务实创新 规范管理 不断提高办公室服务水平
发布时间: 2010-12-24 浏览次数: 2570

——在2010年全校办公室主任工作会议上的讲话

2010年12月24日

党办校办主任   邬  智

各位同志:

刚才,彭新一常务副校长给我们作了一个十分重要的讲话,对于如何做好新形势下高校办公室工作,当好办公室主任,进一步提高办公室工作水平,提出了新的要求。我们一定要认真学习,深刻领会,在工作中认真贯彻落实。接下来,我先传达一下今年广东省普通高校“两办”主任工作会议的主要精神,再谈一谈我对高校办公室工作性质,以及如何做好办公室工作的认识和体会,与大家共勉。

一、传达2010年广东省普通高校“两办”主任会议精神

今年10月,广东省教育厅组织召开了2010年全省普通高校“两办”主任工作会议,李学明副厅长和省委教育工委办公室、省教育厅办公室王斌伟主任分别作了重要讲话,就新形势下如何做好高校“两办”工作,服务学校科学发展进行了深入的探讨和交流,并对下一阶段的工作作了安排和部署。我代表学校“两办”参加了此次会议。下面,我向大家传达一下李学明副厅长和王斌伟主任讲话的主要精神。

1.省教育厅李学明副厅长讲话的主要精神

李学明副厅长在讲话中指出,贯彻落实全国和全省教育工作会议精神和教育规划纲要,是当前和今后一个时期全省教育系统的中心工作。各高校要当做一个重大的战略任务来抓,结合自身实际,统筹规划,突出重点领域和关键环节,抓实抓好。办公室作为学校的综合办事机构和校务运转枢纽,必须更好地发挥职能作用,在工作中见行动、求实效、做表率。具体来说,要充分发挥好“四个”作用:一是要发挥好服务作用。要紧紧围绕单位的中心工作,抓住领导关注的重点、工作中的难点、群众反映的热点,加强沟通协调、做好上传下达,积极主动地为领导、机关和基层提供优质及时的服务。二是发挥好参谋助手作用。要善于站在领导的角度思考问题,正确分析发展趋势,及时掌握工作动态,积极为领导决策提供建议,做好参谋;要切实贯彻落实领导的意图,做到及时准确,不拖延、不扯皮,当好助手。三是发挥好综合协调作用。注意做好领导班子内部之间、部门之间、上下级之间的协调,加强在重大活动中的协调,增强工作的主动性和预见性,努力形成反映灵敏、运转高效、协调有力的工作机制。四是发挥好督办检查作用。要完善督办工作机制,围绕中心工作,加大督查促办力度,抓好专项督查,确保工作部署和领导决策的贯彻落实,保障单位工作正常、高效运转。

对于如何当好办公室主任,李学明副厅长强调,办公室主任一定要摆正好位置,扮演好角色,当好“管家”、“秘书”和“参谋”,做到参谋不决断,助手不揽权,主动牵头不越位,积极协调不错位;要善于谋划全局,理清轻重缓急,抓大事、抓长远、抓中心,强调前瞻性、预见性和主动性;要搞好团结协作,善于化解矛盾,时刻注意维护队伍的团结,能够协同推进各项工作的开展;要讲求工作的质量和时效,做到办一件事,象一件事,成一件事,不拖拉、不迟误;要勤学习、勤思考,不断增强自身素质,做到德能正其身,才能胜其职,笔能成其文,言能明其意,行能成其事;要敢于负责,敢于坚持原则,说真话、办实事,不争功诿过,不当“和事老”;要建章立制,坚持用制度管人,按制度办事;要善于创造良好的工作氛围,尊重他人,以理服人,以情感人,努力营造人人向上,团结协作,乐于奉献的办公室工作氛围。

