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工作职责

一、学院办公室主任岗位职责

  • 在学院党政的领导下,负责学院办公室的全面工作,协调,处理办公室各项事务,抓好办公室自身建设及内部管理。

  • 贯彻执行学院党政联席会议决议及学院党政领导的指示。根据党政联席会议的决议,草拟学院相关管理规章制度,协助监督检查其落实执行情况。

  • 负责办公室总体工作计划,布置,检查,监督和考核办公室各职能岗位的工作,组织办公室人员政治及业务学习,提高服务意识的工作水平。

  • 协助学院领导了解情况,开展调查研究,为学院领导决策提供真实可靠的信息资料,当好学院的参谋和助手。

  • 负责组织和协调学院各类会议和大型活动,协调并处理对外事务。

  • 协助院领导做好年度计划并草拟学院年终工作总结、年鉴。

  • 负责院务会议的规范化,做好记录,整理形成会议工作纪要,并负责贯彻与落实。

  • 兼任学科建设秘书,协助分管领导做好学科评估工作。

  • 兼任计划生育管理秘书,协助分管领导做好学院计划生育的日常管理工作。

  • 兼任关工委分会秘书,协助分管领导做好学院关工委分会日常管理工作。

  • 车辆出门条的使用。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作及领导交办的其他各项工作。

二、办公室副主任兼实验室与设备管理员、信息员岗位职责

  • 协助分管领导,完成学校实验室与设备管理处和学院下达的各项工作。协助办公室主任开展各项工作。

  • 协助分管领导组织全院教学,科研仪器设备的年度计划,并审核,汇总上报设备处;掌握全院教学,科研设备和实验室计划的采购及预算,开支情况。

  • 负责全院教学,科研所需设备物资及行政固定资产,专项设备的采购事宜。

  • 适时办理已购设备的校内固定资产申报手续及办公大楼装修和其它建设工程的预决算手续。

  • 负责实验室的报修、维修工作。

  • 负责设备维护,报修,报废工作,以及公共设备的检查,组织报修等。

  • 负责学院各实验室及设备资产的日常监督管理工作,建立档案信息库。

  • 负责学院办公室办公设备的采购和维护工作。

  • 负责学院的网站建设,安全管理,信息维护等相关工作,确保学院信息管理系统的正常使用和办公自动化系统的正常运转。

  • 做好信息管理工作,及时收报校,院两级信息,收集各类数据、做好报表统计。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,办公室主任交办的其它工作。

三、办公室副主任兼研究生教务员(学术型、专业型)

  • 协助办公室主任开展学院行政管理工作。

  • 协助分管领导做好研究生培养的日常教务及教学管理工作,按时完成研究生学院和学院布置的各项任务。协助办公室主任开展各项工作。

  • 协助分管领导做好研究生招生,培养,开题报告、中期检查、论文送审、答辩等全过程,各个环节的具体事务,确保培养计划有序实施,做好协调教学安排及调整工作。

  • 做好研究生的开学注册,学籍管理,成绩的录入,了解学院研究生各专业方向的培养计划和课程设置,掌握研究生教学动态,及时向有关领导汇报。

  • 负责学院研究生培养及其相关信息收集和发布工作,配合分管领导和研究生导师做好研究生教学工作的检查,考核和评估工作。

  • 每学期课时补贴的统计,造表,发放工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

四、组织人事秘书岗位职责:

  • 协助学院领导完成各项组织人事工作,包括新教工的调入手续,引进人才的联络和安置,教职工的退休,辞退。离职等手续,人员定编,聘任,考核,教职工的人事档案和专业技术档案,人事调查,统计,报表等。

  • 协助学院党委完成各项党务工作,包括组织学习,组织建设,组织发展,及时上报,补充,更新党委管理信息系统。

  • 负责管理学院党委公章。

  • 负责在职(离退休)教职工的福利和安抚工作。

  • 办理有关人事证明文件,做好人事数据库管理和上报工作。

  • 认真执行和完成上级主管部门下达的各项任务。

  • 负责学院临时工管理工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,院主任交办的其他工作。

五、本科生教务员兼学位分委会秘书岗位职责

  • 协助主管院长做好日常教务及教学管理工作,按时完成教务处和学院布置的各项教学管理任务。

  • 办理学生的报到注册,做好学生的学籍管理和学生的学习成绩录入及管理工作。

  • 按照教学计划安排下学期的教学任务,及时发放和收集教学任务通知书,教学安排表,填报教学总表,考试安排表(包括考试日程和监考老师,并通知落实到人),做好巡考工作安排。

