档案馆举办科怡档案管理软件操作培训 

       2007年12月28日，档案馆分期分批对学校机关部处的兼职档案员开展了名为“世纪科怡”的档案管理软件操作培训活动，培训旨在让兼职档案员熟悉新的档案管理软件，逐步达到熟练操作的程度，以提高网上归档的效率，加快实现“文档一体化”的步伐。已经安装了该软件的校办、保密室、基建处、外事处、财务处、科技处、教务处、研究生院等10多个部门的兼职档案员参加了培训。

   培训会上，档案馆朱丽梅同志向大家详细介绍了科怡软件的特点及其多种功能：该软件有单机版和网络版，容量大，包含“文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、移交接收、编研、统计、数据管理”等一系列档案管理流程的操作平台；灵活性大，用户可以根据实际需要自行增设档案门类，设置各种表格等等，易于操作，诸如此类的优点还比较多，她同时还从理论和操作两个层面讲解了如何在“文件管理”平台上执行文件（发文、来文、内部）的登记、归档、报表打印，如何利用WEB查询系统查阅所需档案，以及在录入文件、打印报表、查询、批量修改等等实际操作方面需要注意的一些问题。为了逐步实现办公自动化和部门立卷，提高工作效率，达到全校归档工作的快捷、高效，档案馆早在2003年就购买了世纪科怡档案管理软件，经过将近两年的反复摸索、探讨，已经走过了新旧软件交替的磨和期，在操作、使用上日渐成熟，现已在学校各机关部处安装了该软件，以推广使用，提高工作效率。

   培训会后，档案馆工作人员与各兼职档案员们就档案整理和归档工作进行了充分的交流和沟通，大家一致认识到，随着社会的发展，档案管理工作日益凸显其重要性，大家共同探讨了档案信息化建设的问题，谈到如何尽快将文件的原文（而不是单纯局限于条目）加载到软件中去，以方便查阅利用，加快档案信息化建设的步伐。同时，大家认为今后档案馆有必要面向全校的兼职档案员，根据需要，不定期地举办一些类似的培训，以利于归档顺畅、规范。专、兼职档案员们也达成了共识，希望大家能齐心协力，全面提升学校的档案工作质量。

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