华南理工大学外事档案工作规定

一、基本原则

    （一）外事类档案是学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

    （二）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档（原件或复印件、影印件）；国外赠送学校的纪念品、礼品，能长期保存的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（三）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归来后将在外各项活动中形成的材料交有关单位验收后出具证明，财务处方可准予报销结算。

二、立卷归档

（一）归档范围见《华南理工大学外事类档案归档范围及保管期限表》。

（二）归档的重点是重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）国际交流与合作处是学校外事管理，涉外科研、项目合作等文件材料的立卷归口单位，负责将各单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷，在文件形成的次年6月底以前移交至学校档案馆。

（四）国际教育学院负责本学院的文件材料、每年度工作计划、总结、学院各种重要活动中形成的材料，以及来校留学生（包括汉语生、专业本科生、硕士、博士）的录取审批材料、学籍表、成绩单、留学生名册和学位材料等的立卷归档。留学生材料须在留学生离校后的3个月内向学校档案馆移交，其他文件材料须在文件形成的次年6月底以前移交至学校档案馆。

（五）在移交档案之前，务必保证各项材料齐全完整,要将文件材料拆钉缝线，并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

（六）立卷归档的其它要求按《华南理工大学档案立卷归档规定》执行。

（七）类目

一级        二级

WS        11     综合

                           12     出国（境）

                                    国际合作与会议材料入WS14

                           13     来校

                                    外国留学生工作材料入WS15 

                                   国际合作与会议材料入WS14

  14     国际合作与会议

  15    外国留学生工作

三、保管利用

外事档案的保管利用按《档案管理制度》和《档案利用制度》执行。

四、外事档案工作岗位职责

参见各单位档案工作负责人，专、兼职档案员岗位职责。