华南理工大学

资产设备类档案工作规定

一、基本原则

（    （一）学校资产资源（包括流动资产、长期投资、固定资产、无形资产等管理及清产核资、产权登记、经营授权、资产处置等工作中形成的文件。     

       （二）凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其申购、验收、调试使用、管理、维修、改造、报废等全部过程中直接形成的、具有保存利用价值的文  字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

（三）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备均须归档。重点是仪器设备项目（价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

（四）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为研究成果归入科研档案外，其余均按产品类档案要求处理。

    （五）重大设备的开箱验收，必须有设备管理部门、设备使用部门和档案部门参加，以监督、检查、指导文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字。对上述材料不全的设备，应拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待补齐后方可办理有关手续。

二、分类立卷

    （一）具体收集归档范围见《华南理工大学资产设备类档案归档范围和保管期限表》。

（二）设备管理部门负责从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术类文件。

（三）设备使用部门要负责随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理，移交设备管理部门。

（四）类目

    一级  二级

        SB   11  综合

                      12  按设备仪器项目设置类目

（五）根据设备文件材料形成规律以及设备文件的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

（六）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（七）设备文件材料中的纸质载体的立卷要求详见《华南理工大学档案立卷归档规定》，非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

（八）卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

三、移交归档

（一）移交前，将需归档的文件条目录入学校档案管理系统，如有电子版原文应将其挂接到档案管理系统；电子版的文件材料随纸质材料一并移交进馆。

（二）资产设备类档案于次年6月底前交学校档案馆。

（三）设备项目的档案归档时间为设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后二个月。

四、保管利用

   （一）仪器设备档案的保管期限较特殊的是：仪器设备随机的技术文件和使用、维修、改造等文件资料的保管期限与设备共存，由设备使用单位保管。

   （二）引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管

   （三）保管利用的其他要求按《档案保管制度》和《档案利用制度》执行。

五、资产设备类档案工作岗位责任：

参见各单位档案工作负责人，专、兼职档案员的工作职责执行。