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华南理工大学档案工作检查评比规定

为激发学校各单位专兼职档案工作者做好本单位档案工作的积极性，不断提高学校档案工作水平和质量，特制定此办法。

一、检查评比时间与范围

学校档案工作每2年检查评比1次。检查评比范围为学校各单位档案工作，及各单位档案工作负责人和兼职档案员工作情况。

二、检查评比方式

档案工作检查评比以自查自评和复查相结合的方式进行。

（一）自查自评。各单位在隔年的12月初，由分管档案工作的负责人召集兼职档案员和档案有关人员会议，依据《华南理工大学档案工作检查评比情况表》，对本单位班子重视档案工作情况（即“三纳入”、“四同步”情况）、本单位相关档案工作规章制度建设及执行情况、本单位档案工作负责人及兼职档案员工作情况、本单位归档立卷质量和移交情况等进行自查，根据自查情况，客观地评价本单位的档案工作，并给出本单位档案工作自评分，于当年12月中旬前将已填好自评分的《华南理工大学档案工作检查评比情况表》及本单位两年来的档案工作总结一并报送学校档案馆。

（二）复查。学校档案馆对各单位自查自评材料进行汇总，组织有关人员按照《华南理工大学档案工作检查评比情况表》规定的项目，对各单位的档案工作情况进行复查，并将自评结果和复查结果综合评价得出各单位的总评分，将前20名的情况报学校档案工作管理委员会。

三、先进单位及先进个人评选

学校档案工作先进单位按照50%的比例在总排名前20的单位中产生。由学校档案工作管理委员会召开会议，根据学校档案馆提供的前20个单位的总评排名情况、自查自评和复查情况，评审出10个拟表彰的先进单位。

学校档案工作先进个人原则上在总排名前20的单位中产生。总排名在前20名的单位各分配1个先进个人名额，由单位根据档案工作负责人和兼职档案员工作情况，进行先进个人的评比推荐，并将评比推荐结果连同事迹材料加盖单位公章报学校档案馆；单位虽未进入前20名，但个别兼职档案员在档案工作中确实做出突出业绩，单位也可依据其工作情况进行特别申报，并将申报理由和事迹材料加盖单位公章报学校档案馆。学校档案馆对各单位评比推荐或申报的先进个人名单及事迹材料整理后，报学校档案工作管理委员会评审，确定拟表彰先进个人名单。

拟表彰先进单位和先进个人名单由学校档案工作管理委员会报校领导办公会议审批确定并公示后，由学校进行表彰奖励。

四、取消参评资格与通报批评

因单位档案工作开展不利，给学校整体档案工作带来不良后果的单位和个人取消参评资格。

（一）因归档材料霉、烂、损、丢而造成严重后果的单位和责任人（指档案工作负责人和兼职档案员）取消参评资格，学校给予通报批评，并按照有关规定进行处理。

（二）全年没有按规定要求立卷（含虚拟立卷）、没有移交归档材料的单位和责任人（指档案工作负责人和兼职档案员）取消参评资格，学校给予通报批评。

华南理工大学档案工作检查评比情况表

填表单位：（盖章）时间：

检查评比内容	标准分	自评分	复查分	总评分
一、单位领导重视情况（“三纳入”、“四同步”）及制度建设情况（30分） 1.档案工作已纳入单位工作规划和计划。 2.档案工作已纳入单位管理制度。 3.档案工作已纳入单位有关管理人员的职责范围。 4.已在布置、检查单位工作的同时布置、检查档案工作。 5.已在总结、验收单位工作的同时总结、验收档案工作。 6.单位已配置必备的归档材料装具及电脑等设备，专人使用并保管。 7.能解决兼职档案员工作中遇到的问题，保证本单位（部门）归档工作按时完成。 8.已建立单位归档材料的收集、积累、分类、立卷等流程或相关制度。 9.已使用了《科怡档案管理系统》软件，并及时进行网络化归档。	3 3 3 3 3 3 4 4 4
二、兼职档案员工作情况（20分） 1.学习和掌握档案工作的基本知识和相关法律法规。 2.设有单位（部门）归档材料收集整理登记本，并认真登记。 3.归档材料能及时收集、积累，并分类存放。 5.主动、积极、按时、独立地完成单位（部门）的立卷工作。 6.两年中能结合本单位（部门）档案管理工作实际，撰写1篇以上档案学术论文。	4 4 4 4 4
三、归档立卷质量及移交情况（50分） ⒈能按照《普通高等学校档案管理办法》的要求实行部门、课题组立卷制度。 ⒉归档材料（含电子版）齐全完整（请示与批复，定稿与原稿，正文与附件，照片与说明，实物与说明，学籍表与照片一份不完整扣2分，超过3份计0分）。 ⒊归档材料规范（一份不规范扣2分）。 ①无铅笔、圆珠笔书写，不用红或纯蓝墨水。 ②底稿或定稿无字迹模糊不清。 ③本单位形成材料有关栏目不漏签名、盖章。 ④材料分类规范、系统、完整。 ⑤编写目录、案卷题名准确。 ⑥无金属装订物。 4.归档材料保管完好（霉、烂、损情况出现一份扣2分，超过3份计0分） 5.按规定时间移交本单位（部门）已立卷归档材料（迟交1个月扣2分，超过2个月计0分（特殊情况除外）。	10 10 10 10 10
四、视案卷数量、组卷难度及电子文件归档情况适当加分	20

附：各门类材料归档时间

⒈党群类、行政类：次年6月前。

⒉教学类：学籍表当年12月底前，其他管理性文件材料次年6月底前。

⒊科研类：项目完成后2个月内，其他管理性文件材料次年6月底前。

⒋产品类：产品开发后3个月内，其他管理性文件材料次年6月底前。

⒌基建类：竣工后6个月。

⒍设备类：管理性文件材料次年6月底前，仪器、设备验收后2个月内。

⒎出版类：样书、校刊出版后1个月内，校报次年6月底前交合订本。

⒏外事类：次年6月底前。

⒐财会类：次年3月，管理性文件材料次年6月底前。

⒑声像类：随时归档。

⒒人物类：随时归档。

⒓实物类：1个月内归档。