华南理工大学

产品生产与科技开发档案工作规定

一、基本原则

   （一）产品生产类档案是指我校产品生产与科技开发过程中形成的具有长远参考价值和凭证作用的文字材料及图表或其他载体材料。

   （二）归档的产品生产类文件材料，必须反映产品生产与科技开发过程中各环节的全过程，以及产品的生产管理、经营销售管理过程，保证文件材料的完整、准确和系统。

   （三）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致，并具有成套性。

二、归档范围

     归档范围见《华南理工大学产品类档案归档范围及保管期限表》

三、立卷归档

（一）类目

CP11—综合

CP12—产品项目

其中    CP12—12销售管理

        CP12—13 产品计划准备阶段材料

        CP12—14产品设计阶段材料

        CP12—15产品试制与鉴定阶段材料

        CP12—16产品生产阶段材料

（一）移交、归档

1．新产品在投产后3个月内将有关文件材料立卷，连同产品样本模型或照片交学校档案馆。其余综合性管理文件资料的立卷归档要求按《华南理工大学档案立卷归档规定》执行。

2．在移交档案之前，务必保证各项材料齐全完整,要将文件材料拆钉缝线，并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

四、保管利用

（一）保管与保密

1．保管按本汇编《档案保管制度》和《档案保密制度》执行，以确保产品生产类档案专利的安全，维护科技人员的合法权益。

2．已归档的产品技术文件材料需要更改时，必须填写更改通知单，经产品设计（研制）组负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件材料。

3．对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

4．更改一般是谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改，按协议合同办理。更改必须履行审批手续，未经批准，任何人不得随意更改已归档的产品生产类档案。

5．对归档后补充的产品生产类档案材料应及时整理编目，归入同类有关案卷内，材料多时应单独组卷。

（二）利用

按《档案利用制度》执行。

校档案馆要定期编制产品生产类档案目录及摘要为本校提供咨询、报道、借阅等服务。

五．岗位职责