人事档案材料收集规定 (华南工人档字[1999]003号 )

 干部档案材料收集、归档工作、政策性强,涉及部门多,不仅是干部档案管理部门的任务，也是有形成干部档案材料部门的任务。因此，各单位都要重视并认真地做好。为了及时、全面的收集能反映干部政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等材料,不断充实档案内容。更好地为干部工作服务,为教职工服务。现对收集归档工作的有关事项作如下规定：

一、     形成干部人事档案材料的部门和归档材料：

    (1)人事处在工作中形成的档案材料；

    干部调配工作中形成的教职工履历表，各类人员登记表、录用和招聘干部工作中形成的有关材料，解聘、辞退材料，离退休审批材料；

    干部工资级别登记表，职务工资变动登记表，干部调资审批表，享受专家特殊津贴呈报表；

专业技术任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；

培训、进修登记表、成绩单；

审查出国留学生登记表、政审表；

更改姓名、民族、出生日期、国籍、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；

办理丧事形成的有关材料，悼词、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书等。

（2）组织部归档材料：有任免职务内容的干部登记表，任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料，入党志愿书、党员登记表、学校及以上的优秀党员登记表、党务先进工作者材料，党代会的有关材料，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料、取消预备党员资格的组织意见。

（3）纪监审办公室、保卫处归档材料：纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定（免予处分意见）、查证核实材料，本人对处分决定的意见和检查交待材料，法院形成的判决书等材料。

（4）研究生院归档材料：在职人员攻读硕士、博士学位登记表、成绩登记表及攻读学位的有关材料。

（5）外事处归档材料：办理出国（境）审批工作中形成的审批表，在国外表现情况及鉴定材料。

（6）统战部归档材料：政协、民主党派代表会代表登记表、加入民主党派的有关材料。

（7）工会归档材料：学校及以上的职代会、教代会、妇代会、共青团代表会等代表登记表，各类先进事迹表彰材料及登记表。

（8）团委归档材料：在职人员加入中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹材料。

（9）各单位归档材料：

各单位奖励活动中形成的有关材料：劳动模范，先进工作者，有突出贡献优秀专家，国家科技奖，先进事迹材料，先进事迹登记表，立功、授勋、嘉奖、通报表扬以及在其他工作中形成的表彰材料；在职人员，进修、自学考试、成人教育、业余学习的申报表、成绩登记表和鉴定材料；

其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。

二、      收集方法和要求：

    （1）有形成干部材料的单位，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交学校干部人事档案室;

（2）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签名，有形成材料日期;

（3）归档的材料，凡规定由组织审批的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（4）干部人事档案材料一般应使用16开规格的办公纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

                                             华南理工大学人事处

                                                        一九九九年三月十日