2.中共广东省委教育工委办公室、广东省教育厅办公室主任王斌伟同志讲话的主要精神

王斌伟主任深入分析了目前全国和全省高等教育发展面临的形势、任务及对高校“两办”工作提出的新要求,对高校办公室应重点抓好的几项工作进行了部署:一是要进一步加强应急管理工作。要提高政治敏感性,做好应急预案,加强值班,做好公共突发事件的防范工作。二是要进一步做好信访工作。要认真学习有关文件精神,重点把握好“六个一”工作要求,形成迅速化解矛盾纠纷的整体合力,确保信访事项及时就地“案结事了”,坚决维护正常的信访秩序和社会秩序。三是要进一步加强督查督办工作。要不断完善工作机制,切实抓好对重大决策贯彻落实情况及领导同志批示件和其他交办事项的督办检查,提高督办的时效性。四是进一步加强信息报送工作。要把信息工作作为一项重要的工作职责,健全工作机制,加强信息收集力度,提高信息质量,及时报送本单位重大信息。五是进一步加强电子政务和信息公开工作。按照《高等学校信息公开办法》要求,健全工作机制、落实专职人员,切实抓实抓好。六是进一步加强保密工作。加强师生保密宣传教育,加强保密室的硬件建设,加强计算机信息网络和招生考试的保密管理等。

他强调,办公室干部要不断加强自身建设,讲政治,守纪律,顾大局,谋大事,抓落实,当高参。一是要完善服务观念。要有敬业心、上进心和平常心。二是要强化服务意识。要树立超前意识、创新意识和协调意识。三是要提高服务能力。要提高政治素质和业务能力,锻炼过硬的工作作风,确保高质量完成各项工作任务。

二、2008年以来党委办公室和学校办公室承担的重要专项工作

2008年以来,党委办公室和学校办公室除认真做好各项日常工作,为领导、基层单位和师生员工做好服务,为学校科学发展提供保障外,还牵头或配合其他单位开展了多项重要专项工作,主要有:

(一)牵头组织开展六项重大专项活动。具体包括:(1)组织开展解放思想学习讨论活动;(2)认真做好学校第十五次党代会的筹备和组织工作;(3)圆满完成深入学习实践科学发展观活动各项任务;(4)认真开展广东省高校校务公开量化考评工作;(5)扎实做好教育部巡视组来校巡视工作;(6)积极推进学校信息公开工作。

(二)组织开展五项重要制度建设工作。具体包括:(1)组织完成机关部门和直属单位工作职责修订工作;(2)组织开展规章制度“废、改、立”工作;(3)完成党政管理工作程序修订及汇编工作;(4)完成机关部门和直属单位任期目标责任书制订工作;(5)进一步规范校级表彰奖励设立程序工作。

(三)协助其他单位完成三项专项工作。具体包括:(1)协助组织完成庆祝改革开放三十周年系列活动;(2)积极配合推进民主评议政风行风工作;(3)积极配合完成广东省高校思想政治理论课评估工作。

上述这些重要专项工作的圆满完成,以及两办日常工作的顺利开展,离不开各学院、直属单位和机关部门的大力支持和配合。在此,我代表党委办公室和学校办公室的全体同事,向各位办公室主任、秘书和部分学院的行政副院长表示诚挚的谢意,感谢大家一直以来对两办工作的支持!

三、正确认识办公室工作性质,不断提高办公室服务水平

刚才,彭校长对办公室工作的特点作了深刻的阐述,对做好办公室工作提出了明确的要求。接下来,我再结合自己多年从事办公室工作的体会,从“高”与“低”的视角,谈一谈对办公室工作性质特点,以及对办公室工作人员素质要求的几点认识,与大家共同探讨、交流。这也是对彭校长讲话进一步的阐释和解读。

