华南理工大学教学档案工作规定

一、基本原则

（一）在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

（二）教学档案是衡量院校教学水平和教学质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。

（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）教学档案工作是教学管理的重要组成部分，必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档验收证明同步。

（五）教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理、收集本部门的教学文件材料（包括原稿、附件和批复），分类整理。

（六）各院系分管学生档案的教务员应定期整理各专业、各层次学生的学籍表、成绩单，及时将各类学生的学籍异动、学位变化以及奖惩记录登记在学籍表上。

二、归档范围的确定

（一）归档的教学文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映教学管理、教学实践活动的全过程；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的具体范围见《华南理工大学教学类档案归档范围和保管期限表》。

三、立卷方法与归档流程

（一）形成与积累

1．新学年开始后，各院（所）的教学秘书（或兼职档案员，应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。

2．教务处、研究生院、继续教育学院应向各院（所）发放各种统一的教学文件材料表格、学籍表等，以达到归档材料规范化。要求学生统一使用纯黑色的水性笔填写学籍表。不允许使用圆珠笔、纯蓝水笔、红色水笔、铅笔等填写。

3．归档的教学文件材料、学籍表、成绩单必须字迹工整，格式统一，签字手续完备、盖章清晰。

（二）分类与组卷

1．依据《中国高等教育档案分类法》的分类标引，教学档案按年度和问题进行分类,各部门单位的教学档案按二级类目分别组卷，具体方法见《华南理工大学档案材料立卷归档规定》。

类目代号如下：

一级  二级

JX    11  综合管理（含优秀教学质量评奖材料）

12  学科与实验室建设

13  招生—各层次招生方案、计划、简章、录取名册、新生花名册

14  学籍管理

15  课堂教学与教学实践

16  学位工作—硕、博研究生学位授予材料、成教学士学位授予材料

17  毕业生工作—毕业名册、毕业分配名册

18  教材—我校教师在教学实践中撰写出版的教科书

2．录入档案管理系统

将整理、立卷的文件材料打印页码，录入科怡档案管理系统。

学籍材料由学籍表和成绩单组成，分别按班级组卷，打印页码，录入科怡档案管理系统。

（三）移交归档、验收

1．由归档人员填写归档移交清单。一式两份，归档单位一份，接收单位一份。

2．移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，例如：文件类凡有缺少原件、附件或申报材料，要求及时补交，同时要求文件材料排列、书写符合要求，标题确切。学籍表填写要规范，（使用黑色钢笔或水笔填写；社会关系一栏要填写准确；备注栏要求教务员务必填写学生在校期间的学籍变动情况、奖惩情况。打印的成绩单要清晰，缺少照片的学籍表务必要求在校生毕业离校前补交。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

3．教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年12月底前归档。学籍、成绩类档案在学生毕业的当年12月之前归档。

4．各单位在交纸质档案的同时,凡有电子版档案要求一并归档.。

四、保管利用

（一）   校档案馆负责对教学档案的接收、分类、整理、归档以及提供利用等。

（二）   教学档案的补充和修改。

1.       各学院、教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向校档案馆补充归档.。

2.       凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

（三）   教学档案的查阅按《档案利用制度》办理。

五、教学档案工作岗位责任

参见各单位档案工作负责人，专、兼职档案工作人员的岗位职责。