  • 收集教务日历并协助督促检查实施情况,协助教务处做好学生选修和辅修课的选课工作。

  • 做好毕业生资格和授予学位资格的初审工作。

  • 了解师生上课情况,按规定为教师办理各种调,停课手续,关注日常的教学秩序和教师考勤情况,出现问题及时与分管领导沟通,以保证正常的教学秩序。

  • 及时收集,整理,归档毕业设计等教学档案资料,按要求将毕业离校学生学籍册等学生档案资料整理并送学校档案馆。

  • 每学期课时补贴的统计,造表,发放工作。

  • 保持与教务处的及时联系和良好的工作关系。

  • 审核硕士、博士学位人员名单,做好研究生的论文答辩工作;

  • 审核研究生教育及学位管理相关文件,学位授予争议处理;

  • 组织学位质量检查和评估,推荐华南理工大学优秀学位论文;

  • 负责学位授权学科设置、调整、撤销工作及学位授权学科质量评估;

  • 负责研究生指导教师遴选工作,审核研究生招生资格;

  • 协助制定研究生培养方案,评选推荐博士创新基金资助对象;

  • 做好学位委员会日常的具体事务及管理工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。  

六、本科生教务员兼外事秘书岗位职责

  • 协助主管院长做好日常教务及教学管理工作,按时完成教务处和学院布置的各项教学管理任务。

  • 办理学生的报到注册,做好学生的学籍管理和学生的学习成绩录入及管理工作。

  • 按照教学计划安排下学期的教学任务,及时发放和收集教学任务通知书,教学安排表,填报教学总表,考试安排表(包括考试日程和监考老师,并通知落实到人),做好巡考工作安排。

  • 收集教务日历并协助督促检查实施情况,协助教务处做好学生选修和辅修课的选课工作。

  • 做好毕业生资格和授予学位资格的初审工作。

  • 了解师生上课情况,按规定为教师办理各种调,停课手续,关注日常的教学秩序和教师考勤情况,出现问题及时与分管领导沟通,以保证正常的教学秩序。

  • 及时收集,整理,归档毕业设计等教学档案资料,按要求将毕业离校学生学籍册等学生档案资料整理并送学校档案馆。

  • 每学期课时补贴的统计,造表,发放工作。

  • 保持与教务处的及时联系和良好的工作关系。

  • 协助分管领导做好本单位对外学术交流的组织与申报、审批工作。

  • 负责外事档案的管理工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

七、研究生教务员兼英文网站管理员(全英)

