华南理工大学财会档案工作规定

一、基本原则

（一）财会档案是财务工作管理和会计活动中的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等有参考和凭证作用的材料。

（二）本校财务部门、决算中心和各独立核算单位都必须做好有关档案材料的收集、整理、立卷、归档工作。

   （三）所有档案材料必须如实反映各项经济活动。

二、立卷归档

（一）归档范围

详见《华南理工大学财会类档案归档范围及保管期限表》

（二）各有关单位的兼职档案员检查督促档案有关人员做好材料的收集、整理、立卷。

（三）各种记账凭证每卷厚度不超过2cm.。

（四）不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

（五）当年的材料于次年1月开始立卷。对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，至结清债权债务时补充完整。

（六）除账簿、凭证、报表、工资册外的管理性文件的立卷归档要求按《华南理工大学立卷归档规定》执行。

（七）类目

类目

一级    二级

CK    11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册（奖金、助学金入此）

16 各类资金划拨表

三、移交、保管和利用

（一）立卷后的会计报表、账簿、文件类应在形成年度的次年6月底前归档，会计凭证、工资清册可在本部门保管和提供利用2年，同时务必要保证档案的齐全、完整，不得有任何程度的损坏和缺失，2年后移交至档案馆。

（二）移交档案材料前，要仔细阅读《华南理工大学档案立卷归档规定》文件材料要拆钉缝线（注意将附件和正文装订在一起），并将条目录入档案管理系统，并打印好移交清单，有电子版的要连同电子版一并移交。各种档案材料须交原件，若无原件，复制件也要归档。

（三）凡查阅会计凭证须持本单位负责人签名的批条方可查阅。

（四）超过原定保管期限但因某种原因仍未能结账的所有材料不得销毁。

（五）财会档案归档后，应保持原装，如确需要拆封重新整理的，应经本单位负责人同意并与经办人员共同拆封整理，并在备考表注明。

四、财会档案工作岗位职责

参见各单位档案工作负责人，专、兼职档案员岗位职责。