校内外的定向委培生)必须登录“华工就业在线”网址,认真填写毕业生就业信息,网上没有信息的毕业生,其档案暂不发送。

1、已就业(已签协议)的毕业生档案,投寄到毕业生工作单位所属的人事档案管理部门

2、定向就业(含委托培养)毕业研究生的学籍档案及毕业证、学位证,投寄到学生与研究生院签订的“原单位委托培养研究生协议书”上签署的单位,毕业研究生如填写的档案地址无法投寄造成档案材料、学位证书、毕业证书转递过程中遗失等现象,责任自负。网上没有信息的定向委培单位生,其学籍档案、毕业证、学位证暂不发送。

3、博士生毕业拟做博士后的毕业生档案,待其录用通知下达后到学校就业指导中心就业管理科办理手续,然后到档案室调档。在本校做博士后的,其档案移交到本校博管办;在外校做博士后的,其档案寄往相应的高校或研究所等单位。

4、录取在本校攻读博士的硕士毕业生档案直接留在本校研工部档案室。

5、录取到外校攻读博士的硕士研究生档案投递到相应的学校。

6、办理出国留学的毕业研究生的档案投递到生源地人事档案管理部门或留学服务中心。

7、寄往广东省人才局的毕业生档案或寄往广州市高校就业指导中心及南方人才市场的毕业生档案对方单位来人到学校档案室取走

8、暂缓就业办理成功的待就业毕业研究生,其档案交到广东省高校就业指导中心。

9、按往年广东省高校毕业研究生就业工作时间安排,1210日,当年凡没有办理暂缓就业手续又未落实就业单位的毕业生一律派回生源地。

六、档案查询

毕业研究生的档案(材料齐全、“华工就业在线”上填写的档案接收单位地址无误)主要通过广东省机要通信局于7月下旬寄出。毕业生于8月初可按以下方式查询档案寄出情况:

登陆“华南理工大学研究生院”(网址:http://www.scut.edu.cn/graduate/),进入“研究生系统师生端中的“学籍服务”当中的“档案信息查询”,查看档案寄出的机要号、寄送日期及档案接收单位等信息。毕业生要密切关注自己的档案去向情况,报到后若三个月的时间在档案接收单位还找不到档案,可通过学校查找。毕业一年后不办理档案查找业务,只提供档案去向。



                                                                    党委研究生工作部

                                                                       2017512

附件:表1-4.xlsx


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