华南理工大学声像档案工作规定

一、基本原则

    （一）凡在校内外各项活动中形成的与本校有关，且有保持价值的各种音像、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属声像档案。

    （二）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持与纸质等不同载体之间的自然联系，反映制作的全过程，保证完整、准确与系统，并注意其成套性的特点。

二、立卷归档

（一）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像材料三个方面，具体归档范围参见前面十二大类的《归档范围及保管期限表》。照片档案归档重点见附件。

（二）整理立卷

   1．有声像载体形成的部门和单位，由分管档案工作的负责人指定专人做好归档材料的收集、积累、整理、立卷工作。

2．两个以上单位共同制作的，由主办单位整理立卷。

3．外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，有本校人员参与制作或联系的，

由其负责征集，其余由档案馆负责征集。

4．声像载体材料按介质不同分为：

（1）纸质文件材料：综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

  （2）声像载体材料：照片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。同一类型的载体材料还可按幅面尺寸分别整理。

  （3）照片档案及底片要有文字说明（包括时间、地点、内容、人物、摄影者）。文字说明一般不超过200字，以照片的自然张为单元编写说明，如有一组（若干张）联系       密切的照片则应加总说明。说明一式两份（分别附照片和底片）。照片、底片均需编号。其他载体要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）声像制作材料和制品的档号要与文字材料档号互相照应，互记参见号。

（5）类目：

声像档案档号模式为：

其中：

(1) 年度号：声像档案形成的自然年度。

(2) 声像档案一级类目用汉语拼音大写字母SX表示，二级类目代码用阿拉伯数字表示载体的代号。

确定为：

SX

12   照片             13   录音带A

           14   录像带V         15   幻灯片L

           16   磁盘RP          17   影视胶片F

           18   缩微胶片M       19   光盘RG

           20   移动硬盘         21   U盘

其中英文字母为载体代码

(3)三级类目用二位阿拉伯数字表示，用以反映同一载体纪录的不同类别的内容。其类目代号表示的内容为：

SX12

12. 参观视察

13. 学校历届领导

14. 校内外重要会议及活动

15. 校庆活动

16  档案工作

17. 研究生教育

18. 本科教育

19  成人教育

20  思想政治教育

21. 各届各层次毕业生合影

22. 科研产品

23. 优秀园丁

24. 各地校友

25. 校园景色

26. 外事活动

27. 军训及文娱体育

28 .其它

29 .综合照片索引 

三、保管利用

（一）录音带、录像带、幻灯片、影视胶片于整理立卷后2个月内由电教中心归档

保管，照片于制作完成后一个月内（附加说明）上交档案馆。

（二）照片档案的保管温度宜在15～20℃,湿度55～65%。其余的温度宜在18～24

℃，相对湿度35～45%，要避开30奥斯特以上的磁场。

（三）每两年对声像档案检查一次，发现问题及时处理。需长期、永久保存的须定

期转录，复制。