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华南理工大学举办国际会议管理办法
发布时间: 2014-05-27

 

第一条  为加强学校的国际学术交流,提高国际影响力,学校鼓励具备条件的单位积极举办高水平的国际会议。为规范举办国际会议的管理,特制定本办法。

第二条  本办法所称国际会议是指与会代表来自3个或3个以上的国家和地区(不含港澳台)、以高层次学术研讨为主要内容的会议。

第三条  国际交流与合作处是学校国际会议的归口管理单位,由学校及各单位主办、合办和承办的国际会议均由国际交流与合作处负责监管。

第四条  举办国际会议实行国务院和省部两级审批制度,学校各单位不得自行审批。一般情况下,学校举办的国际会议通过国际交流与合作处报教育部审批。

(一)教育部审核后报请国务院审批的重大国际会议:

1.重要国际组织的大会与特别会议;

2.涉及我国核心利益、重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议;

3.外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议,以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学的国际会议;

4.外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的国际会议;

5.邀请党和国家领导人出席的国际会议。

(二)教育部审批的一般性国际会议:

1.外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议,以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的国际会议;

2.国际合作项目中的工作会议。

第五条  要严格控制举办国际会议的总量,未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。如无特殊需要,未经批准,原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已经形成机制的国际会议,要由该国际会议的业务主管部门会同有关部门,对会议的重要性和可持续性等进行评估,效果不明显的,应及时调整或清理。

第六条  重大国际会议于每年9月初通过国际交流与合作处向教育部进行预报;一般性国际会议按上半年会议和下半年会议,分别于每年9月初和2月初进行预报。外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预报(预报国际会议的年份是指会议对外宣布或承诺的年份,不是会议召开的具体年份)。

第七条  国际会议至少提前半年通过国际交流与合作处向教育部进行报批。如有台湾地区与会人员,还需加报广东省人民政府台湾事务办公室审批(报批国际会议的年份是指会议对外宣布或承诺的年份,不是会议召开的具体年份)。

第八条  教育部会议批件下达后,举办单位方可对外发出会议通知,并应尽快成立组织委员会,落实会务筹备和组织工作。

第九条  如需为与会代表办理“被授权单位签证通知”,举办单位须在会议举办前2个月将“外国人来华签证申报表”送交国际交流与合作处,由国际交流与合作处报送广东省人民政府外事办公室。

第十条  原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使(领)馆人员参加国际会议,如确有必要邀请,则需经学校和教育部批准同意后,方可向对方确认。

第十一条  原则上不得跨地区举办国际会议。

第十二条  严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理等有关规定,合理编制会议预算,严格控制经费支出。依照同类国际会议的惯例,按照注册费、论文集资料费、食宿费、大型宴会费、专家讲座费等项目,会议举办单位可收取必要的费用(少数高水平特邀专家可适当减免),力争经费自筹,以会养会,尽量减少国家经费(包括各类科研经费)的支出。

第十三条  学校设立专项资金,必要时适当资助学校及各单位主、承办的国际会议。国际交流与合作处负责对会议性质、规模、水平、预算等进行审查,确定资助额度并报主管校领导审批。

第十四条  在校内举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等会务组织工作,由举办单位与校内相关单位协商解决。

第十五条  禁止利用国际会议进行公费旅游、营利创收,损害学校形象;不得接受不明背景的或别有企图的国(境)外机构的赞助,损害国家利益。

第十六条  会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档,并按照教育部会议批复的要求撰写会议总结报告,于会后2个月内交国际交流与合作处审查后,分寄教育部国际交流与合作司和教育部《国际学术动态》编辑部。

第十七条  举办双边会议、两岸会议参照此办法执行。

第十八条  本办法自公布之日起施行,由国际交流与合作处负责解释。

 

                                 国际交流与合作处

                                  二〇一三年七月 

全文下载:华南理工大学国际会议管理办法.doc

 
       
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