1.工作强度高,显示度低

随着高校办学水平的提高以及内部管理体制改革的不断深化,办公室承担的责任、任务日益繁重、复杂,服务的标准、要求也越来越高。办公室既要参与政务,又要忙于事务,还要搞好服务,任务重、压力大,工作节奏快、繁杂事情多,面临的新情况、新问题多,“白加黑”、“5+2”、“加班没完没了,下班没晚没早”是办公室工作的真实写照。而另一方面,办公室工作有着明显的潜隐性和补充性特点,常常是忙忙碌碌一年,年终总结时不像其他业务部门那样,拿出很多有形的显示度高的“成果”来,而更多的是做了许多无形的幕后的无法量化的工作。对此,办公室工作人员要有正确的认识,要正视工作、珍惜平台,坚持“领导给工作就是给机会,给任务就是给地位”,“多干事才能长本事,干大事才能有作为”的工作态度,不仅要不断增强工作的创新性,在工作水平上有新提高,工作成绩上有新成效,力争在文稿撰写等方面出显示度,还要甘做无名英雄,乐于补台搭台,让前台更精彩,共同把事情做好。

2矛盾交叉度高,预见性低

办公室是各种矛盾的交织区,是各种问题聚集的杂货铺,凡是其他部门解决不了、可以推脱的事情,一旦集中到了办公室,就必须积极应对,不能再推。并且,各种解决不了的矛盾最后都比较容易集中到办公室,而此时如果再处理、协调不好,就很可能会造成矛盾升级、激化,把本可以解决在萌芽状态的问题最终推到领导那里去。同时,与其他工作相对独立的部门相比,办公室工作有其自身的特性。一方面,办公室工作的辅助性,决定了办公室处理任何问题,都只能根据领导的决定和指示办理,而不是代替领导做决定。另一方面,办公室除了日常的或事先安排好的工作外,还有很多工作是事先不能预料的、偶发的、领导临时交办的,具有很大的随机性和被动性。但被动并不排斥主动,服从并不是盲从。对于例行的和程序性的工作,要依据例行程序把工作做在前面。对于各类突发事件,要做好应急工作预案。平时要主动思考、摸索和掌握工作规律,理清工作流程,分清轻重缓急,力争使每项工作都能尽量贴近单位总体部署和领导工作需求,在服务到位不越位的前提下,争取最大限度的主动性和超前性。

3群众关注度高,容忍度低

办公室是离领导最近的部门,在某种程度上,办公室形象直接代表着领导的形象。广大师生往往容易把关注的焦点集中到办公室,对办公室抱有很高的期望值,认为其他部门解决不了的事情,办公室一定能够解决。因此,办公室工作人员必须具备良好的精神风貌和“窗口”意识,时刻注意自己的形象,并注意把握各类有效的信息和形势,树立新观念,寻找新办法,切实发挥辅助决策和综合协调作用。办公室工作无小事,无论是办文、办会、办事,还是机要交通、信件收发等,每一件事都直接影响着大局,一旦出现任何差错,都有可能给学校工作带来不利影响,造成不可挽回的损失,影响学校工作全局和形象。另外,领导要求高,办公室工作影响面大,受关注度高,而又不容易被人理解,甚至是“零容忍”,这也给办公室工作提出了挑战。因此,办公室必须讲效率、求质量,要坚持“100-1=0”的思想,认真周密细致,确保万无一失、不出纰漏。

4高调做事,低调做人

基于办公室工作的特殊性,办公室工作人员一定要树立起“高调做事,低调做人”的原则。一方面,无论是办文、办会、办事,都要坚持高质量、高水平、高标准,所做的哪怕是细小的事、单调的事,也要代表自己的最高水平,体现自己的最好风格,这是工作标准上的“高调”。在推动工作中,要勇于开拓创新,敢于坚持原则,积极主动,雷厉风行,高姿态做事,这是工作作风上的“高调”。在办公室管理上,要以精细化管理要求人,要精心、精细,有精品意识。工作方法要常反思、总结,强调问题意识,要打一仗,进一步,不能一般化要求。另一方面,无论是在工作中还是在日常生活中,无论是在领导面前还是在群众面前,都要在姿态和心态上保持低调,在低调中不断修炼自己,提高自己。各个层次的秘书特别是党政领导的秘书大凡口碑好、人气持久、没有大起大落者,几乎全是低调之人,颐指气使、盛气凌人、狐假虎威者,大多数不能长久。把自我放得越大,你的心灵就越小;把自我放得越小,你的心灵就越宽广。任何情况都不能忘乎所以,不能趾高气扬,不说过头话,不意气用事。

