华南理工大学资产经营有限公司企业档案管理规定(试行)
日期:2016年01月12日

第一条  华南理工大学资产经营有限公司(以下简称“资产经营公司”)及所属企业档案是学校、企业的宝贵财富,是学校档案不可分割的重要组成部分。为了加强企业档案的收集、整理、管理工作,有效地保护和利用企业的档案为学校教学、科研服务,并保证为企业的经营管理工作保留完整的工作法律依据,根据中华人民共和国《档案法》及学校关于档案工作实行统一领导,分级管理的原则,为了维护学校、企业档案的完整与安全,便于利用,结合资产经营公司所属企业的实际情况,特制定本规定。

第二条  资产经营公司所属企业档案是指资产经营公司所属企业在管理、经营、咨询服务、工程设计、监理任务等各项活动中形成的,反映各企业的发展、生产、经营状况的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条  资产经营公司所属企业档案实行统一领导、分级管理的原则,由学校统一领导,资产经营公司归口管理。各企业要指定一名负责人为本企业档案工作的分管领导,并指定专人(专、兼职均可)负责本企业的档案管理工作。

第四条  企业档案归档范围

(一)在管理工作中形成的文书档案:设计、总结、报告、批复、人事变动、人员名册、干部任免、聘用合同、协约、报表、规定、办法、制度等;

(二)企业经营活动中的合同、协议书、技术资料等;

在管理工作中形成的技术档案:合同、协议、图纸、图表、任务书、研制开发的定型产品档案等;

(三)在财务管理中形成的财务档案;账簿、凭单、报表等;

(四)为扩大再生产购置固定资产形成的设备档案、设备说明书等;

(五)企业获省、市、部级以上奖励项目以及参赛获奖项目形成的档案;

(六)其他需归档的资料和实物。

第五条  档案的整理、保管

企业每年形成的档案必须组织人力整理成卷,填写卷内目录,按年度编号,由专人专柜保管。工程项目的档案由其项目负责人负责整理归档。各企业每年要将该年度形成的档案的目录报资产经营公司备案。

第六条  档案的利用

企业形成的档案是学校的宝贵财富,任何人不得擅自将其提供给他人利用。职工利用本企业档案应由企业负责人同意后方可提取利用;资产经营公司所属企业之间及外单位提取利用本企业档案,须经过本企业分管档案工作的领导签字同意后,方可提供利用。利用者必须在档案借阅簿上登记,办理借阅手续,按期归还。损毁则按国家、企业的有关规定处理。

对资产经营公司需要调用的档案资料,相关企业应予以提供。

第七条  本规定由华南理工大学资产经营有限公司负责解释。

第八条  本规定资产经营公司全资、控股企业遵照执行,参股企业参照执行。

第九条        本规定自发布之日起执行。