  • 协助分管领导做好全英研究生培养的日常教务及教学管理工作,按时完成研究生学院和学院布置的各项任务。

  • 协助分管领导做好全英研究生招生,培养,开题报告、中期检查、论文送审、答辩等全过程,各个环节的具体事务,确保培养计划有序实施,做好协调教学安排及调整工作。

  • 做好全英研究生的开学注册,学籍管理,成绩的录入,了解学院研究生各专业方向的培养计划和课程设置,掌握研究生教学动态,及时向有关领导汇报。

  • 负责学院全英研究生培养及其相关信息收集和发布工作,配合分管领导和研究生导师做好研究生教学工作的检查,考核和评估工作。

  • 协助全英研究生的日常管理工作。

  • 负责英文网站、新媒体平台的信息发布、系统维护与管理。

  • 负责学院微信群、qq群、公众号等平台的建设与维护。

  • 负责本科生的实践基地建设。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

八、科研秘书兼新闻宣传员岗位职责

  • 协助分管领导做好科研工作各环节的具体事务及日常管理工作。

  • 熟悉学校,学院的有关政策,规定,全面了解科研管理工作动态,及时向有关领导汇报适时对师生公布。

  • 协助分管领导做好科研工作的对外交流及对外服务工作。

  • 定期收集,整理科研工作的资料与成果,建立数据库,及时做好收录工作,做好学院科研档案管理工作,及时收集和发布相关的任务和活动信息。协助做好年度总结。

  • 负责种类科研项目的组织申报工作,协助检查各类项目的执行情况,协助组织各类项目的结题成果鉴定等工作。

  • 组织做好各项科研学术活动。

  • 做好科研项目,科研成果等的年度统计工作。

  • 配合做好教师考核等的科研经费分割统计,学术论文审核等工作。

  • 督促各基层科研单位做好科技保密工作。

  • 协助分管领导做好基地建设。

  • 负责学院网页信息更新、新闻报道、重大事件的新闻宣传工作。

  • 做好学院文化及品牌建设工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

九、财务会计兼校友分会秘书、高层次人才行政秘书岗位职责

  • 协助院长做好各项事务性工作。

  • 协助学院分管领导搞好财务管理的日常工作,定期向院领导汇报学院的财务状况。

  • 严格执行会计法和各项财务规章制度,配合院领导做好学院资金的预算,分配和使用工作。

  • 根据财务制度,开具及审核原始凭证。

  • 负责全院各类基金收支核算工作。

  • 负责学院科研奖励相关票据的审核工作。

  • 整理和装订各种财务会计报表,协助财务处做好暂付款的催报工作。

  • 负责校友会日常工作,加强校友与学院的联系与情感,为校友的事业发展提供服务。

  • 策划筹资项目,拓展筹款渠道,支持学院双一流建设。

  • 负责各高层次引进人才的服务工作。做好高层次人才进校后实验室、科研启动费等过渡期全面对接服务。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

十、资料与后勤管理员兼出纳岗位职责

  • 根据学院的专业设置和教学,科研的需要,订购各类型的图书资料,办理图书资料资产报增。

  • 负责学院每天报纸,邮件的收发以及挂号信,特快专递的网上,电话通知工作。

  • 负责办公用品的采购,管理和领用登记工作。

  • 负责学院办公大楼水,电、电子显示屏等公共设施的维护、报修工作。

  • 负责学院学生寒暑假车,船票的预定工作。

  • 管理,维护学院的会议室及内部相关设备,确保设备的正常运行。

  • 负责办公大楼的日常卫生及院内聘用的大楼清洁工的监督,考核工作,及时将情况反映给分管领导,并协助解决处理问题。

  • 协助做好学院安全保卫工作,负责做好实验室的消防安全。

  • 负责学院水,电费的核算,上报等工作。

  • 办理学院各项借支款手续,负责学院办公室各项支出的报销工作。

  • 负责全院教职工奖酬金与补贴导盘工作。

  • 缴纳办公水电费、电话费等行政支出工作。

  • 上级部门或外单位来文的接收、阅办、管理、归档等工作,及时向分管领导传达校园公务网上重大通知、会议内容。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

十一、本科生辅导员岗位职责:

  • 协助学院分管领导做好学院日常的学生思想教育与管理工作,制定学生思想教育与管理的工作计划和规章制度并组织实施。

  • 负责学院全日制本科生的思想,学习和生活等情况的调查研究。

  • 负责学院本科生素质综合测评工作,组织一年一度的学生先进集体和个人评选。

  • 协助学校有关部门发放奖助学金,特困补助,收集整理学生档案及负责学生违纪,违规处理工作。

  • 抓好学生党支部建设,努力做好学生的组织发展工作和学生干部的选拔,培养及教育工作。

  • 配合学院分管领导抓好学风,院风建设及对毕业生进行思想教育和就业指导。

  • 配合学校做好全院学生勤工助学及学生宿舍日常安全,秩序,环境卫生的监督检查工作。

  • 协助分管领导,负责本科生的计划生育工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

十二、研究生辅导员岗位职责

  • 协助学院分管领导做好学院日常的研究生思想教育和管理工作,制定研究生思想教育与管理的工作计划和规章制度并组织实施。

  • 负责学院研究生的思想,学习和生活等情况的调查研究。

  • 负责学院研究生的评优工作。

  • 协助学校有关部门做好学贷款和各类奖学金的发放,收集整理研究生档案及负责研究生违纪,违规处理工作。

  • 抓好学生党支部建设,努力做好研究生的组织发展工作和研究生干部的选拔,培养及教育工作。

  • 配合学院分管领导抓好党建,学风,院风建设及对毕业生进行思想教育和就业指导。

  • 配合学校做好全院研究生“三助”工作的管理及学生宿舍日常安全,秩序,环境卫生的督促检查工作。

  • 协助分管领导,负责研究生的计划生育工作。

  • 服从工作安排,做好各项临时性,应急性工作以及学院领导,学院办公室主任交办的其它工作。

十三、重点实验室、工程中心专职秘书岗位职责

  • 协助分管领导做好学院科研基地建设工作、制定和完善相关规章制度。

  • 负责基地仪器设备的招投标、采购、验收、保管与维修工作。

  • 负责基地项目、科研成果申报过程中的材料整理、汇总及报送工作。

  • 负责进行基地项目的跟进、总结、考核、结题、验收工作。

  • 负责基地与校外企业的联系工作。

  • 负责基地的接待、新闻宣传工作。

十四、合同制人员

  • 其他合同制人员岗位职责按照签订劳动合同执行。