5眼要“高”,手要“低”

在实际工作中,办公室工作人员既要能够从“高处”着眼,从日常工作中“跳得出来”,谋大局、谋宏观;又要能够从“低处”着手,在具体工作中“沉得下去”,抓具体、抓落实。一方面,要站在全局的高度认识问题、分析问题和处理问题,做到胸有全局。考虑问题和处理问题要从高处着眼,讲政治、讲大局,时刻保持高度的政治敏锐性和工作前瞻性,自觉地把工作重点放到国际国内大背景下考虑,放到党和国家发展的大局中来研究,放到学校和本单位的中心工作中来定位,主动思考一些带有全局性、战略性的问题,努力做到“身在兵位,胸为帅谋”,“小人物考虑大事情”。另一方面,要深刻领会“办公室工作无小事”的要求,脚踏实地,扎扎实实,把每一件事都做实做好,全面、快捷、主动、到位,按规章制度和工作程序为师生员工提供优质服务。同时,要注意突出工作重点,不断加大工作力度,提高办公室的执行力,及时、准确、有力地推动上级文件精神、学校决策部署、学院党政联席会议决议和本单位各项工作的落实。

6效率要高,成本要低

做好办公室工作,既要讲求效率,也要有成本意识。一方面,办公室是学校、学院的中枢部门,办公室工作做得好不好,工作效率高不高,直接影响着学校和学院的正常运作。因此,办公室工作一定要快捷高效,干净利落。对领导的意图,要深刻领会,迅速贯彻;对下面反映的情况,要认真分析,及时上报;对领导交办的事项,要立说立行,即说即办;对临时应急的任务,要招之即来,来之能战,战之能胜。绝不能拖沓,更不能误事。另一方面,办公室是学校和学院的窗口,是基层单位和师生员工关注的焦点,其工作作风、自身形象具有重要的示范作用。因此,办公室工作人员一定要树立成本意识,养成节约习惯。无论是办公室内部日常费用,还是会务、接待等工作,都要时刻保持节约,注意控制成本。比如,能开能不开的会议尽量不开,能长能短的会议尽量短开。这不仅是建设节约型校园的需要,也是树立办公室良好形象,养成良好风气的需要。

7.素质要高,期望值要低

办公室工作的性质决定了作为办公室工作人员,要想做好办公室的各项业务工作,必须具有较高的素质。不仅政治思想素质要高,具有坚定的政治立场、高度的政治敏感性,在大是大非面前不糊涂,始终坚持正确的政治方向;而且要具有扎实的理论素质和业务素质,具有较强的理解、把握、思考和分析问题的能力,熟练掌握办公室工作所需的政策和业务知识,能够圆满完成办公室的各项工作业务。此外,还要具有良好的身体素质。办公室工作很辛苦,经常要加班加点,没有健康的身体是胜任不了的。因此,希望大家要注意锻炼身体,学会忙里偷闲、劳逸结合。只有身体保持健康,我们才能够为学校做出更大的贡献。

可以说,办公室工作对大家的素质要求是很全面的,标准也很高。所以,办公室工作人员一般都具有比较高的素质。但是,与高素质要求相对的却是,大家要具有一颗平常心,对工作、待遇、生活的期望值不要太高,这是由学校和办公室工作的性质决定的。因此,办公室工作人员要淡泊名利、宽厚豁达,把事业看重一点、把得失看轻一点,把名利看淡一点、把心态放正一点,做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑,能够经得住诱惑、守得住清贫。只有我们把期望值放低,我们才能够摆正心态,才能够安心踏实地做好工作,才能够得到领导和群众的认可,个人的事业也才能够得到比较好的发展。同时,我们也能够从平凡的工作中感受到乐趣,体验到奉献的幸福,获得人生的满足。

