华南理工大学出版档案工作规定

一、基本原则

（一）我校在编辑出版图书、报纸、刊物、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料均属出版档案。

（二）出版类档案除出版物本身外，还需包括综合管理、出版物的编审、出版活动等方面的内容。

二、分类与立卷

（一）归档范围见《华南理工大学出版类档案归档范围及保管期限表》

（二）分类

  类目

一级    二级

CB    11  综合

                     12  报纸

                     13  刊物

                     14  图书

                     15  音像

（三）出版物出版后一周内，由兼职档案员或档案工作有关人员做好立卷工作，卷内文件包括发稿单、初审意见、复审意见、作者情况登记卡、样书、稿酬计算审批单。

（四）学校出版社出版的样书一般一书一卷。

（五）《华南理工大学学报》一般一期立一卷，要分清年度。

（六）校报《华南理工大学报》一年合订一本。

   （七）音像出版物纸质材料和其他声像载体分开立卷，另设专柜保存，与声像两者联系紧密的，要互记参见号。

（八）除出版物外，其他管理性文件材料的立卷按《华南理工大学档案立卷归档规定》执行。 移交档案前，文件材料要拆钉缝线（注意将附件和正文装订在一起），并将条目录入档案管理系统，打印好移交清单，有电子版的要连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

三、归档与保管利用

（一）校报《华南理工大学报》次年6月填写好移交表后交学校档案馆。出版物的出版档案和部门单位出版的刊物（《华南理工大学学报》除外）各自立卷归档保管和提供利用。

   （二）音像出版物由电教中心归档保管和提供利用，年终须把归档目录和提供利用情况报送学校档案馆，并注意定期复制有关声像制品。

（三）保管利用的其他要求见《档案保管制度》和《档案利用制度》。

四、岗位职责

参见各单位档案工作负责人，专、兼职档案员岗位职责。