华南理工大学
电子文件归档与管理暂行办法
为了适应我校信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局
《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等法律法规，特修订本办法。
一、基本原则
（一）凡是学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件，均应列入电子文件
归档与管理范围。
（二）各单位所形成的电子文件自形成之时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
（三）各单位要严格执行“双轨制”要求，在提供电子文件归档的同时，必须提供相应的纸制文件一并归档。
二、组织管理
（一）学校各单位分管档案工作的负责人对本单位的电子文件归档工作负总责，并由兼职档案员任电子文件管理员，负责本单位电子文件的收集、
积累、归档与移交工作。为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各单位要建立严格的管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入
本单位兼职档案员的岗位职责。
（二）学校档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与利用工作，并安排专门人员对学校各单位电子文件的形成、
积累、鉴定、归档工作实行监督检查和业务指导。同时，要更新使用好现有的档案管理系统，逐步实现网上档案信息资源共享。
（三）学校各单位在开发或改造本单位信息管理系统时，应事前与学校档案馆协商，对学校档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性
与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。
三、电子文件类型及收集积累相关要求
（一） 电子文件类型
电子文件稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。
电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。其类型
代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。
电子文件存储载体类型可分为光盘、磁盘等。其类型代码为：GP—光盘；CP—磁盘。
（二）电子文件收集、积累要求
1.各单位重点收集和积累电子文件定稿和正式版本，草稿视情况自行决定是否保存，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等
环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。
2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以DOC、XML、RTF、TXT为通用格式，
归档后档案馆使用转换工具将其转换为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动性，并与原件一起保管。
3.图像文件通常以TIFF、JPEG为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如果采用了非通用格式，应在收集时将
其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
4.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
5.对于影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体影像文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.对于音频文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件，音频文件以WAV、MP3为通用格式。
7.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换
为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
8.对收集积累的电子文件应定期制作备份，并及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入
专用装具内妥善保管。
9.收集积累的每份电子文件均应在归档电子文件登记表中登记（见附表1），同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同存放。
四、电子文件的归档范围及归档方式
（一）电子文件归档范围
参照学校档案馆制定的纸质文件归档范围进行归档（详见《华南理工大学各门类档案工作归档范围和保管期限表》）。与之相应的软件、背景信息
和元数据应与内容信息一并归档，以保证归档电子文件的完整性。
（二）电子文件移交归档方式
各单位根据本单位实际，可采用“实时捕获”、“逻辑归档”和“物理归档”三种方式进行电子文件移交归档。
1.“实时捕获”的基本要求：依托校园网平台进行电子文件和信息交换的单位，应与学校档案馆数字档案管理系统之间建立无缝集成的接口，允许数字
档案管理系统定期捕获电子文件及其部分元数据，实现自动实时归档。“实时捕获”的电子文件将由档案管理员审核鉴定后，直接进入档案库或资料库。
2.“远程归档”的基本要求：依托学校档案馆数字档案管理系统实现远程归档。
（1）“远程归档”的归档权限由学校档案馆配置给各单位兼职档案员，兼职档案员要严格按规定履行权限；学校档案馆负责对各单位兼职档案员
进行电子文件归档操作的培训工作。
（2）各单位兼职档案员应真实详细地著录电子文件元数据，并上载电子文件。
（3）在“远程归档”之前应严格检查电子文件的完整性和有效性。
（4）“远程归档”后，学校档案馆工作人员应对归档电子文件及其元数据作详细的审核鉴定，确认无误后才能将电子文件保存入库。
3.“物理归档”的基本要求：没有条件实现实时捕获和远程归档的单位，其电子文件承办人要及时将应归档的电子文件通过光盘或移动磁盘等介质，向本单位
兼职档案员实施物理归档。具体要求如下：
（1）兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件承办人共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。
（2）电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注标记（文件题名、形成日期、编号等）。
（3）单位办理完毕的电子文件，在规定期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），并标注盘内文件
内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留3年后方可销毁。
（4）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构
字段 名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以
确保数据库信息的可利用性。
（5）采用物理归档的部门，一般应在每年6月底前，将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向学校档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月