8.认可度高,替代性低

认可度高和替代性低是一个问题的两个方面。办公室干部一旦树立起了自己的品牌和形象,得到了领导和群众的高度认可,就很难被其他人所替代,这是一个人的核心竞争力的体现。而要形成较强的核心竞争力,首先就必须把本职工作做好、做精,具有独特的优势,写材料成为大家,搞服务成为专家,办具体事成行家。其次是要具有不可替代的独特的创新能力,在工作中不断学习,不断进步,不断有所创新,有所超越。再次是要训练和养成坚强的意志品格、专心致志的科学精神、诚信明礼的生活态度、良好的心理素质等。这些都是个人在长期的学习和工作经历中积淀而形成的,需要长时间的磨练和培养,也是最不容易被别人赶超的。

四、积极发挥办公室职能,重点抓好以下几项工作

1.进一步做好信息公开工作

实施信息公开是高校依法治校的必然要求,对于推进民主管理,提高高校管理水平具有十分重要的意义。今年4月6日,教育部公布《高等学校信息公开办法》,自9月1日起施行。随后,教育部办公厅下发了《关于施行<高等学校信息公开办法>的通知》,对于贯彻实施《办法》、做好高校信息公开工作作出了具体的部署,明确要求各高校务必于8月底前完成本校信息公开目录编制,建立信息公开专栏和信息公开意见箱等工作。根据《办法》及《通知》要求,学校领导明确由学校办公室牵头负责实施我校信息公开工作。

为确保按时完成教育部的工作要求,从6月底开始,学校办公室和党委办公室组织开展了一系列工作:一是下发了两个通知(关于组织学习《高等学校信息公开办法》及做好实施信息公开准备工作的通知,关于编制信息公开目录的通知),对做好信息公开工作作出了具体的部署,制定了学校信息公开目录分类、信息编排体系和编制要求;二是编印了《信息公开工作政策法规读本》,供各单位实施信息公开工作学习参考;三是组织各单位利用暑假期间开展了公开信息的编制工作,对各单位提交的信息进行审核和发布;四是编制了《信息公开指南》,明确了信息获取的方式和流程;五是建设了学校信息公开网站,并于8月底发布上线。

新学期开学后,在及时做好信息公开网页更新的同时,学校还不断完善信息公开工作的领导体制和工作机制。一方面,学校发文成立了校务公开和信息公开工作领导小组、监督小组及其工作机构,明确了各二级单位校务公开和信息公开工作小组人员名单,建立了较为完善的信息公开工作组织机构体系和人员队伍。另一方面,学校正在研究制定《信息公开实施细则》、《信息公开保密审查办法》等规章制度,很快将印发施行,进一步规范信息公开工作。

应该说,前一段时间,在各单位的大力支持和配合下,学校信息公开工作开展的比较顺利,取得的成绩也是有目共睹的。但由于这是一项新的工作,许多方面都需要进行不断的探索,因此,我们的工作中还有一些需要进一步改进的地方,如有些工作流程还不是很顺畅;有些单位对信息公开的认识还不到位,主动公开的意识还不强,信息公开不够及时;等等。接下来,我们要重点加强以下几个方面的工作,进一步推进信息公开工作的常规化和制度化。

一是要加强学习培训。信息公开是一项新的工作,许多人对这一工作的认识还不到位,对相关政策理解得还不够透彻。针对这一情况,学校信息公开工作办公室将进一步加强宣传,并组织开展相关培训活动,进一步提高大家对信息公开工作的认识,增强主动公开信息的意识,明确信息公开工作的基本要求和规范。各单位信息公开工作负责人和联络人要认真学习国家和教育部相关政策法规,认真学习学校的相关规章制度和文件,从推动本单位事业科学发展,建设和谐校园的高度来认识和重视信息公开工作;要认真履行职责,切实做好本单位的信息公开工作。

二是要进一步完善相关的工作制度。我们已经建立起了一系列的信息公开工作制度,明确了有关工作规范和程序,但还需要进一步完善。特别是要逐步建立健全信息公开工作的监督和考评机制,制定科学的评价体系,对各单位开展信息公开工作进行及时的督促检查和年度考评,将检查和考评结果纳入学校对各单位的年度考核,形成有效的监督和激励机制,推动信息公开工作持续深入开展。

