华南理工大学设计学院学术报告厅管理办法

发布时间：2020.12.28

华南理工大学设计学院学术报告厅管理办法

学院学术报告厅（以下简称报告厅）是学院重要的学术交流活动场所。为加强报告厅管理，保证报告厅正常使用，更好地为学院会议和学术交流活动服务，特制定本办法。

一、使用范围

报告厅用于各种学术交流活动、全院性的重要会议、大型活动。第一报告厅为B11-南201；第二报告厅为B11-中507。

二、责任分工

1.学院办公室负责报告厅的使用审批、统筹安排工作。

2.学院实验中心负责报告厅音响、灯光、视频等设备的使用管理、技术维护、设备财产安全；空调、桌椅等设施及时报修。

三、使用程序

1.借用单位及个人填写《学术报告厅使用申请表》，并附相关活动介绍，并至少提前向交学院办公室安排预约。

2.经学院办公室预约后,借用人需将学术办公厅使用申请表及学术活动申请表交学院分管领导审核，并在学院办公室备案，方算预约成功。

3.借用单位（个人）借用成功后需提前进场调试设备，如有技术问题，可向学院实验中心提出技术支持。（会议音响、话筒、灯光等设备）

4.活动结束后，借用单位（个人）清点现场使用的设备和设施的完好情况，借用单位负责打扫报告厅卫生。

四、使用要求

1.按照“谁使用，谁负责”的原则，使用学术报告厅的单位自行安排会务及相关工作。除活动正常需要的会标或横幅外，不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。原则上非工作时间不安排活动。

2.使用单位对活动安全和活动内容负责，且内容需遵守华南理工大学学术活动管理要求，采取一事一报制度；学术活动报社科处审核，宣讲会等报学生工作处审核。各类学生活动必须有指导教师在场组织。使用单位要遵守各项安全规定，落实安全责任人，确定安全预案。

3.借用单位要爱护报告厅内公共设施，注意室内外环境卫生。

4.已经审批的各类活动若与学院安排的重要活动冲突，则服从学院统筹安排。

5.此规定由学院办公室负责解释。

五、申请要求

1.查看第一报告厅、第二报告厅预定情况。

2.下载报告厅使用申请单，填写有关内容后，经分管领导批准后提前两个工作日交至学院办公室安排预约。

3.提交申请单安排使用后，如有变动应及时通知学院办公室，撤消原安排。

5.如遇学院重大活动与各系部要求的时间冲突时，学院办公室将会尽早通知有关部门进行协调。

本管理办法在2018年3月20日学院党政联席会议讨论后，通过实施。

华南理工大学设计学院

2018年3月20日