或按季度向学校档案馆移交归档。
（6）学校档案馆在接收归档的电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：载
体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的
电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作后再次检验。检验合格的，移
交单位和接收单位分别填写“华南理工大学归档电子文件登记表”和“华南理工大学归档电子文件移交、接收检验登记表”，双方签字盖章。登记
表一式两份，一份留存电子文件形成单位，一份留存学校档案馆。
（三）电子文件归档的其他要求
1.归档单位要对照上述档案管理要求的格式将经过鉴定符合归档条件的电子文件向学校档案馆移交存储到符合保管期限要求的脱机载体上。归档完毕
后电子文件形成单位还应将电子文件保存至少3年。
2.电子文件归档操作一般由形成部门和单位完成；归档后则由学校档案馆工作人员进行归档整理，并注明归档标识。
3.电子文件形成单位必须将归档电子文件制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档。
4.电子文件涉密及密级划分按照国家、省有关涉密纸质文件管理和密级划分的有关规定执行。
五、归档电子文件的整理
（一）归档电子文件的整理应按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《华南理工大学归档文件整理规则》的相关要求进行。
（二）归档电子文件以件为单位整理。
（三）归档电子文件的分类方案按《华南理工大学档案实体分类方案》编制实体分类号，按照年度—问题—保管期限的方式进行分类。例如：2007年
学校教学工作总结，其分类号为：2007—JX11
—永久
（四）归档电子文件的元数据著录应参照国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）第五章相关内容进行著录。
（五）归档电子文件的载体编码规则为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号；归档电子文件存址号编码规则为：载体编码—流水号。如，
用第一块光盘储存的第一份文本文件，其载体编码应为：GP—T—1；其存址号编码应为：GP—T—1—1。
六、归档电子文件的保管利用
（一）归档电子文件的保管期限：归档电子文件的保管期限应与相应的纸制归档文件保管期限相同（详见《华南理工大学各门类档案工作归档范围和
保管期限表》），其相应的软件、背景信息和元数据保管期限必须与电子文件本身的保管期限一致。
（二）归档电子文件的储存：电子文件移交到档案馆后，档案馆应制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。在制作保管载体时应将
电子文件和电子文件元数据一起保存。
（三）归档电子文件的保护：
1.归档电子文件应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施其载体应直立
存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%。
2.归档电子文件应定期进行抽样检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《华南理工大学归档电子文件管理登记表》
需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年；网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应
及时对归档电子文件进行迁移，并将迁移信息填入《华南理工大学归档电子文件迁移登记表》（见附表4）；磁性载体上的归档电子文件，每4年要复
制转存一次，原载体保留时间不少于4年。
（四）归档电子文件的利用、鉴定、销毁：
1.学校档案馆负责提供归档电子文件的网上查询和有关载体利用。在利用中把握以下原则：提供归档电子文件载体利用时要使用复制件，封存的电子文
件载体不得利用和外借；归档电子文件网络查阅利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件不得在互联网（校园网）上提供利用。
2.学校档案馆负责按照归档纸质文件有关鉴定和销毁规定对超过保管期限的归档电子文件进行鉴定和销毁。对确认销毁的归档电子文件要进行逻辑和物
理删除，属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并由专门人员列出销毁归档电子文件目录存档备
查。
3.学校档案馆应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁情况进行统计。
本办法未尽事宜，参照国家、广东省有关电子文件的标准和规定执行。
本办法自发文之日起施行，由学校档案馆负责解释。
附：基本术语解释
1.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.远程归档：以数字档案管理系统为基础，建立归档接口，将电子文件管理和档案管理应用平台连接起来，实现电子文件向电子档案的“自然”转化和远程传输。
4.物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
5.实时捕获：对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
6.背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
7.电子文件元数据：是指描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
8.真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
9.完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
10.有效性：是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
11.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值。
12.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
13.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
14.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
15.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。
16.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。
17.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
18.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。
19.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
20.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。