三是各单位要尽快制定本单位的信息公开目录。虽然教育部制定的《高等学校信息公开办法》和学校的《信息公开实施细则》对信息公开内容都作出了明确的规定,学校也编制了信息公开目录分类,但这些都比较笼统,不同人在理解和把握上会有比较大的差异。在实际工作中,我们也遇到过这种情况。比如,关于某一方面工作的信息,不同单位对其信息公开属性的界定不同,有的单位认为应主动公开,有的单位认为应依申请公开。为尽量避免这种情况发生,各单位要尽快制定本单位具体的信息公开目录,明确哪些信息应主动公开,哪些信息应依申请公开,哪些信息不予公开;经学校信息公开工作办公室审定后,作为各单位开展信息公开工作的重要依据,也是学校对各单位信息公开工作进行督促检查的重要依据。请各单位抓紧时间制定,于1月   日前报送学校信息公开办公室。具体的工作安排,信息公开办公室会在学校公务网上再发通知。

2.进一步规范公文发文办理

学校发文层面。各二级单位是学校公文发文办理的重要环节,承担着拟稿、初审、组织会稿、校对的职责,从某种程度上决定了公文制发水平。目前,二级单位在学校公文发文办理方面存在一些问题,一定程度上也影响了公文制发质量和效率,如在发文范围方面,某项具体工作的部署等也提交学校发文,把握不好是否需学校发文的尺度,存在“以发文代管理”问题;具体行文方面,一些提法、数据不准确,内容重复、拖沓不简练,逻辑混乱不严密;在发文办理程序方面,未经过文秘部门审核直接送校领导签发,不组织部门会稿直接送文秘部门,需集体讨论决策事项未经相关会议、相关组织讨论、审议等。

二级单位发文层面。随着校院两级管理体制改革的启动、推进,各二级单位发文办理工作会越来越繁重。2009年底,学校办公室采取问卷、访谈等形式,对各二级单位发文办理规范化问题进行了调查。调查结果显示,31%的单位有自编号发文,近50%的单位不了解公文行文规范,存在许多不规范的现象,如文件版头中的发文单位标识名称、颜色、大小不一;发文代字多、乱、各行其是,部分单位冠以“华南工”字样,与学校层面发文代字混淆;签发人、标题、主送单位、正文(字体、字号等)、落款及用印、版记不规范等。

针对上述问题,为进一步加强校院两级公文发文办理的规范化建设,提高学校规范化管理的水平,一方面,各二级单位要加强对本单位发文的管理。要严格执行国家和上级部门及学校的公文处理规定和相关保密规定;严格控制发文数量和文件篇幅,可发可不发的不发,可长可短的要短;落实专人负责本单位发文办理工作,并加强对公文发文办理相关业务知识的学习、培训;各单位之间,各单位与党委办公室、学校办公室之间要加强沟通、交流,有好的经验、做法要学习,有问题集思广益、共同解决。另一方面,党委办公室、学校办公室将切实加强公文发文办理规范化建设,努力提升文秘人员业务水平,同时加强对二级单位发文的指导和监督,制定二级单位发文办理规范,定期举行相关业务和知识培训,定期检查二级单位公文发文办理情况,并及时提出改进意见,逐步规范二级单位发文。

3.进一步加强信息报送工作

信息是科学管理的前提,是科学决策的基础和依据,也是沟通联络、宣传交流的重要途径。信息工作对于学校改革、发展和稳定具有十分重要的意义。2010年,在各单位的大力支持和配合下,我校信息工作取得了较好的成绩。截至11月底,我校共向教育部办公厅报送各类信息88篇(条),被教育部办公厅综合或单篇采用32篇,积分在直接向教育部报送信息的97所高校(含教育部直属高校、工业和信息化部所属高校,省部共建高校等)中排名第20位;向广东省委、省政府报送各类信息共41期。其中,《教育部简报》共有3期专题报道了我校在学生志愿服务活动、创新人才培养和服务广州亚运会等方面的工作;省委书记汪洋、省长黄华华和副省长宋海分别对我校报送的人才培养模式改革方面的信息做出重要批示,省教育厅还专门以简报形式印发给全省高校学习。这些工作对于及时向上级部门宣传我校改革发展取得的成绩,提升学校的知名度和影响力,起到了积极的促进作用。

