各相关单位：
为进一步落实《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》的相关要求，切实规范和加强实验材料管理，确保教学、科研工作有序开展，现就有关事项要求如下：
一、加强实验材料购置合理性管理
1.教学实验材料购置经费按照学校相关规定进行申请、立项和划拨，各学院及公共基础实验教学中心应严格按照立项情况采购实验材料并做好使用管理工作。
2.科研项目经费实行项目负责人负责制，项目负责人要对科研项目经费购买实验材料的真实性和相关性负责，严禁虚开发票，严禁购买与项目无关的实验材料。
3.各学院对本单位科研项目经费使用承担监管责任，做好实验材料采购审批工作。
4.科研项目经费购买实验材料单价或批量总价3万元以上，项目负责人须在购买实验材料前填写《华南理工大学大宗材料费（3万以上）支出审批表（2023年版）》（附件1），完成采购审批。
二、规范实验材料采购及使用管理
1.实验材料的采购应按照学校采购管理办法完成采购流程及签订合同等，严禁通过拆分、化整为零等手段恶意规避竞价或招标程序。
2.各单位应督促项目负责人做好实验材料验收入库及使用台账管理。实验材料到货后，必须进行验收并填写实验材料采购验收单（参考样表，见附件2），同时拍摄实物照片归档备查。实验材料的日常使用应做好记录，建立每一批实验材料的存货管理台账（参考样表，见附件3），每条记录都应有领用人员的签名。
3.项目负责人应定期对实验材料存放、使用情况进行盘点和检查，以确保实验材料存放安全性和使用合理性。
三、严格采购经费财务报账管理
根据《华南理工大学政府采购分散限额标准以下采购实施细则》和《华南理工大学采购管理办法》等采购相关规定，报销实验材料费时，均应提供实验材料采购验收单（一式两联）。其中，采购单价或批量总价达3万及以上的实验材料还应同时提供《华南理工大学大宗材料费（3万以上）支出审批表（2023年版）》、《货物申购审核表或电商直采平台采购项目备案表》；采购材料单价或批量总价达到20万元及以上的须同时提供《成交通知书》或《中标通知书》。
请各相关单位按照上述要求，进一步明确要求和工作流程，优化管理模式，开展实验材料管理情况抽查。学校主管部门将不定期开展监督检查，对发现的以化整为零或者其他方式规避公开招标、使用虚假票据套取科研项目经费等违规违纪行为，将根据相关规章制度予以严肃处理，并追究相关人员责任。
附件：1.华南理工大学大宗材料费（3万以上）支出审批表（2023年版）
2.实验材料采购验收单（样表）
3.实验材料存货管理台账（样表）
实验室与设备管理处
科学技术研究院
教务处
财务处
2023年12月2日
