第一章 总 则
第一条 为了加强我校的档案工作，提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际制定本办法。
第二条 学校档案是指本校师生员工在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校档案起着反映和维护学校历史真实面貌的重要作用，学校把档案工作列入议事日程，纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 我校档案工作受教育部办公厅、广东省教育厅及广东省档案局领导，同时接受以上单位的指导、监督和检查。
第五条 学校由一位校领导分管档案工作。学校设档案工作管理委员会指导全校档案工作。
第六条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的科学文化事业机构，其具有行政和业务双重职能。
第七条 根据学校的实际需要，设立若干档案分室，分室受学校档案部门和业务主管部门的双重领导。
学校附属单位档案机构的设立，由附属单位根据实际需要确定。
第八条 各部处、院（系）、直属单位由一位负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
第三章 档案队伍建设
第九条 学校档案工作人员列入学校事业编制，根据本校规模、馆藏档案数量及各单位的工作性质和工作量确定学校、基层单位从事档案工作的人员编制数，档案人员采取配备与聘任相结合的制度，并保持人员的相对稳定。
第十条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，保守党和国家的机密，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，具备一定的档案专业知识和科学文化知识。
第十一条 学校各级领导应为档案工作人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，专（兼）职档案人员必须参加有关的档案业务培训，专职档案人员要取得档案有关课程的结业证书。
第十二条 学校档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第十三条 学校档案工作所需经费，列入学校预算，列专项由档案馆统筹安排；用于保存本部门归档文件的档案装具等设备所需费用，由本校各职能部门解决。
第十四条 根据我校发展规模和馆藏档案的增加数量，学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作用房。
第十五条 为落实档案保护措施、逐步实现档案管理现代化，学校有计划地为档案馆配置必要的设备。
第五章 文件材料的收集、整理和归档验收
第十六条 学校建立和不断完善归档制度，各基层单位要制订相应的档案工作规定，把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。
第十七条 本校各部门的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。
第十八条 本校实行文件材料形成部门、课题组归档制度，各部处、院（系）、直属单位均是部门归档单位，其下属机构的档案材料交由上述各单位统一归档，责任人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，合格后向学校档案部门移交。
第十九条 本校档案材料的归档范围按我校根据教育部的有关规定制订的《华南理工大学档案归档范围及保管期限表》办理。
第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰，文件或声像材料符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 归档时间与档案的移交
学校党政部门和能按年度归档的部门的材料，应在次年６月底前归档；
各教学部门需按教学年度归档的材料，应在次学年度的寒假前归档；
科研项目、基建工程的档案材料，应在鉴定、竣工后的３个月内归档；
档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据档案目录或移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。
第二十二条 本校的科研成果鉴定、基建工程竣工验收和重大的仪器设备开箱验收时，必须有档案部门的人员参加，有关业务主管部门与档案部门共同对应归档的文件材料进行审查，文件材料不完整、不系统、不准确，不予验收或上报成果。
第二十三条 本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送主办单位保存。
第二十四条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。学校档案馆可征集或接受捐献个人在非职务活动中形成的重要文件材料，对个人捐献的珍贵档案，学校给予奖励。
第六章 档案的管理
第二十五条 我校按照《高等学校档案实体分类法》的规定，制订本校的档案实体分类方案，以便于保管和方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列，各库房应备有档案资料存放平面示意图。
第二十六条 要切实做好档案库房的技术管理工作，采取防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等有效措施，做好库房温、湿度记录。
第二十七条 学校对档案保护提供必要的条件，对已破损或字迹褪色的档案，要进行修复或复制。
第二十八条 档案的鉴定与销毁
（一） 在主管档案工作的校领导的领导下，由档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。
（二） 对已失去保存价值的、需要销毁的档案，必须造册报主管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十九条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种
（一） 永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二） 长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，其期限为１６至５０年左右。
（三） 短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其期限为１５年以内。
第三十条 档案的统计
档案馆在每年年终做好档案工作基本情况统计，向广东省档案局和教育部办公厅档案处报送统计年报表。
第三十一条 档案馆每５年按照《中华人民共和国行业标准 全宗卷规范》整理全宗卷一次。
第七章 档案的利用与开放
第三十二条 档案馆设立供查阅档案资料的阅览室，配备检索工具为利用者服务。
第三十三条 利用本校的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；查阅本校档案，必须遵循下列规定：
（一） 本校人员因公查阅非密级档案，凭个人证件办理登记手续后即可查阅; 查阅保密档案，须持有关单位说明利用目的的证明，经档案馆领导同意后，方可登记查阅;
利用科研项目档案，须持该项目负责人签字同意的证明，并加盖单位公章，方可登记利用。
（二）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人的毕业证书复印件。
（三） 校外人员利用本校文书档案，须持单位介绍信；要求出具证明材料者，须持单位党委以上党组织开具的介绍信。
（四） 外国组织或个人利用本校已开放的档案，须经主管部门介绍，学校领导批准和档案馆馆长同意。
第三十四条 利用者要求复印档案，由档案馆负责办理。利用者须按国家有关规定缴纳档案利用费。
第三十五条 重要的和珍贵的档案材料，一般只提供复印件，确须使用原件的，需经档案馆馆长批准。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十六条 根据学校的考核制度和档案人员岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和突出的服务成果、研究成果由档案馆提名、学校档案工作管理委员会审议、主管校领导批准，在全校档案工作会议上给予奖励。
第三十七条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案违法行为处罚办法》的规定，由学校给予处罚。
第九章 附 则
第三十八条 学校各单位可根据本办法制订本单位的档案管理实施办法或有关规定。
第三十九条 本办法自印发之日起执行，原本校档案工作的有关规定，与本办法有矛盾的，以本办法为准。
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