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华南理工大学教职员工因公临时出国办理程序
发布时间: 2016-03-16

华南理工大学教职员工因公临时出国办理程序

一、下载并填写表格;

1. 学校副处级以上干部(含学院副职)出国执行出访任务的需先下载并填写华南理工大学处级干部因公出访立项表.doc,自行提交校领导预审批立项,获得立项后连同以下材料启动后续出访手续;

2.华南理工大学教职员工因公临时出国(境)申请表.doc请在出访费用预算及来源一栏在外费用和往返旅费估算数目(约**元);经费项目需填写具体项目号;经费项目负责人及其管理部门负责人均需签名。所在单位意见一栏由所在部门正职领导签署并加盖公章);

 3.因公临时出国人员备案表.doc请填至最近一次因公出国时间及任务一栏;如首次申办因公出国手续,请填“无”;单位意见一栏留空,并发送电子版至ywtu@scut.edu.cn.为避免邮件过多,如超过3人,请统一收齐后打包发送);

   因公临时出国备案表样表.doc

4.日程安排表.doc,具体日程需与邀请信内容一致;

5.签证信息表.rar

6.财务预算表及有关财务表格(请链接财务处下载中心十四)

二、提交出访材料;至少提前两个月提交,视具体国家签证要求而定

1. 上述表格;

2. 身份证复印件2份(A4纸,正反面复印在同一面上)(非广东省签发的身份证需附广东省户口簿复印件,户口不在广东的教职工,需到人事处人事科开具《在职证明》);

3. 提供因公电子护照相片回执及1张纸质相片(回执上须按要求由出访人亲笔签名,请仔细阅读签名要求)及签证相片3除美国之外照片规格与护照要求一致)

4. 邀请信原件1份,复印件3份,中文翻译1份(邀请信应由邀方本土发出,有邀请方地址、联系方式,邀请信签署人姓名及职务,被邀人姓名及职务,出访活动的名称、地点、时间期限及所需费用的支付方式,落款有邀请人亲笔签名) (个别国家签证邀请信有特殊要求,如日本韩国俄罗斯意大利等,请超链接签证要求对应国家

5.随外单位团组出访需提供由组团单位出具的“征求意见函”、“任务通知书”的原件和复印件各1份,以及“任务批件”复印件2份;

6. 合作研究或除会议之外的其他学术类出访,需提交有关合同或协议复印件1份;

7.经费由第三方提供者需提交经费资助证明复印件2份;

8.个别国家特殊要求的材料(超链接至签证要求查看准备)

9.60岁以上在职人员需提供《在职证明》(在人事处人事科开具)65岁以上在职人员需附医院体检报告。

.由我处出访科审核材料后拟文呈送处领导、校领导批示,再上报广东省外事办公室审批;

.如需办理新护照,与我处出访科预约时间,前往广东省外办打印指模;

.获批后取得任务批件;

.送办签证(由我处出访科为出访人整理有关签证材料后,送广东省外事办公室审核,并办理因公护照及签证);

.财务预算(按照财务处规定于出发前办妥财务预算审批手续);

.领取护照(出访人请于出发前十天致电87110595查询办证情况,确认已办好证件并缴清办证费后,可凭相关证件领取因公护照);

.出访团组回国后须下载填写《因公出访情况总结表》,并于回国后7日内将该表格与因公护照一并交回出访科;

.出访人按财务处要求办理报账手续。

咨询电话:87110595


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