在总结成绩的同时,我们也应该看到,我校信息工作还存在一些问题和不足,比如校内信息工作的机制还不够健全,一些二级单位报送信息的积极性不高,有些信息的质量不高等。接下来,我们要有针对性地采取一些措施,进一步加强信息工作。在这里,我要重点强调两个问题:

一是要加强紧急信息报送。及时报送紧急重大情况和突发事件信息,是学校信息工作的一项重要内容,事关学校和社会的稳定大局,事关突发事件的应急处置和善后处理。各级党委和政府部门都非常重视紧急信息的报送。教育部、广东省委省政府对紧急信息报送都有明确的要求。我校《关于加强信息工作的若干意见》对紧急信息报送的时间、内容、方式等都做了明确的规定。但在实际工作中,一些单位还是存在紧急信息迟报、漏报,甚至瞒报、不报的情况。当然,这些突发事件最终处理的比较顺利,没有产生大的不良影响,所以上级部门也没有追究责任。但是,一旦这些事情处理的不好,酿成了大的事端,那么我们的工作就被动了,因为我们没有及时报送信息,算是比较严重的工作失误。因此,请大家一定要高度重视紧急信息的报送,严格按照学校的规定,一旦发生紧急重大情况和突发事件,一定要及时将事件情况报送学校党委办公室;待事件处理完毕后,也要及时报送处理结果,由学校党委办公室及时向教育部办公厅、省委办公厅、省教育厅等部门报送。

二是要进一步提高信息质量。今年我们学校的信息工作取得了不错的成绩,这离不开各单位的大力支持,给我们提供了很好的信息材料。但是我们在工作中也有一种感觉,就是各单位其实都有一些比较好的做法,在推进各项事业改革发展中也采取了一些创新性的举措,而且取得了很好的效果,但很多都没有进行全面深刻的总结,没有形成好的文字材料,也因此影响了对外的宣传报道。而及时总结宣传学校改革发展的经验做法和取得的突出成绩,正是我们信息工作的一项重要内容。因此,希望大家能够进一步加强这方面的工作,围绕学校的中心任务,加强对本单位重大改革发展举措及工作成绩进行总结、提炼的力度,进一步提高信息质量。要善于沙里淘金,从大量初级信息中筛选有用信息,从每一条信息中挖掘有用部分,及时捕捉本单位工作的亮点,挖掘、提炼特色和典型信息;要善于集零为整,将分散在各条信息中有价值的内容聚合起来,将大量零散、孤立的信息整合起来,形成完整的、具有深层价值的信息,成为反映本单位工作成绩和特色的有效载体。

4.进一步规范接待会务工作

随着我校各项事业的快速发展,特别是办学水平的不断提升,办学空间的不断拓展,学校组织举办的各种大型会议、访问交流活动日益频繁,相应的会务和接待工作也日益繁重。目前,我们学校这方面的工作总体上做得很不错,也得到了与会和来访人员的高度评价。但也存在着一些不是很规范的地方,需要进一步改进提高。接待会务工作是一项展示学校形象、体现水平、彰显实力的工作,从一定程度上反映了办公室整体工作的水平。因此,我们要始终高度重视,不断提高工作水平。下面,我就针对学校接待会务工作中存在的一些问题,就如何更好地做好这方面工作,谈几点意见,也是我个人的一点体会。

