华南理工大学人物档案工作规定

我校人物档案包括名人档案和已故人员档案两种。

名人档案主要指建校以来在教学、科研、管理等工作领域造诣较深，贡献突出，在国内外教育界、科技界等有一定影响的知名人物（含已故知名人物）档案。这些知名人物在长期的实践活动中直接形成的具有重要保存价值的各种载体，在一定程度上反映了学校教学、科研、管理等领域的发展历史，是记忆学校历史的珍贵史料。

已故人员档案是指人事关系及档案在我校管理的已故在编及已故退休人员档案（与已故知名人物档案或有交叉）。

因已故人员档案直接由学校人事处归档移交，故本规定重点对名人档案建档对象、归档范围、征集方式、管理利用等进行规范。

一、建档对象

（一）历届学校党政领导；

（二）中国科学院院士、中国工程院院士、外籍院士；

（三）二级以上教授（文革前的三级以上教授）；

（四）历届全国党代会、人代会代表，政协委员；

（五）受到国家表彰的各类有突出贡献的人员。

二、归档

（一）归档范围及保管期限（见附表)

（二）征集方法

1.由各相关单位按照建档对象范围提出本单位建档对象初步名单（含离退休人员和已故人员）报学校档案馆，由学校档案馆和学校有关部门核实后，确定正式建档对象名单，印发给各相关单位。

2.各相关单位档案工作负责人组织兼职档案员按照本单位建档对象名单、材料征集范围的要求，动员本单位在职建档对象提交相关材料，在汇总、整理后，移交学校档案馆保存。同时建立长效机制，对本单位建档对象每年形成的相关材料及时收集。

3.离退休建档对象的材料，由学校档案馆在离退休处的配合下预约上门征集。

4.已故建档对象的材料由其生前所在单位及其家属协助进行收集、整理后，一次性交学校档案馆保存。

（三）归档方式及移交要求

1.归档方式：分提交、捐赠、寄存三种。凡属归档范围内因公形成的相关材料，须按规定提交学校档案馆；凡属个人所有的有保存价值的材料，本人愿意可捐赠给学校档案馆；凡属个人所有，比较珍贵，本人要求保留所有权的材料，可寄存学校档案馆。

2.移交要求：各相关单位在移交征集材料前，应先到学校档案馆主页“下载区”下载相关移交表格，按每个建档对象的移交内容填写1式3份，相关单位、个人或家属在该表格上盖章或签名后，连同征集好的材料一并交给学校档案馆，档案馆相关人员签字盖章后，保存1份，另外两份分别给相关单位、个人或家属保存。属捐赠者，由学校档案馆颁发捐赠证书。

三、管理利用

（一）学校档案馆接收到名人档案归档材料后，在《人物档案登记本》上做好登记，整理、分类、编号、立卷、上架。

人物档案分类代码和档号组成如下：

RW为人物档案代码，RW12为名人档案代码，RW 13为已故人员档案代码，Z为姓氏代码。人物档案档号组成：人物档案分类号+案卷号，具体模式如下：

                             

（二）学校档案馆要确保已征集到的名人档案材料的安全，不得损坏或遗失，不得借出学校档案馆。

（三）建档对象对其档案的利用范围有权提出意见，档案馆应尊重其意愿，维护其合法权益。

（四）建档对象可以无偿利用本人档案，档案部门应积极为其提供方便。

（五）经建档对象本人同意，所在单位可优先利用建档对象档案。

（六）在征得建档对象同意的情况下，学校档案馆可适时进行名人档案展览和相关专题的深度编研工作。

（七）名人档案随到随收。

附表：

华南理工大学名人档案归档范围及保管期限表