一是前期要做好充分准备。接待会务工作很繁杂,一不小心就会出现疏漏。因此,前期的准备工作一定要十分充分。要提前明确出席会议活动的人数、姓名、性别、级别、时间、地点、主题、日程、会议材料以及吃、住、行等具体事项和要求,对工作任务作出详细的分解,明确具体的分工,形成工作方案,报单位领导审阅。这里需要特别强调的是,各二级单位举办或承办的会议和接待活动,如果需要邀请校领导出席的,应根据“对等对口”的原则,提前一个星期呈报主管或联系校领导审批,并报学校办公室备案,以便校领导提前做好安排,也便于学校办公室统一协调。

二是要全过程跟踪落实。在会议开始前,一定要再次进行查验,对会议活动的设施设备、出席领导、座次安排、文件材料、签到引导、新闻报道、车辆安排、合影留念等具体细节逐一核实、查漏补缺,确保不出任何疏漏。在会议举行过程中,要密切关注会议现场情况,结合会议进展对会务人员进行即时指导。当会场出现意外情况时,应沉着冷静、灵活应变,适时启动应急预案。

三是会后要及时总结。这一点大家往往很容易忽视,也是很多单位接待会议工作中的一个薄弱环节。但这项工作对于我们能否善始善终,确保接待会务工作最终取得圆满结果,对于我们能够总结经验教训,不断提高工作水平,却是十分重要的。因此,每次大型会议接待活动结束后,还应对需要后续服务的事项做好跟踪服务,切忌虎头蛇尾。同时,要及时总结成功经验,分析问题和不足,不断完善和规范工作流程;对于相关的工作文档,要及时收集整理,为今后同类工作提供参考借鉴。

5.进一步加强信访工作

信访工作是学校的一项经常性、基础性、群众性工作,对于推进依法治校,维护学校和谐稳定具有重要的意义。学校党委和行政一直十分重视信访工作,学校办公室也做了大量的工作,有效地化解了一些矛盾纠纷,督促解决了存在的一些问题。但也存在着一些问题,其中一个比较重要的问题,就是我校的信访工作主要集中在学校层面展开,许多本来可以在基层解决的问题,都集中到了学校层面;有些本来可以化解在萌芽状态的问题,往往因为没有引起足够的重视而上升为信访问题。根据上级有关文件精神和要求,结合我校实际,下面我就进一步做好信访工作,谈几点意见。

一是要进一步完善信访工作体系。根据《华南理工大学信访工作规定》,学校各级党政主要领导是本单位信访工作第一责任人,对信访工作负总责。为进一步完善信访工作体系,学校还考虑将各个单位负责办公室的同志列为信访工作联络人和督办落实的具体负责人,这样便于信访工作的具体开展和落实。

二是要进一步规范信访工作程序。为进一步加强基层信访工作,各二级单位应主动公开本单位信访工作责任人及具体负责人的办公地点、联系电话,同时开通单位网络信访途径,以便于师生员工反映问题。对于已办结的信访案件,要及时将办结情况答复信访人,并归档。对于涉及多个单位的信访问题,由主责部门负责草拟解决方法、处理意见,学校办公室召集相关部门协商解决,决不能推诿扯皮、敷衍塞责,要保证“事事有回音、件件有着落”。

三是建立二级单位领导接待日制度及包案制度。各二级单位应建立单位领导信访接待日制度,定期安排单位领导接待来访群众,并主动将接待日安排情况向全单位师生员工公开、公示。对于师生员工反映强烈的突出问题,要实行处级领导包案,严格落实“四包”责任制,即包掌握情况、包思想教育、包解决化解、包息诉息访。领导包案情况要通过适当的方式予以公开,接受师生员工监督。

四是深入开展矛盾纠纷排查化解工作,积极预防信访问题的产生。对有信访苗头和倾向的,特别是师生员工反映强烈的热点、难点问题,要提醒和督促相关人员深入调查研究,广泛听取师生意见,积极做好有关政策的解释工作,努力把问题解决在萌芽状态,努力避免信访问题的产生。同时,要定期进行信访问题重点排查,对排查出的问题,明确责任人,制定可操作性较强的解决办法,及时化解。